我們?cè)谔顚懸恍┣鍐螘r(shí)，如學(xué)生的成績(jī)單、編輯的稿費(fèi)單、柜臺(tái)的銷售清單等，如果加入了提示信息、發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤時(shí)自動(dòng)出現(xiàn)警告信息、填寫數(shù)據(jù)時(shí)的自動(dòng)驗(yàn)證其有效性和特殊數(shù)據(jù)的保護(hù)等功能，這樣一個(gè)人性化、智能化的表格相信一定受到大家的喜愛。但如何能輕松制作出這樣一個(gè)表格呢?其實(shí)真正實(shí)現(xiàn)起來并不難，只要你善于使用Excel中提供的保護(hù)機(jī)制和友善的提示功能。

　　以學(xué)生成績(jī)單為例，建立如圖1所示的工作表，放在校園網(wǎng)中，要求各任課教師自己輸入學(xué)生的各種成績(jī)。考慮到有些人對(duì)電腦操作不太熟練，為了最大限度地減少在輸入過程中可能出現(xiàn)的錯(cuò)誤，有必要對(duì)這個(gè)工作表采取一些保護(hù)措施。

　　加入提示信息

　　圖1中可輸入數(shù)據(jù)的部分，如C5∶H7，需加入一些提示信息，對(duì)操作者加以引導(dǎo)。步驟：選擇準(zhǔn)備加入提示信息的單元格區(qū)域，單擊菜單熓據(jù)→[有效性]→[輸入信息]，在對(duì)話框中填上相應(yīng)的提示信息，然后按熑范à牎Ｒ院螅只要在工作表中選中包含提示信息的單元格或單元格區(qū)域，其提示信息就會(huì)顯示出來(如圖2)，友好地對(duì)操作者進(jìn)行引導(dǎo)。

　　圖1

　　對(duì)單元格加以約束

　　為了盡量減少出錯(cuò)的可能，我們可以設(shè)定單元格能夠接受的數(shù)據(jù)范圍。選擇準(zhǔn)備對(duì)數(shù)據(jù)加以限制的單元格區(qū)域，單擊菜單熓據(jù)→熡行性→熒柚盲牐彈出對(duì)話框(如圖3)，這樣就限制了這部分單元格區(qū)域可接受的數(shù)據(jù)為0~100之間的數(shù)值。萬一無意輸入了超出這個(gè)范圍的數(shù)據(jù)，Excel是不會(huì)買你的賬的，它會(huì)像法官一樣嚴(yán)肅地警告你“輸入值非法”，進(jìn)而拒絕接收這個(gè)錯(cuò)誤的數(shù)據(jù)。其實(shí)這個(gè)提示信息是可以修改的，讓我們把它改得更有人情味吧。

　　圖2

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　　設(shè)置出錯(cuò)警告信息

　　還是選擇同樣的菜單，在對(duì)話框中單擊“出錯(cuò)警告”選項(xiàng)卡，如在標(biāo)題寫上“出錯(cuò)了!”及出錯(cuò)信息寫入“小心點(diǎn)哦!”。這樣，當(dāng)發(fā)生錯(cuò)誤時(shí)，就會(huì)彈出圖4，這個(gè)信息框是不是改變了嚴(yán)肅、冷冰的面孔而更有人情味了?

　　圖3

　　保護(hù)特殊數(shù)據(jù)

　　圖4

　　圖1中除了測(cè)驗(yàn)1~測(cè)驗(yàn)3、作業(yè)平均、段考成績(jī)、期考成績(jī)外，其余的數(shù)據(jù)均不允許教師修改，可采取如下辦法對(duì)它們加以保護(hù)。1、選擇所有要保護(hù)的單元格區(qū)域，然后選擇菜單煾袷餞→[單元格]→[保護(hù)](如圖5)。2、選擇所有允許修改的單元格區(qū)域，重復(fù)選擇前一次的菜單，將“鎖定”的復(fù)選框不選中，即不“鎖定”單位格。3、選擇菜單煿ぞ撙→煴；い→煴；すぷ鞅恧牐彈出圖6，確保帶圈處一定要選中。如果有必要，還可加密碼，然后單擊熑范à牎Ｕ庋，就既把不允許修改的數(shù)據(jù)保護(hù)起來，又不妨礙允許修改部分的數(shù)據(jù)輸入了。

　　圖5

　　圖6

　　于是，你的工作表就既有人情味，又有護(hù)身符了，做到了自由修改與必要的約束(保護(hù))之間的和諧統(tǒng)一。無論別人怎么操作，工作表都不會(huì)被搞得面目全非，你就放心喝茶去吧。