考試結(jié)束，教育部門要求全市學(xué)生的成績(jī)都匯總在如圖1的同一個(gè)Excel工作表中，并要求求出各學(xué)校、各專業(yè)、各學(xué)科的平均分。

　　全市三個(gè)學(xué)校、每個(gè)學(xué)校都有六個(gè)專業(yè)、每個(gè)專業(yè)都有五門課、各專業(yè)人數(shù)不等，總計(jì)有1000余人，工作量巨大。但如果采用Excel數(shù)據(jù)透視表來完成的話，呵呵，就簡(jiǎn)單多了。

　　一、創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視表

　　點(diǎn)擊菜單命令“數(shù)據(jù)→數(shù)據(jù)透視表和數(shù)據(jù)透視圖”，打開“數(shù)據(jù)透視表和數(shù)據(jù)透視圖向?qū)?rdquo;對(duì)話框。

　　第一步，如圖2所示，選擇“Microsoft Excel數(shù)據(jù)列表或數(shù)據(jù)庫(kù)”及下面的“數(shù)據(jù)透視表”單選項(xiàng)。

　　第二步，如圖3所示，在“選定區(qū)域”輸入全部數(shù)據(jù)所在的單元格區(qū)域，或者點(diǎn)擊輸入框右側(cè)的“壓縮對(duì)話”按鈕，在工作表中用鼠標(biāo)選定數(shù)據(jù)區(qū)域。

　　第三步，在對(duì)話框中選定“新建工作表”單選項(xiàng)，以便將創(chuàng)建的數(shù)據(jù)透視表放到一個(gè)新的工作表中，再點(diǎn)擊“完成”按鈕，如圖4所示。

　　這樣，就可以建立一個(gè)空的數(shù)據(jù)透視表，并同時(shí)顯示“數(shù)據(jù)透視表”工具欄和“數(shù)據(jù)透視表字段列表”對(duì)話框，如圖5所示。

　　二、利用數(shù)據(jù)透視表得到需要的結(jié)果

　　根據(jù)要求，我們應(yīng)該得到各學(xué)校、各專業(yè)、各學(xué)科的平均分?jǐn)?shù)。因此，我們應(yīng)該把“學(xué)校”、“專業(yè)”作為行字段，而把各學(xué)科數(shù)據(jù)作為數(shù)據(jù)項(xiàng)。

　　從“數(shù)據(jù)透視表字段列表”中，把“學(xué)校”拖到數(shù)據(jù)透視表左側(cè)“將行字段拖至此處”位置，再將“專業(yè)”字段拖至“學(xué)校”字段的右側(cè)，待鼠標(biāo)變成“I”字形時(shí)松開鼠標(biāo)，如圖6所示。如此就會(huì)得到如圖7所示的效果。這正是我們想要計(jì)算平均分的各個(gè)項(xiàng)目。

　　現(xiàn)在，我們只要從“數(shù)據(jù)透視表字段列表”中依次將學(xué)科字段拖至數(shù)據(jù)透視表中“請(qǐng)將數(shù)據(jù)項(xiàng)拖至此處”位置，可以得到各學(xué)校、各專業(yè)、各學(xué)科的成績(jī)總和。如圖8所示。

　　現(xiàn)在我們將各個(gè)求和項(xiàng)改為求平均值就可以了。選中透視表中第一個(gè)“求和項(xiàng)：語文”，如圖中C4單元格，然后點(diǎn)擊“數(shù)據(jù)透視表工具欄”中“字段設(shè)置”按鈕，打開“數(shù)據(jù)透視表字段”對(duì)話框。在此對(duì)話框“匯總方式”列表中選擇“平均值”。如圖9所示。確定后，所有各學(xué)校、各專業(yè)的語文科就由求和改成求平均值了。

　　其它學(xué)科照此辦理。五門課只要五次這樣的操作。與此同時(shí)，我們還會(huì)得到各學(xué)校的各學(xué)科平均分及全市三所學(xué)校的各學(xué)科平均分，如圖10所示。

　　當(dāng)然，用分類匯總的辦法也可以完成上面各數(shù)據(jù)的分析。但是，這需要首先對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行相應(yīng)的排序，而且如果我們需要產(chǎn)生報(bào)表，那么需要自己設(shè)置相應(yīng)的表格。而用數(shù)據(jù)透視表來完成，則可以自動(dòng)產(chǎn)生相應(yīng)的報(bào)表，省卻了設(shè)計(jì)表格的麻煩。另外，如果拖動(dòng)行字段或列字段相應(yīng)的字段，則可以方便地創(chuàng)建另外的報(bào)表，非常方便。如圖11所示表格，即只需要將行字段中的“專業(yè)”字段拖至“列字段”，就可以了。