平常我們在使用Word進行文檔編輯時，總要重復(fù)輸入一些內(nèi)容，如自己的姓名、地址、電子郵件和電話，這些枯燥的勞動是不是讓您感到厭倦和乏味呢?其實利用Word中“自動圖文集”的功能可以輕松打造我們的貼心“小秘書”，它可以預(yù)先存入您經(jīng)常用到的詞條，需要的時候您鼠標(biāo)一點，熟悉的內(nèi)容就出現(xiàn)在屏幕上了。

　　編輯提示：自動圖文集是一個很好用的輔助性文檔編輯工具，它既能收藏可能被反復(fù)使用的信息，又能在需要的時候，快速地把收藏起來的信息插入到文檔中來。除了收藏量大的文字、符號之外，自動圖文集還能收藏圖片、聲音及視頻信息等。

　　一 添加和刪除詞條

　　1. 添加詞條和圖片

　　方法一：點擊“插入→自動圖文集→自動圖文集”，彈出如圖1所示的對話框，您可以添加自己個性的詞條，如“電腦知識與技術(shù)”，然后單擊“添加”，最后“確定”即可。

　　方法二：您還可以在文檔中選定一段文字或者一張圖片，然后依次單擊“插入→自動圖文集→新建”或者按下此項操作的快捷鍵“Alt+F3”以彈出“創(chuàng)建自動圖文集”的對話框，對這個詞條進行命名也能創(chuàng)建新的詞條。

　　編輯提示：您在以上兩種方法輸入或選定的詞條名稱的長度　包括空格　不能超過32個字符;而且在方法二中進行自動圖文設(shè)置的前提是您已經(jīng)選定了文字或圖片，否則不會出現(xiàn)“自動圖文集”的對話框。

　　2. 刪除詞條

　　在圖1所示的對話框中，選擇您需要刪除的詞條后，單擊右側(cè)的“刪除”鍵即可。

　　二 使用詞條

　　方法一：您可以依次單擊“插入→自動圖文集”，在其下拉箭頭中選擇您所需要的詞條，如圖2所示。

　　方法二：您也可以在圖一全部的“自動圖文集”中拖動滑塊選擇您需要的詞條，然后單擊“插入”項即可。

　　三 創(chuàng)建快捷按鈕

　　1. 創(chuàng)建自動圖文集的快捷按鈕：依次單擊“工具→自定義→工具欄”，在工具欄中勾選“自動圖文集”項，這樣在工具欄中就出現(xiàn)了“自動圖文集”的圖標(biāo)，使用時只需單擊它就可以打開圖1所示的對話框。

　　2. 創(chuàng)建所有詞條的快捷按鈕：在設(shè)置了“自動圖文集”的快捷鍵后，單擊“添加或刪除按鈕”的下拉箭頭，選擇“自動圖文集”后勾選“所有詞條”項，工具欄中即可出現(xiàn) “所有詞條的按鈕，這時候您再使用自動圖文集，是不是方便多了。