寫(xiě)長(zhǎng)文檔的時(shí)候最害怕遇到什么?假設(shè)寫(xiě)了一篇300頁(yè)的文檔，里面的各種插圖也超過(guò)100張了，在寫(xiě)的時(shí)候，插圖已經(jīng)被標(biāo)上了“圖1”、“圖2”之類(lèi)的標(biāo)號(hào)。但BOSS看過(guò)后告訴你，有兩張圖之間還需要插入一張圖。這可好，新插入一張圖后，后面所有圖的標(biāo)號(hào)都要順延1了，如果是在文章末尾插入新圖，那工作量還小一些;但如果是在文章開(kāi)頭處新插入，呵呵，有得忙了。

　　另一種情況，假設(shè)在寫(xiě)一篇技術(shù)文章，里面很多表格。最后如果希望在文章末尾為所有表格創(chuàng)建一個(gè)索引，這樣讀者根據(jù)索引可以用頁(yè)數(shù)定位到相應(yīng)的表格，你會(huì)怎么做?直接手工創(chuàng)建索引嗎?那如果文章后期還要編輯，頁(yè)碼發(fā)生了變動(dòng)，難道再挨個(gè)更新頁(yè)碼?

　　呵呵，Word雖然讓文檔的處理工作簡(jiǎn)化了不少，但如果你對(duì)Word不夠熟，可能依然會(huì)帶來(lái)很多新的，重復(fù)性的，意義不大的工作。我以前就被這些問(wèn)題困擾著，直到現(xiàn)在了解了Word的題注和交叉引用功能，呵呵，茅塞頓開(kāi)。原來(lái)我以前都是在抱著金碗要飯呢。好的方法自然要給大家介紹一下了。這些技巧適合Word XP/2003/2007等幾乎所有較新的版本，只不過(guò)可能在細(xì)節(jié)上有所不同。下文會(huì)以Word 2007為例進(jìn)行介紹。

　　這時(shí)候最笨的方法就是在插入圖片或者表格之后，另起一行，然后設(shè)置和圖片或表格同樣的對(duì)齊方式，然后手工輸入所有信息。試試看這樣做吧：

　　對(duì)于圖片，將圖片插入文檔后，用鼠標(biāo)右鍵單擊圖片，選擇“插入題注”，隨后可以看到下圖所示的界面。

　　首先，在“題注”一欄顯示的是插入后的題注的內(nèi)容。“標(biāo)簽”下拉菜單可以用于選擇題注的類(lèi)型，例如如果插入的是圖片，可以選擇“圖表”，或者根據(jù)插入的內(nèi)容類(lèi)型選擇“表格”，“公式”。如果覺(jué)得Word自帶的幾種標(biāo)簽類(lèi)型不太貼切，單擊“新建標(biāo)簽”按鈕即可新建自己需要內(nèi)容的標(biāo)簽。隨后可以在“位置”下拉菜單選擇題注出現(xiàn)的位置，可選的位置是項(xiàng)目的上方或下方，可以根據(jù)世紀(jì)需要選擇。經(jīng)過(guò)上述簡(jiǎn)單的設(shè)置，單擊“確定”，Word就會(huì)自動(dòng)為我們創(chuàng)建好題注。

　　如果是表格需要插入題注，只需要選中整個(gè)表格，然后用鼠標(biāo)右鍵單擊，會(huì)出現(xiàn)同樣的選項(xiàng)。

　　為什么要這樣做?這樣做比手工輸入還麻煩，有什么必要?其實(shí)就是上文提到的第一個(gè)例子。如果你創(chuàng)作的是短文檔，頁(yè)數(shù)不超過(guò)10頁(yè)，其中沒(méi)有插圖或者只有很少的插圖，確實(shí)沒(méi)必要這樣做。但如果有上百?gòu)埐鍒D，如果日后需要在兩張圖片中增加圖片，那么只要所有圖標(biāo)都使用題注的方式進(jìn)行了標(biāo)識(shí)，那么新插入的圖片以及后面圖片的題注中的圖片編號(hào)都會(huì)被自動(dòng)更新。也就是說(shuō)，如果在“圖10”前面插入了一張圖片，那么原來(lái)的“圖10”就會(huì)自動(dòng)變?yōu)?ldquo;圖11”，后面的圖片一樣會(huì)自動(dòng)更新。

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