學校準備統(tǒng)計某些學生的一些基本信息，為了實現(xiàn)快速錄入和避免以往統(tǒng)計中格式上的混亂，在Excel 2007工作表中學生所在的科室以及所在班級都準備使用下拉列表的形式輸入。學校共分四個科室，每個科室都有十多個班級。如果把這些信息都放在一個列表中，那么現(xiàn)在起來肯定很麻煩。所以，計劃科室、班級各使用一個列表，而科室輸入以后，它所對應的列表中只有該科室的班級，而不是全校所有的班級。

　　經(jīng)過試驗，我使用定義序列使這個問題很快得到了解決，數(shù)據(jù)的輸入工作也因此輕松很多。

　　一、建立基礎數(shù)據(jù)表

　　首先我們選中一個工作表，雙擊其工作表標簽，將其改名為“基礎數(shù)據(jù)”。然后將四個科室的班級名稱依次分別輸入在A列至D列的單元格中，每一科室單獨一列。科室的名稱可放在該列的最上面一行。在E1單元格輸入“科室”，并在其下方單元格中分別錄入各科室名稱。如圖1所示。

　　圖1

　　選中A列單元格區(qū)域，然后點擊功能區(qū)“公式”選項卡“定義的名稱”功能組“定義名稱”按鈕右側(cè)的小三角形，在彈出菜單中選擇“定義名稱”命令，打開“新建名稱”對話框，如圖2所示。確認在對話框“名稱”輸入欄為“微機科”后按確定按鈕關閉對話框。這樣就可以把A列單元格區(qū)域定義為“微機科”了。

　　圖2

　　用同樣的方法選定B、C、D各列，分別以各科室名定義相應的單元格區(qū)域。

　　選定科室所在的E列，將該列區(qū)域定義為“科室”。

　　二、使用序列實現(xiàn)快速準確錄入

　　現(xiàn)在回到目標工作表，以圖3所示表格為例。選中B2:B6單元格區(qū)域，點擊功能區(qū)“數(shù)據(jù)”選項卡“數(shù)據(jù)工具”功能組“數(shù)據(jù)有效性”按鈕右下角小三角形，在彈出菜單中選擇“數(shù)據(jù)有效性”命令，打開“數(shù)據(jù)有效性”對話框。

　　圖3

　　單擊對話框中“設置”選項卡，在“允許”下拉列表中選擇“序列”，并在“來源”下的輸入框中輸入“=INDIRECT($B$1)”，如圖4所示。

　　圖4

　　選中C2:C6單元格區(qū)域，仍然打開“數(shù)據(jù)有效性”對話框。所有設置與圖4所示相同，這是要把“來源”中的公式修改為“=INDIRECT($B2)”。要注意公式中引用方式的不同。

　　經(jīng)過此番設置后，當我們把鼠標定位于B2:B6區(qū)域中某單元格時，會在該單元格右側(cè)出現(xiàn)下拉按鈕，我們可在此下拉列表中選擇輸入科室名稱。而我們單擊C2:C6區(qū)域中某單元格的下拉按鈕時，則會顯示當前科室的班級列表，如圖5所示。

　　圖5

　　用這個方法，可以快速且準確地完成數(shù)據(jù)的錄入，方便有效。

        注：更多精彩教程請關注三聯(lián)辦 公軟件教程欄目，三聯(lián)電腦辦公群:189034526歡迎你的加入