市場部經常要出各種分析報告，一寫就是洋洋灑灑幾十頁。文字功底深厚的小王寫東西自然不在話下，然而每每困擾他的卻是排版的問題，每次都要花大量的時間修改格式、制作目錄和頁眉頁腳。最頭疼的是上司看完報告后讓他修改，整篇文檔的排版弄不好就要重來一遍。制作目錄也是出力不討好的事，盡管小王知道 Word中有插入目錄的功能，可是嘗試了幾次就棄之不用了，原因是系統總是提示有錯誤。現在只能手工輸入目錄，加班加點數頁碼居然成了家常便飯。為了讓自己有時間下班后享受生活，小王花了半天的時間學習了一下長篇文檔的排版技巧，這才發現，這半天的時間，可以讓他享受無數個閑暇的傍晚和周末。小王把自己的體會重點總結為兩點：

　　1.制作長文檔前，先要規劃好各種設置，尤其是樣式設置

　　2.不同的篇章部分一定要分節，而不是分頁

　　下面就看看他是怎樣用新學的技巧制作一篇幾十頁的長文檔的。

　　單面打印的簡單報告

　　這份報告要求的格式是：A4紙;要有封面和目錄;單面打印;除封面和目錄外，每頁的頁眉是報告的題目;頁碼一律在頁面底端的右側，封面和目錄沒有頁碼，目錄之后為第1頁。

　　回到頂端

　　設置紙張和文檔網格

　　寫文章前，不要上來就急于動筆，先要找好合適大小的“紙”，這個“紙”就是Word中的頁面設置。

　　從菜單中選擇【文件】|【頁面設置】命令，顯示“頁面設置”對話框，選擇【紙張】選項卡，如圖1所示。

　　通常紙張大小都用A4紙，所以可采用默認設置。有時也會用B5紙，只需從“紙張大小”中選擇相應類型的紙即可。

　　很多人習慣先錄入內容，最后再設紙張大小。由于默認是A4紙，如果改用B5紙，就有可能使整篇文檔的排版不能很好地滿足要求。所以，先進行頁面設置，可以直觀地在錄入時看到頁面中的內容和排版是否適宜，避免事后的修改。

　　考慮到閱讀報告的領導年齡都比較大，對于密密麻麻的文字閱讀起來比較費力，還可以調整一下文字。通常，很多人都采用增大字號的辦法。其實，可以在頁面設置中調整字與字、行與行之間的間距，即使不增大字號，也能使內容看起來更清晰。

　　在“頁面設置”對話框中選擇“文檔網格”選項卡，如圖2所示。

　　選中“指定行和字符網格”，在“字符”設置中，默認為“每行39”個字符，可以適當減小，例如改為“每行37”個字符。同樣，在“行”設置中，默認為“每頁44”行，可以適當減小，例如改為“每頁42”行。這樣，文字的排列就均勻清晰了。

　　設置樣式

　　現在，還是不用急于錄入文字，需要指定一下文字的樣式。通常，很多人都是在錄入文字后，用“字體”、“字號”等命令設置文字的格式，用“兩端對齊”、“居中”等命令設置段落的對齊，但這樣的操作要重復很多次，而且一旦設置的不合理，最后還要一一修改。

　　熟悉Word技巧的人對于這樣的格式修改并不擔心，因為他可以用“格式刷”將修改后的格式一一刷到其他需要改變格式的地方。然而，如果有幾十個、上百個這樣的修改，也得刷上幾十次、上百次，豈不是變成白領油漆工了?使用了樣式就不必有這樣的擔心。

　　樣式是什么?簡單地說，樣式就是格式的集合。通常所說的“格式”往往指單一的格式，例如，“字體”格式、“字號”格式等。每次設置格式，都需要選擇某一種格式，如果文字的格式比較復雜，就需要多次進行不同的格式設置。而樣式作為格式的集合，它可以包含幾乎所有的格式，設置時只需選擇一下某個樣式，就能把其中包含的各種格式一次性設置到文字和段落上。

　　樣式在設置時也很簡單，將各種格式設計好后，起一個名字，就可以變成樣式。而通常情況下，我們只需使用Word提供的預設樣式就可以了，如果預設的樣式不能滿足要求，只需略加修改即可。

　　從菜單選擇【格式】|【樣式和格式】命令，在右側的任務窗格中即可設置或應用格式或樣式，如圖3所示。要注意任務窗格底端的“顯示”中的內容，在圖3中， “顯示”為“有效格式”，則其中的內容即有格式，又有樣式。例如，“加粗”為格式，“標題1”為樣式，“標題1+居中”為樣式和格式的混合格式。對于初學者來說，很容易混淆。為了清晰地理解樣式的概念，可在如圖3所示的“顯示”下拉列表中選擇“有效樣式”，則顯示如圖4所示的內容。這時，將只會顯示文檔中正在使用及默認的樣式。

　　“正文”樣式是文檔中的默認樣式，新建的文檔中的文字通常都采用“正文”樣式。很多其他的樣式都是在“正文”樣式的基礎上經過格式改變而設置出來的，因此“正文”樣式是Word中的最基礎的樣式，不要輕易修改它，一旦它被改變，將會影響所有基于“正文”樣式的其他樣式的格式。

　　“標題 1”~“標題9”為標題樣式，它們通常用于各級標題段落，與其他樣式最為不同的是標題樣式具有級別，分別對應級別1~9。這樣，就能夠通過級別得到文檔結構圖、大綱和目錄。在如圖4所示的樣式列表中，只顯示了“標題1”~“標題3”的3個標題樣式，如果標題的級別比較多，可在如圖3所示的“顯示”下拉列表中選擇“所有樣式”，即可選擇“標題4”~“標題9”樣式。

　　現在，規劃一下文章中可能用到的樣式。

　　a.對于文章中的每一部分或章節的大標題，采用“標題1”樣式，章節中的小標題，按層次分別采用“標題2”~“標題4”樣式。

　　b.文章中的說明文字，采用“正文首行縮進2”樣式。

　　c.文章中的圖和圖號說明，采用“注釋標題”樣式。

　　規劃結束之后，即可錄入文字了。

　　首先，錄入文章第一部分的大標題，如圖5所示。注意保持光標的位置在當前標題所在的段落中。從菜單選擇【格式】|【樣式和格式】命令，在任務窗格中單擊“標題1”樣式，即可快速設置好此標題的格式，如圖6所示。

　　用同樣的方法，即可一邊錄入文字，一邊設置該部分文字所用的樣式。注意在如圖3所示的“顯示”下拉列表中選擇“所有樣式”，即可為文字和段落設置“正文首行縮進2”和“注釋標題”樣式。當所需樣式都被選擇過一次之后，可顯示“有效樣式”，這樣不會顯示無用的其他樣式。

　　文章的部分內容錄入和排版之后的效果如圖7所示。為了方便對照，圖中左側列出了對應文章段落所用的樣式。

　　在錄入和排版過程中，可能會經常在鍵盤和鼠標之間切換，這樣會影響速度。對樣式設置快捷鍵，就能避免頻繁使用鼠標，提高錄入和排版速度。

　　將鼠標指針移動到任務窗格中的“標題1”樣式右側，單擊下拉箭頭，如圖8所示，單擊【修改】命令。顯示“修改樣式”對話框，如圖9所示。

　　單擊【格式】按鈕，選擇【快捷鍵】命令，顯示“自定義鍵盤”對話框，如圖10所示。此時在鍵盤上按下希望設置的快捷鍵，例如【Ctrl】+【1】，在“請按新快捷鍵”設置中就會顯示快捷鍵。注意不要在其中輸入快捷鍵，而應該按下快捷鍵。單擊【指定】按鈕，快捷鍵即可生效。

　　用同樣的方法為其他樣式指定快捷鍵。

　　現在，在文檔中錄入文字，然后按下某個樣式的快捷鍵，即可快速設置好格式。

　　文檔中的內容采用系統預設的樣式后，格式可能不能完全符合實際需要。例如，“標題1”樣式的字號太大，而且是左對齊方式，希望采用小一點的字號，并居中對齊。這時可以修改樣式。

　　將鼠標指針移動到任務窗格中的“標題1”樣式右側，單擊下拉箭頭，如圖8所示，單擊【修改】命令。顯示“修改樣式”對話框，如圖9所示。選中“自動更新”選項，單擊【確定】按鈕完成設置。這樣，當應用了“標題1”樣式的文字和段落的格式發生改變時，就會自動更改“標題1”樣式的格式。

　　選中采用了“標題1”樣式的某段文字，例如“一、中國互聯網絡宏觀狀況”，然后利用“格式”工具欄設置字號和居中對齊。注意文章中所有采用“標題1”樣式的文字和段落都會一起隨之改變格式，不用再像以前那樣用格式刷一一改變其他位置的文字的格式。

　　因此，使用樣式帶來的好處之一是大大提高了格式修改的效率。

　　查看和修改文章的層次結構

　　文章比較長，定位會比較麻煩。采用樣式之后，由于“標題1”~“標題9”樣式具有級別，就能方便地進行層次結構的查看和定位。

　　從菜單選擇【視圖】|【文檔結構圖】命令，可在文檔左側顯示文檔的層次結構，如圖11所示。在其中的標題上單擊，即可快速定位到相應位置。再次從菜單選擇【視圖】|【文檔結構圖】命令，即可取消文檔結構圖。

　　如果文章中有大塊區域的內容需要調整位置，以前的做法通常是剪切后再粘貼。當區域移動距離較遠時，同樣不容易找到位置。

　　從菜單選擇【視圖】|【大綱】命令，進入大綱視圖。文檔頂端會顯示“大綱”工具欄，如圖12所示。在“大綱”工具欄中選擇“顯示級別”下拉列表中的某個級別，例如“顯示級別3”，則文檔中會顯示從級別1到級別3的標題，如圖13所示。

　　如果要將“用戶職業”部分的內容移動到“用戶年齡”之后，可將鼠標指針移動到“用戶職業”前的十字標記處，按住鼠標拖動內容至“用戶年齡”下方，即可快速調整該部分區域的位置。這樣不僅將標題移動了位置，也會將其中的文字內容一起移動。

　　從菜單選擇【視圖】|【頁面】命令，即可返回到常用的頁面視圖編輯狀態。

　　對文章的不同部分分節

　　文章的不同部分通常會另起一頁開始，很多人習慣用加入多個空行的方法使新的部分另起一頁，這是一種錯誤的做法，會導致修改時的重復排版，降低工作效率。另一種做法是插入分頁符分頁，如果希望采用不同的頁眉和頁腳，這種做法就無法實現了。

　　正確的做法是插入分節符，將不同的部分分成不同的節，這樣就能分別針對不同的節進行設置。

　　定位到第二部分的標題文字前，從菜單選擇【插入】|【分隔符】命令，顯示“分隔符”對話框，如圖14所示。選擇“分節符”類型中的“下一頁”，并單擊【確定】按鈕，就會在當前光標位置插入一個不可見的分節符，這個分節符不僅將光標位置后面的內容分為新的一節，還會使該節從新的一頁開始，實現既分節，又分頁的功能。

　　用同樣的方法對文章的其他部分分節。

　　對于封面和目錄，同樣可以用分節的方式將它們設在不同的節。在文章的最前面輸入文章的大標題和目錄，如圖15所示，然后分別在“目錄”文字前和“一、中國互聯網絡宏觀狀況”文字前插入分節符。

　　如果要取消分節，只需刪除分節符即可。分節符是不可打印字符，默認情況下在文檔中不顯示。在工具欄單擊“顯示/隱藏編輯標記”按鈕

　　，即可查看隱藏的編輯標記。在如圖16和圖17所示中，分別顯示了不同節末尾的分節符。

　　在段落標記和分節符之間單擊，按【Delete】鍵即可刪除分節符，并使分節符前后的兩節合并為一節。

　　為不同的節添加不同的頁眉

　　利用“頁眉和頁腳”設置可以為文章添加頁眉。通常文章的封面和目錄不需要添加頁眉，只有正文開始時才需要添加頁眉，因為前面已經對文章進行分節，所以很容易實現這個功能。

　　設置頁眉和頁腳時，最好從文章最前面開始，這樣不容易混亂。按【Ctrl】+【Home】快捷鍵快速定位到文檔開始處，從菜單選擇【視圖】|【頁眉和頁腳】命令，進入“頁眉和頁腳”編輯狀態，如圖18所示。

　　注意在頁眉的左上角顯示有“頁眉 – 第1節 –”的提示文字，表明當前是對第1節設置頁眉。由于第1節是封面，不需要設置頁眉，因此可在“頁眉和頁腳”工具欄中單擊“顯示下一項”按鈕

　　，顯示并設置下一節的頁眉。

　　第2節是目錄的頁眉，同樣不需要填寫任何內容，因此繼續單擊“顯示下一項”按鈕。

　　第3節的頁眉如圖19所示，注意頁眉的右上角顯示有“與上一節相同”提示，表示第3節的頁眉與第2節一樣。如果現在在頁眉區域輸入文字，則此文字將會出現在所有節的頁眉中，因此不要急于設置。

　　在“頁眉和頁腳”工具欄中有一個“同前”按鈕

　　，默認情況下它處于按下狀態，單擊此按鈕，取消“同前”設置，這時頁眉右上角的“與上一節相同”提示消失，表明當前節的頁眉與前一節不同。

　　此時再在頁眉中輸入文字，例如可用整篇文檔的大標題“中國互聯網絡發展狀況”作為頁眉。后面的其他節無需再設置頁眉，因為后面節的頁眉默認為“同前”，即與第3節相同。

　　在“頁眉和頁腳”工具欄中單擊【關閉】按鈕，退出頁眉編輯狀態。

　　用打印預覽可以查看各頁頁眉的設置情況，其中封面和目錄沒有頁眉，目錄之后才會在每頁顯示頁眉。

　　在指定位置添加頁碼

　　通常很多人習慣從菜單選擇【插入】|【頁碼】命令插入頁碼，這樣得到的頁碼，將會在封面和目錄處都添加頁碼。而現在希望封面和目錄沒有頁碼，從目錄之后的內容再添加頁碼，并且頁碼要從1開始編號。這同樣要得益于分節的設置。

　　按【Ctrl】+【Home】快捷鍵快速定位到文檔開始處，從菜單選擇【視圖】|【頁眉和頁腳】命令，進入“頁眉和頁腳”編輯狀態，如圖18所示。

　　在“頁眉和頁腳”工具欄中單擊“在頁眉和頁腳間切換”按鈕

　　，顯示頁腳區域，如圖20所示。

　　注意在頁腳的左上角顯示有“頁腳 – 第1節 –”的提示文字，表明當前是對第1節設置頁腳。由于第1節是封面，不需要在頁腳區域添加頁碼，因此可在“頁眉和頁腳”工具欄中單擊“顯示下一項”按鈕，顯示并設置下一節的頁腳。

　　第2節是目錄的頁腳，同樣不需要添加任何內容，因此繼續單擊“顯示下一項”按鈕。

　　第3節的頁腳如圖21所示，注意頁腳的右上角顯示有“與上一節相同”提示，表示第3節的頁腳與第2節一樣。如果現在在頁腳區域插入頁碼，則頁碼將會出現在所有節的頁腳中，因此不要急于插入頁碼。

　　在“頁眉和頁腳”工具欄中有一個“同前”按鈕，默認情況下它處于按下狀態，單擊此按鈕，取消“同前”設置，這時頁腳右上角的“與上一節相同”提示消失，表明當前節的頁腳與前一節不同。

　　這時再插入頁碼，就能讓頁碼只出現在當前節及其后的其他節。

　　從菜單選擇【插入】|【頁碼】命令，顯示“頁碼”對話框，如圖22所示。采用默認設置即可。單擊【格式】按鈕，顯示“頁碼格式”對話框，如圖23所示。默認情況下，“頁碼編排”設置為“續前節”，表示頁碼接續前面節的編號。如果采用此設置，則會自動計算第1節和第2節的頁數，然后在當前的第3節接續前面的頁號，這樣本節就不是從第1頁開始了。因此需要在“頁碼編排”中設置“起始頁碼”為“1”，這樣就與前面節是否有頁碼無關了。

　　第3節之后的其他節無需再設置頁碼，因為頁腳的默認設置為“同前”，而且頁碼格式默認設置均為“續前節”，將會自動為每一節編排頁碼。

　　在“頁眉和頁腳”工具欄中單擊【關閉】按鈕，退出頁腳編輯狀態。

　　用打印預覽可以查看各頁頁腳的設置情況，其中封面和目錄沒有頁碼，目錄之后才會在每頁顯示頁碼，并且目錄之后的頁碼從1開始編號。

　　插入目錄

　　最后可以為文檔添加目錄。要成功添加目錄，應該正確采用帶有級別的樣式，例如“標題1”~“標題9”樣式。盡管也有其他的方法可以添加目錄，但采用帶級別的樣式是最方便的一種。

　　定位到需要插入目錄的位置，從菜單選擇【插入】|【引用】|【索引和目錄】命令，顯示“索引和目錄”對話框，單擊“目錄”選項卡，如圖24所示。

　　在“顯示級別”中，可指定目錄中包含幾個級別，從而決定目錄的細化程度。這些級別是來自“標題1”~“標題9”樣式的，它們分別對應級別1~9。

　　如果要設置更為精美的目錄格式，可在“格式”中選擇其他類型。通常用默認的“來自模板”即可。

　　單擊【確定】按鈕，即可插入目錄。目錄是以“域”的方式插入到文檔中的(會顯示灰色底紋)，因此可以進行更新。

　　當文檔中的內容或頁碼有變化時，可在目錄中的任意位置單擊右鍵，選擇“更新域”命令，顯示“更新目錄”對話框，如圖25所示。如果只是頁碼發生改變，可選擇“只更新頁碼”。如果有標題內容的修改或增減，可選擇“更新整個目錄”。

　　小結

　　至此，整篇文檔排版完畢。在整個排版過程中，可以注意到樣式和分節的重要性。

　　采用樣式，可以實現邊錄入邊快速排版，修改格式時能夠使整篇文檔中多處用到的某個樣式自動更改格式，并且易于進行文檔的層次結構的調整和生成目錄。

　　對文檔的不同部分進行分節，有利于對不同的節設置不同的頁眉和頁腳。

　　有關樣式和分節應用，以及頁眉頁腳的設置，這里介紹的僅僅是最基本的用法。下一篇文章將會看到更為精彩和美妙的應用。