在筆者上班的單位，每季度都要定期進(jìn)行一次文件歸檔。整理和打印文檔不僅耗費(fèi)時(shí)間，還浪費(fèi)大量的打印費(fèi)用，于是建議Boss批準(zhǔn)使用Smart PRinter將文檔打印成圖片或電子文檔進(jìn)行保存和歸檔。我們發(fā)現(xiàn)辦公效率大大提高，而且節(jié)省了不少辦公經(jīng)費(fèi)，值得推薦。

　　一、軟件安裝后會(huì)在XP/Win7系統(tǒng)中生成一個(gè)名為“Smart Printer”的虛擬打印機(jī)。我們首先來打開一個(gè)Word文檔;按“Ctrl+P”組合鍵調(diào)出打印界面;在“打印機(jī)名稱”中確定新增的這臺(tái)虛擬打印機(jī)已被選中，至于“頁面范圍”等設(shè)置與平常無異，設(shè)置好后點(diǎn)擊“屬性”進(jìn)入下一步。

　　打印機(jī)設(shè)定

　　二、如果你有大量的Word文檔需要轉(zhuǎn)化，建議先設(shè)置一個(gè)固定的存檔文件夾，這樣就不需要每次打印時(shí)再去手動(dòng)選擇一遍保存路徑了，設(shè)置方法為：進(jìn)入“保存選項(xiàng)”頁面，勾尋自動(dòng)保存”;為其選一個(gè)保存目錄，在批量轉(zhuǎn)化文檔時(shí)記得將“保存結(jié)束后自動(dòng)打開”前的“√”去掉。

　　Smart Printer文檔屬性

　　三、這臺(tái)Smart Printer虛擬打印機(jī)支持將Word文檔打印成PDF、BMP、JPEG等多種格式。想要選擇輸出格式的話，可以進(jìn)入“圖像質(zhì)量”選項(xiàng)卡，在“文件格式”下拉菜單中選擇想轉(zhuǎn)換的格式;以圖片為例，接著設(shè)置好顏色位數(shù)、JPEG品質(zhì)等參數(shù)，點(diǎn)擊“確定”切換回打印頁面即可打櫻