市場部經(jīng)常要出各種分析報(bào)告，一寫就是洋洋灑灑幾十頁。文字功底深厚的小王寫東西自然不在話下，然而每每困擾他的卻是排版的問題，每次都要花大量的時(shí)間修改格式、制作目錄和頁眉頁腳。最頭疼的是上司看完報(bào)告后讓他修改，整篇文檔的排版弄不好就要重來一遍。制作目錄也是出力不討好的事，盡管小王知道Word 中有插入目錄的功能，可是嘗試了幾次就棄之不用了，原因是系統(tǒng)總是提示有錯誤。現(xiàn)在只能手工輸入目錄，加班加點(diǎn)數(shù)頁碼居然成了家常便飯。為了讓自己有時(shí)間下班后享受生活，小王花了半天的時(shí)間學(xué)習(xí)了一下長篇文檔的排版技巧，這才發(fā)現(xiàn)，這半天的時(shí)間，可以讓他享受無數(shù)個(gè)閑暇的傍晚和周末。 小王把自己的體會重點(diǎn)總結(jié)為兩點(diǎn)：

　　制作長文檔前，先要規(guī)劃好各種設(shè)置，尤其是樣式設(shè)置

　　不同的篇章部分一定要分節(jié)，而不是分頁

　　下面就看看他是怎樣用新學(xué)的技巧制作一篇幾十頁的長文檔的。

　　單面打印的簡單報(bào)告

　　這份報(bào)告要求的格式是：A4紙;要有封面和目錄;單面打印;除封面和目錄外，每頁的頁眉是報(bào)告的題目;頁碼一律在頁面底端的右側(cè)，封面和目錄沒有頁碼，目錄之后為第1頁。

　　設(shè)置紙張和文檔網(wǎng)格

　　寫文章前，不要上來就急于動筆，先要找好合適大小的“紙”，這個(gè)“紙”就是Word中的頁面設(shè)置。

　　從菜單中選擇【文件】|【頁面設(shè)置】命令，顯示“頁面設(shè)置”對話框，選擇【紙張】選項(xiàng)卡，如圖1所示。

　　通常紙張大小都用A4紙，所以可采用默認(rèn)設(shè)置。有時(shí)也會用B5紙，只需從“紙張大小”中選擇相應(yīng)類型的紙即可。

　　很多人習(xí)慣先錄入內(nèi)容，最后再設(shè)紙張大小。由于默認(rèn)是A4紙，如果改用B5紙，就有可能使整篇文檔的排版不能很好地滿足要求。所以，先進(jìn)行頁面設(shè)置，可以直觀地在錄入時(shí)看到頁面中的內(nèi)容和排版是否適宜，避免事后的修改。

　　考慮到閱讀報(bào)告的領(lǐng)導(dǎo)年齡都比較大，對于密密麻麻的文字閱讀起來比較費(fèi)力，還可以調(diào)整一下文字。通常，很多人都采用增大字號的辦法。其實(shí)，可以在頁面設(shè)置中調(diào)整字與字、行與行之間的間距，即使不增大字號，也能使內(nèi)容看起來更清晰。

　　在“頁面設(shè)置”對話框中選擇“文檔網(wǎng)格”選項(xiàng)卡，如圖2所示。

　　選中“指定行和字符網(wǎng)格”，在“字符”設(shè)置中，默認(rèn)為“每行39”個(gè)字符，可以適當(dāng)減小，例如改為“每行37”個(gè)字符。同樣，在“行”設(shè)置中，默認(rèn)為“每頁44”行，可以適當(dāng)減小，例如改為“每頁42”行。這樣，文字的排列就均勻清晰了。