筆者由于工作需要經常用到Word的郵件合并功能，這樣可以批量地將Excel工作表中的信息迅速排版打印，但在實際使用中卻經常出現雖然Excel工作表中保留的是兩位小數，但通過郵件合并后卻發現數字竟然顯示為保留了多達十幾位小數(如下圖1)。經過一番研究，筆者得出四種方法解決這個問題。

　　最簡捷的方法

　　打開儲存工資信息的Excel工作表，在工作表的第2行中插入一個空白行，然后在單元格內輸入字母“A”，大小寫隨意，最后再執行郵件合并操作，這樣Word就會以操作字符串的形式來對待此工作表內信息，郵件合并后的工資條內就不會出現小數位過長的現象了。

　　小提示：經過嘗試，在Excel 2007工作表中將儲存數字的單元格格式設置為“文本”格式同樣可以解決小數位過長的問題，而Excel 2003及以前版本則必須使用上述方法才能避免小數位過長。

　　如果你使用的是Excel 2003，則在郵件合并之前打開你要進行郵件合并的Excel文件，然后執行“工具→選項”命令，切換到“重新計算”標簽，勾選“以顯示精度為準”選項，然后點擊“確定”按鈕并保存表格，最后再進行郵件合并就不會出現問題了。

　　最強大的方法

　　上面的方法雖然簡單實用，但功能不夠強大，難以自定義顯示的數據格式，比如現在需要將稅款一項更改為會計用貨幣格式如“￥1，004.40”，這時應該如何設置呢?

　　第一步：同時按下Alt+F9，用鼠標右擊灰色部分，執行“編輯域”命令，在“域”對話框中選擇“域名”→的“NumWords”→“數字格式”→“￥#，##0.00;(￥#，##0.00)”。

　　第二步：單擊“域”對話框左下角的“域代碼”按鈕，復制“域代碼”窗口中 “NUMWORDS /# "￥#，##0.00;(￥#，##0.00)"”，鼠標定位到Word界面中的“域”代碼編輯區內第二個小寫分號之后將其粘貼，然后按Alt+F9鍵返回數據結果界面，再次按下F9鍵更新數據即可。

　　小提示：在粘貼代碼時，一定要注意確保Word界面中的“域”代碼編輯區內第二個小寫分號之后沒有任何字符，甚至連空格也不可有。

　　最舍得的方法

　　筆者還負責為單位職工發放工資，每當員工支取工資時，筆者一般都會將工資條中不足1元部分舍去，大多數情況下并不進行四舍五入，以免賬面出現虧損，所以筆者便發現了此“最舍得的方法”。

　　①在Word中同時按下“Ctrl+F”快捷鍵打開“查找和替換”對話框，點擊“替換”標簽。

　　②在“查找內容”后的輸入框中輸入“.([1234567890]{1，})”(不含雙引號)，將“替換為”后的輸入框留空(圖2)。

　　③點擊“更多”按鈕打開高級選項，確保勾選“使用通配符”選項，最后點擊“全部替換”按鈕即可將所有工資條中不足1元的零錢部分舍去。

　　小提示：其中“()”用于分組，“[1234567890]”表示出現方括號中的任一字符，“{1，}”表示只要出現1個前一字符即符合條件。

　　轉換格式法

　　通過實踐，筆者發現將Excel表格轉換成Word表格后，再進行郵件合并操作同樣可以避免出現合并后小數位過長的現象。

　　第一步：在Word中執行“工具→選項”命令，在彈出的對話框中切換到“常規”標簽，勾選“打開時確認轉換”選項，最后按下“確定”按鈕(圖3)。

　　第二步：點擊“郵件合并”工具欄中左側第二個“打開數據源”按鈕，在“選取數據源”對話框中選擇要導入的Excel表格文件，在彈出的“確認數據源”對話框中選擇“MS Excel工作簿通過DDE(*.xls)”，在隨后出現的對話框中確定“整張電子表格”，然后再一一執行“插入域”命令就可以確保Word文檔在郵件合并后不出現過長的小數位了。