可以提高財務(wù)工作效率的Word小技巧

2024-08-22 13:36:37

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供稿：網(wǎng)友

Word是財務(wù)工作人員常用的辦公軟件之一，下面的一些和財務(wù)工作相關(guān)的Word技巧應(yīng)該對大家有所幫助。　　

　　一、運(yùn)用"編輯--選擇性粘貼"功能，方便編輯復(fù)制文本資料　　

　　我們有時在有關(guān)軟件界面中復(fù)制有關(guān)選區(qū)后，在Word中采用"粘貼"，往往會將原有的格式復(fù)制過來。如在Excel中復(fù)制幾列幾行文字或數(shù)據(jù)后，在Word中"粘貼"，則會將表格格式復(fù)制過來，而不是純文本形式;在瀏覽網(wǎng)頁時選好區(qū)域復(fù)制后，在Word中采用"粘貼"，則會將網(wǎng)頁形式復(fù)制下來，使你無法進(jìn)行文字編輯。如果你采用"編輯"--"選擇性粘貼"--"無格式文本"，則一切問題可以解決了，復(fù)制過來的是純文本格式，你可對復(fù)制過來的文本自主編輯了。　　

　　二、不切換輸方式,快速輸入數(shù)字中的小數(shù)點(diǎn)　　

　　審計人員在結(jié)束現(xiàn)場審計工作，編制審計報告時，需要輸入大量的審計數(shù)據(jù)，你如果是用安裝office時攜帶的五筆字型或拼音輸入法，會為輸入數(shù)字中的小數(shù)點(diǎn)而在中文與英文輸入法間不斷調(diào)整而煩惱(使用陳橋五筆不會出現(xiàn)這些問題，它會輸入數(shù)據(jù)后接著數(shù)據(jù)時自動將數(shù)據(jù)間的句號修改為小數(shù)點(diǎn))。不過利用Word工具中的"自動更正"可解決此問題，讓你一勞永逸。方法：打開"工具"--"自動更正"--"自動更正"，在"替換""替換為"中分別填上"。。"、"."(小數(shù)點(diǎn))，點(diǎn)擊"確定"，回到Word輸入界面，在輸入數(shù)據(jù)后輸入兩個"。"，再輸入數(shù)據(jù)，看看"."是不是變成了小數(shù)點(diǎn)"."。這一方法會讓你在輸入小數(shù)點(diǎn)是多輸入一個"。"，不過比每次輸入數(shù)據(jù)中需輸入小數(shù)點(diǎn)時需要在輸入方法間調(diào)整要方便多了。按此辦法進(jìn)行后，你在Excel中用同樣的輸入方法，就可以快速輸入數(shù)字中的小數(shù)點(diǎn)。此法可用于文字材料中的序號更正、如將"1、"改"⒈"，年份中"零"的更正、如將"二00"改為"二○○";公文年份中"括號"的更正、如將"(""["改為"〔"。　　

　　三、巧用版本信息，保存所有修改前后文件的原始面目　　

　　我們在編寫審計報告等文字材料時，需要經(jīng)過主審、組長等多次修改，Word中雖然為"修訂"提供了一些功能，卻不能保留每一次修改后的記錄，但為了保證電子文檔修改前后的真實(shí)性，審計人員有時需要在每修改后都保存一個文件并且還說明是什么時間誰修改的，其實(shí)這是一個很麻煩的事情。在Word中"版本"功能，對上述問題迎刃而解，用一個Word文件保存所有修改信息、保留所有修改文件的原貌。建好了一個Word文件后，首先選擇一下"文件"--"版本"--"現(xiàn)在保存"，輸入文檔撰稿人、建檔時間以及其他需要說明的事項(xiàng)，當(dāng)審稿人修改時打開文檔后先打開"文件"--"版本"--"現(xiàn)在保存"，再輸入文檔修改審稿人、修改時間以及其他需要說明的事項(xiàng)，然后進(jìn)行文件處理，最后保存文件，至此一個完整全面反映一個審計報告或其他文檔的修改、審定等全部電子文檔集中在一個電子文檔中，你可打開查看所有修改稿的前后情況。　　

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