批注是為文檔某些內容添加的注釋信息，包括文字批注或者聲音批注。這里首先介紹一下文字批注的使用方法。

　　一、插入文字批注

　　可按以下步驟進行：

　　1.將光標定位到要插入批注的位置，也可以選定要進行批注的那部分內容(文本或圖形等)。

　　2.執行“插入”→“批注”，一對方括號將包圍選定內容，頁面右側顯示一個“批注”框，兩者以同色粗實線連接，同時將自動顯示“審閱”工具欄。

　　注意：如果沒有選中對象，只是將插入點定位到某一位置，Word將自動識別插入點兩側的內容，以文本為例，是詞組則自動以詞為批注對象，非詞組則自動以右側單字為批注對象，連續的字母或數字被視為一個整體批注對象。

　　3.在批注框中輸入文字，并且可以對批注文字進行格式化。

　　4.當某處的批注輸入完成以后，單擊文檔的任意位置，批注標記顏色變淺，批注框的指示線變為虛線，邊框變為較細的實線。

　　注意：添加批注后，將“I”形光標移至正文中的某一批注對象上，將顯示批注者姓名、批注日期和時間，在批注框前部，顯示的是批注者的縮寫。如果在下面的批注中需要使用另一個批注者姓名和縮寫，可執行“工具”→“選項”→“用戶信息”選項卡，在“姓名”框和“縮寫”框中分別輸入新的名稱，最后“確定”。在默認設置中，不同審閱者所作的批注將呈現不同的顏色。

　　二、查看與編輯文字批注

　　插入批注以后，可以使用“審閱”工具欄中的按鈕對其進行操作：

　　打開“顯示”下拉菜單，選中“批注”，就能看到文檔中的所有批注。反之，可以暫時關閉文檔中的批注。

　　打開“顯示”→“審閱者”，在子菜單中清除其他審閱者的姓名，保留要查看的審閱者姓名，則文檔只顯示該審閱者所寫的批注。

　　修改批注很簡單，用鼠標在批注框內單擊，即可在插入點位置修改批注內容了。

　　要刪除某處批注，只要用鼠標右鍵單擊此批注框，選擇快捷菜單中的“刪除批注”命令即可將其刪除。

　　如果要刪除文檔中的所有批注，可單擊“拒絕所有批注”按鈕右側的下拉按鈕，在菜單中選擇“刪除文檔中的所有批注”即可。

　　使用“審閱”工具欄還能完成關于批注的其他操作，如隱藏批注框(氣球)、顯示“審閱窗格”、一次性刪除某一個審閱者的所有批注等等。單擊“顯示”菜單中的“選項”，在“修訂”對話框可以進行批注格式與顯示等方面的設定。

　　此外，在Tablet PC上，還可以使用墨跡，直接在屏幕上或用鼠標書寫批注。