電腦及各類應(yīng)用軟件從誕生的那一刻起，就確定了為人類減輕勞動負(fù)擔(dān)的宗旨，但如果操作軟硬件的人不熟悉其功能，減輕負(fù)擔(dān)的宗旨也就成為空談。例如，使用Word和Excel制作明細(xì)表時需要重復(fù)錄入部門、職稱或?qū)W歷等內(nèi)容。此時，不論是逐一錄入還是復(fù)制粘貼，都是一項即耗時又費力的工作。如何利用軟件的自身功能從繁重的工作中擺脫出來呢？本篇文章將給你滿意的答案。

　　我們在使用Word和Excel制作表格時，可以為表格制作一個下拉列表，在遇到需重復(fù)錄入的內(nèi)容時，只要用鼠標(biāo)單擊所需的選項，即可輕松完成錄入。下面筆者將分別講解Word和Excel下的實現(xiàn)方法。　　

　　一、Word表格實現(xiàn)選擇錄入

　　例如制作一份明細(xì)表，在這個表格中，部門、職稱、學(xué)歷和級別等幾項內(nèi)容是需要重復(fù)輸入的，我們利用Word提供的下拉型窗體域即可輕松實現(xiàn)表格內(nèi)容的選擇錄入（如圖1）。具體設(shè)置步驟如下：

　　（1）首先在Word中根據(jù)需要設(shè)計好表格，將固定不變的內(nèi)容輸入到表格中。

　　（2）將鼠標(biāo)移到指定位置（例如“職稱”下面的單元格），單擊“視圖→工具欄→窗體”命令，彈出“窗體”工具欄，單擊“下拉型窗體域”按鈕。

　　小提示：單元格中插入窗體域后，會顯示出灰色底紋，在按下“窗體域底紋”按鈕時會顯示陰影。該窗體域底紋只在屏幕上顯示，用于提醒用戶該域的具體位置，這些效果并不岜淮蠐〕隼礎(chǔ)?

　　（3）雙擊單元格中的窗體域底紋，彈出“下拉型窗體域選項”對話框。在“下拉項”文本框內(nèi)輸入需要添加的第一個列表項，并單擊“添加”按鈕進行添加。依法輸入其余列表項，待所有列表項添加完畢后，可以通過“↑、↓”方向按鈕改變列表項的排列順序。

　　（4）勾選“啟用下拉列表”復(fù)選框（如圖2），單擊“確定”按鈕，完成一個單元格的下拉型窗體域的設(shè)置。

　

　　小技巧：可將其余使用同樣窗體域的單元格全部選中，然后通過復(fù)制、粘貼的方法一次性插入。

　　（5）在所有下拉型窗體域完成插入之后，單擊“窗體”工具欄上的鎖狀“保護窗體”按鈕（這樣除了含有窗體域的單元格外，表格的其它地方都無法進行修改），在需要錄入同一內(nèi)容的任一窗體域單元格上單擊鼠標(biāo)，單擊其右側(cè)出現(xiàn)的下拉三角圖標(biāo)，從彈出下拉列表中選擇需要錄入的內(nèi)容。全部選擇好后，再次單擊“保護窗體”按鈕解除鎖定。

　　二、Excel表格實現(xiàn)選擇錄入

　　在Excel表格中使用選擇錄入的好處是，可以對數(shù)據(jù)精確篩選，避免因錄入錯誤造成數(shù)據(jù)統(tǒng)計不準(zhǔn)確的現(xiàn)象發(fā)生。具體設(shè)置步驟如下：

　　（1）首先在Excel中設(shè)計好所需要的表格，在任意一列中輸入要在下拉列表中所顯示的內(nèi)容，然后選定要使用選擇性輸入的區(qū)域。

　　（2）單擊“數(shù)據(jù)→有效性”命令，在彈出的窗口中單擊“設(shè)置”選項卡。在“允許”下拉列表中選擇“序列”；在“來源”框中輸入序列來源的單元格絕對地址，或者單擊其右側(cè)的隱藏窗體按鈕，用鼠標(biāo)選定要使用下拉列表中所顯示的內(nèi)容的單元格區(qū)域，再次單擊隱藏窗體按鈕回到“設(shè)置”選項卡。最后單擊“確定”按鈕返回（如圖3）。

　　（3）用鼠標(biāo)單擊區(qū)域中的任一單元格，會在單元格旁邊出現(xiàn)一個下拉箭頭，單擊箭頭，會顯示出所有的設(shè)置序列，從中單擊所需的項目即可完成錄入。

　　小技巧：對于其它使用下拉列表的單元格，可以采用拖動柄復(fù)制的方法來實現(xiàn)。

　　現(xiàn)在，有了Word和Excel中實現(xiàn)選擇錄入的方法，工作是不是輕松多了？