在很多企事業單位，工作中都會形成一些比較重要的文件，處于商業機密保護的需要，有時候我們常常需要員工可以讀取和查看這些文件，但不允許復制文件、禁止修改文件以及禁止打印文件。尤其是，很多單位都是通過文件服務器將單位形成的重要文件放到文件服務器上，共享給局域網用戶訪問、使用。因此，如何保護文件服務器共享文件的安全，就成為當前企業網絡管理的重要方面。

為了防止復制共享文件、防止修改共享文件以及禁止打印共享文件，很多用戶都是通過將共享文件轉換成另外一種文件格式（例如，將Word轉換成PDF文件的方式）來實現。但實際上，這種方式依然存在一些漏洞風險，容易被一些懂技術的員工破解。而其實通過文件自身的保護功能同樣也可以防止復制共享文件、禁止修改共享文件以及禁止打印共享文件，尤其是借助于Office自帶的文檔保護功能。

方法一、對PDF文檔進行加密保護、設置PDF文檔訪問口令的方式來防止復制PDF文檔、防止修改PDF文檔以及防止打印PDF文檔。

具體方法：打開PDF文檔，然后選擇“安全”，并點擊里面的“使用口令加密”，如下圖所示：

4.這時會彈出一個警告，問你是否要更改文檔的安全設置，選擇[是]。

5. 在彈出的“口令安全性-設置”對話框中選擇“加密所有文檔內容”，“限制文檔編輯和打印”，設置一個密碼，然后將“允許打印”和“允許更改”設為“無”，不要勾選“啟用復制文本、圖像和其他內容”。

6. 這時又會彈出一個對話框，確認一下密碼。

7. 然后你會看到一個警告，意思是要你保存以后安全設置才能生效，所以切記一定要保存一次！

8. 現在再次打開PDF文件，你就會發現無法打印和復制了～

方法二、通過專門的共享文件防復制軟件、PDF文檔防復制軟件來阻止復制PDF文檔的行為。

考慮到很多單位的共享文件都是存儲在單位的文件服務器上，局域網用戶都是通過訪問共享文件的方式來打開PDF文檔的。因此，也可以通過第三方共享文件管理軟件、共享文件訪問權限設置軟件的方式來阻止復制供文件、禁止修改共享文件以及禁止打印共享文件。例如，有一款“大勢至共享文件夾管理軟件”（下載地址：http://www.grablan.com/gxwjjm.html），只需要在局域網開啟共享文件的電腦安裝之后，就可以控制局域網電腦對共享文件的訪問，可以只讓讀取共享文件而禁止拷貝共享文件、只讓修改共享文件而禁止刪除共享文件、只讓打開共享文件而禁止打印共享文件，同時還可以阻止將共享文件另存為本地或拖拽到本地磁盤，從而極大地保護了共享文件的安全。如下圖所示：