使用“比較并合并文檔”功能合并Word

2024-08-22 13:37:19

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供稿：網(wǎng)友

在使用Word編輯文檔的過程中，經(jīng)常需要將不同版本的兩篇或多篇Word文檔合并起來。例如在公文編撰過程中，經(jīng)常安排專人負(fù)責(zé)審閱工作。審閱文檔時常常不是采用插入批注的方式，而是直接在文檔上進(jìn)行修改，并另存為不同的文件名。完成審閱工作以后，用戶可以使用Word中提供的“比較并合并文檔”功能將修改后的文檔與原文檔合并。快速比較并合并不同版本的Word文檔的方法如下所述。將同一篇Word文檔保存為兩個版本，其中一個版本經(jīng)過審閱和修改：一個原文檔名為“文檔.doc”，另一個是審閱后的文檔名為“文檔1.doc”，具體操作步驟如下。第1步，運行Word 2003，并打開原文檔“文檔.doc”。第2步，依次執(zhí)行“工具→比較并合并文檔”菜單命令，打開“比較并合并文檔”對話框。選中審閱后的文檔“文檔1.doc”，然后單擊“合并”按鈕，如圖1所示。圖1 “比較并合并文檔”對話框這時Word就會在第2個文檔中標(biāo)記出與原始文檔不同的地方，比如刪除和內(nèi)容、改變的格式、插入的內(nèi)容等，并用紅色的批注框顯示出來，框內(nèi)用文字說明兩個文檔的不同，如圖2所示。圖2 Word列出兩個文檔中的不同之處而且在第2個文檔中還會出現(xiàn)“審閱”工具欄，如圖3所示。圖3 “審閱”工具欄第3步，首先要做的是按順序查看文檔中的批注框，然后根據(jù)需要做出決定。例如圖2中的第1個批注框，在上面單擊右鍵，彈出如圖4所示的菜單，如果同意修改，則選擇“接受刪除”，如果不同意，則選擇“拒絕刪除”。圖4 右鍵菜單(1)不同的批注，右鍵菜單中的命令也會有所不同。例如右鍵第3個批注框，彈出的右鍵菜單會如圖5所示。這時則選擇“接受格式更改”或“拒絕格式更改”。圖5 右鍵菜單(2)第4步，如果不使用右鍵菜單，也可以在將插入點定位到某批注框后，單擊“審閱”工具欄中的“接受所選修訂”按鈕或“拒絕所選修訂”按鈕。第5步，接受或拒絕一個批注后，可以單擊“審閱”工具欄中的“前一處修訂或批注”按鈕或“前一處修訂或批注”按鈕查看前一處或后一處批注，繼續(xù)審閱。也可以單擊“審閱”工具欄中的“審閱窗格”按鈕，在文檔窗口底部打開審閱窗格，通過它可以快速查看文檔中的批注，如圖6所示。再次單擊該按鈕，或者雙擊文檔窗口與審閱窗格之間的分界欄，可以將審閱窗格關(guān)閉。圖6 使用審閱窗格第6步，如果要接受所有批注，則可以單擊“接受所選修訂”按鈕右側(cè)的向下小箭頭，然后從彈出菜單中選擇“接受對文檔所做的所有修訂”。如果要拒絕所有批注，則單擊“拒絕所選修訂”按鈕右側(cè)的向下小箭頭，然后從彈出菜單中選擇“拒絕對文檔所做的所有修訂”。第7步，當(dāng)文檔中的不同之處全部審閱完畢，按Ctrl S保存文件即可。經(jīng)過上述操作，即可將一篇文檔的兩個不同版本合并到一起。

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