平時，當我們需要編排出漂亮的報告、論文、信函、小冊子等文檔的時候，首先會想到Word，而一旦涉及到數據計算、匯總統計等問題時，專業電子表格軟件Excel則成了首選。其實，Word可不是那種四肢發達、頭腦簡單的排版“花瓶”，數據運算同樣難不倒它。當你既想獲得漂亮的版面設計，又需要實現一些數據運算的時候，不妨用“美貌與智慧并重”的Word來試試。 

　　友情提示

　　如果數據量非常大，并且運算復雜，則最好還是使用Excel，畢竟Word不是專業的數據管理軟件，它的本職工作還是排版。

　　實例1：給Word表格添加計算功能

　　怎樣排出漂亮的表格不是今天的重點，下面的主要目標是解決Word中的數據運算問題，我們以簡單的學生成績統計表的制作為例加以介紹，其實朋友們可以舉一反三，將下面的方法應用到其他多個領域中，如收支預算、簡單投資理財、購物統計、數據匯總等。

　　第一步：如圖1所示，首先在Word中制作出學生成績統計表，填寫好固定的內容及成績數據，那些需要計算才能得出數據的單元格暫且空著。

圖1 統計表

第二步：首先在張三同學的總分欄中點擊一下鼠標，然后執行“表格→公式”菜單命令，打開如圖2所示的公式對話框，里面已默認輸入了公式 “＝SUM（LEFT）”。熟悉Excel的朋友差不多能明白，這個公式的意思是將該行表格左側（LEFT）的所有數據相加的意思。直接單擊“確定”返回，即可自動得到張三同學的成績總分了。

圖2 公式編輯

　　第三步：同樣，在李四同學的總分欄執行“表格→公式”菜單命令，這次的公式對話框中默認公式為“＝SUM（ABOVE）”，它的意思是計算當前單元格上方（ABOVE）的所有數據，顯然，這里我們依然要計算的是左側的數據，所以將ABOVE改成LEFT，確定后返回，即可得到李四同學的各科總分。以此類推，計算出其他同學的總分。

　　第四步：接下來計算各科平均分。將光標置于張三同學的均分單元格中，依然是執行“表格→公式”菜單命令。在公式對話框中，刪掉默認輸入的SUM公式（保留前面的“＝”號），然后單擊“粘貼函數”下拉按鈕，選擇“AVERAGE”，這就是計算平均數的函數了。在自動顯示的AVERAGE函數后面的括號中手工輸入“B2：D2”（此時完整的公式應為：“＝AVERAGE（B2：D2）”），確定后即可得到張三的各科平均分了。

Word表格中的單元格命名規律

　　上面的公式“＝AVERAGE（B2：D2）”，有的朋友可能不太明白其中的“B2：D2”參數是怎么得出來的，其實它的意思就是：從表格第2行第2列到第2行第4列之間的所有單元格。與Excel類似，Word表格中，列號以英文字母表示，行號以數字來表示，單元格的名稱則由列、行序號組合而成，如圖3所示。

圖3 單元格規則

小知識

　　在我們點擊“粘貼函數”下拉按鈕時，可以發現Word支持的數學函數有近20個之多，下面給出這些函數的簡介列表，限于篇幅就不詳細介紹了，有興趣的朋友可以自己翻看Word的幫助文件，研究一下各函數的使用方法。

　　實例2：快速復制公式

　　Word公式其實就是Word“域”，它是不能用普通的復制粘貼的方法來復制的，所以在上面的例子中，我們需要一個一個地輸入公式來計算，非常麻煩。下面我們就來解決這一問題。

　　第一步：我們還是以上面的表格為例，在E2單元格（即張三的總分欄）中，通過公式對話框插入公式“＝SUM（LEFT）”，此時該單元格中自動顯示的是張三的總分數。

　　第二步：右擊E2單元格，選擇“切換域代碼”命令（快捷鍵為Shift+F9），則張三的總分數轉變成了域代碼，顯示出我們實際輸入的公式函數，其中外層的大括號是Word自動加上的，表示該內容為域代碼。

　　第三步：全選域代碼，再點擊右鍵，此時就可以選擇“復制”命令了（或者按CTRL+C鍵）。在總分欄的其他單元格中，依次右擊并選擇“粘貼”命令（或者按CTRL＋V鍵），即可快速將公式粘貼到其他單元格中。右擊E2單元格，選擇“切換域代碼”，關閉域的顯示。

　　第四步：此時大家會發現一個奇怪的現象：所有人的總分都與張三相同！不用擔心，分別右擊其他人的總分，再選擇“更新域”命令就可以了（快捷鍵為F9）。

　　在復制平均值公式時需要注意，粘貼到新單元格中的域，需要按Shift+F9鍵切換到編輯域代碼狀態，再將參數“B2：D2”相應變成“B3：D3”、“B4：D4”等，才能得到正確的結果。其中的原因，大家很容易就能想明白。