你變我也變—Word中更新數據兩法

2019-11-05 20:52:16

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供稿：網友

　　在辦公操作中，常常遇到這種情況，文檔已經輸入完成時，某一個數值發生了變化，要將文檔中所有相同的數值也要進行改變。這時，我們雖然可以執行“編輯/替換”命令，將數值進行更新。但這種方法效率較低，且屬于事后補救。那么有沒有什么方法，可以讓Word文檔中某一數值發生變化后，其它相同數值自動進行改變呢？在日常辦公操作中，筆者總結出如下兩種方法。

　　一、定義書簽法

　　將相關的數值及文字（如“利潤比上年同期增長70%”等）輸入到Word文檔中，然后選中這一特定字符串，執行“插入/書簽”命令，打開“書簽”對話框（如圖1），輸入一個便于理解的名稱（如“替換百分比”），然后按下“添加”鍵，這個對話框就自動關閉了。

圖1

　　以后需要輸入該詞條時，執行“插入/引用/交叉引用”命令，打開“交叉引用”對話框，按“引用類型”右側的下拉按鈕，選擇“書簽”選項，然后在下方列表中選擇需要的書簽名稱，并確定“引用內容”為“書簽文字”，最后單擊“插入”按鈕即可（如圖2）。

圖2

　　執行完這些操作后，如果要對相關數值進行修改，如改為“利潤比上年同期增長70%”我們只需在原始數據（也就是定義成書簽的那個數據）上修改，然后按“Ctrl+A”組合鍵選中全文，再按一下F9功能鍵，后面相同的數值也會做出應的更改，更加方便、準確、高效。

　　二、選擇性粘貼法

　　將需要的特定字符（如“利潤比上年同期增長70%”等）輸入到Word文檔中，然后選中這一特定字符，執行“復制”操作。再將光標定在需要再次輸入此詞條的位置上，執行“編輯/選擇性粘貼”命令，打開“選擇性粘貼”對話框，選中其中的“粘貼為鏈接”選項（其它選項不需要更改），確定返回就行了。重復執行此操作，直到將所有的相關數值及文字輸入完成（如圖2）。