一、創(chuàng)建主文檔

　　按常規(guī)方法在Word中創(chuàng)建成績通知單文檔，表格中要填寫具體的學(xué)號、姓名及成績的行空著不填(圖1);做好頁面設(shè)置(如用A4紙)，最后在文檔末尾加上4~5個(gè)空行(空行數(shù)量視需要而定，后面有用)。

　　二、選取數(shù)據(jù)源

　　在Word 2002中，單擊“工具→信函與郵件→郵件合并向?qū)?rdquo;，在彈出的向?qū)е羞x擇“信函”，按“下一步”;選擇“使用當(dāng)前文檔”，按“下一步”;選擇“使用現(xiàn)有列表”，按“下一步”，即可看到“選取數(shù)據(jù)源”對話框。因?yàn)閷W(xué)生成績都已經(jīng)預(yù)先整理匯總到Excel工作表中了(圖2)，所以只要在此對話框中找到這個(gè)Excel數(shù)據(jù)文件并打開它，然后按照提示步驟操作即可。

　　2　　三、插入域

　　回到主文檔中，在表格中要填寫具體的學(xué)號、姓名及成績的位置上插入域。具體步驟是：單擊“郵件合并”工具欄上的“插入域”按鈕，彈出“插入合并域”對話框，所有可用的域都一目了然，然后在表格中一一對應(yīng)地插入這些域即可(圖3)。

　　四、合并到新文檔

　　接著，單擊工具欄上的“合并到新文檔”按鈕，在彈出的對話框中選擇“全部”，再按“確定”，生成一個(gè)新文檔。在這個(gè)文檔中，每個(gè)學(xué)生成績通知單單獨(dú)一頁(A4紙)，最后一個(gè)符號是“分節(jié)符”(圖4)。

　　五、格式調(diào)整

　　為了提高處理速度，減少紙張損耗，筆者把成績通知單設(shè)計(jì)成小條樣式，使得在A4紙上可打印3~4個(gè)學(xué)生的成績通知單。按“Ctrl+H”組合鍵打開“查找和替換”對話框，單擊“查找內(nèi)容”編輯框，然后單擊“特殊字符”按鈕，從中選擇“分節(jié)符”，“替換為”編輯框不填寫，然后單擊“全部替換”，則原文檔中的所有“分節(jié)符”就全部“灰飛煙滅”了。這樣，所有的成績單便連貫起來，一頁可容納3~4張通知單，中間以空行分隔開(現(xiàn)在知道第一步中在文檔末尾加入空行的作用了吧)。

　　提示：這時(shí)要注意觀察是否出現(xiàn)成績單跨頁的情況，如果有就要仔細(xì)調(diào)整。根據(jù)筆者的經(jīng)驗(yàn)，如果新生成的文檔很難調(diào)整的話，干脆放棄這個(gè)文檔，回到第一步的主文檔中，調(diào)整末尾處的空行數(shù)或文檔的行距，然后再重新生成一個(gè)文檔。