圖1-2 所示是一種設(shè)計方法，特別為使用Access進(jìn)行了修改。該方法是一個自上向下的方法，它從總體系統(tǒng)設(shè)計開始，最終是窗體設(shè)計，其中包含了5 個步驟。

圖1-2 5 步驟設(shè)計流程圖.該設(shè)計方法尤其適合Access數(shù)據(jù)庫

這5 個設(shè)計步驟和本書中示例所展示的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)說明了大量有關(guān)Access 的內(nèi)容，并且為創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫應(yīng)用程序打下了堅實(shí)的基礎(chǔ)，這些應(yīng)用程序包括表、查詢、窗體、數(shù)據(jù)頁、報表、宏和簡單的VBA (Visual Basicfor Applications) 模塊。

花在每個步驟上的時間完全取決于所構(gòu)建的數(shù)據(jù)庫環(huán)境。例如，有時用戶會提供一個需要Access 數(shù)據(jù)庫打印出來的報表樣本，報表上的數(shù)據(jù)源非常明顯，從而設(shè)計報表只需要兒分鐘的時間。而有的時候，特別是當(dāng)用戶的需求非常復(fù)雜，或者應(yīng)用程序支持的業(yè)務(wù)流程要求大量的研究時，可能要花幾天的時間來完成第一步。

在逐步了解設(shè)計過程的每個步驟時，需要始終關(guān)注輸出和輸入上的設(shè)計問題。盡管可以看到系統(tǒng)的實(shí)現(xiàn)組件(汽車、購買者、銷售商和交易) ，還是要切記本章的重點(diǎn)在于如何設(shè)計每一個步驟。查看Access AutoAuctions 系統(tǒng)的設(shè)計時，應(yīng)注意其設(shè)計過程，而不是實(shí)際系統(tǒng)。

1.4.1 第1 步:總體設(shè)計從概念到實(shí)現(xiàn)

所有軟件開發(fā)人員都面臨著很多類似的問題，第一個問題就是確定如何才能滿足最終用戶的需求。在關(guān)注細(xì)節(jié)問題之前，了解一下總體需求尤為重要。

圖1-2 中所示的5 步驟設(shè)計方法可以幫助您創(chuàng)建所需的系統(tǒng)，而且價格可以承受(按時間或美元計算)。例如，AccessAuto Auctions數(shù)據(jù)庫允許客戶向顧客出售商品(車輛和部件)。Access Auto Auctions 數(shù)據(jù)庫實(shí)現(xiàn)了以下任務(wù)的自動化：

輸入和維護(hù)客戶和銷售商的合同信息(姓名、地址和財務(wù)歷史信息) ;

輸入和維護(hù)銷售信息(銷售數(shù)據(jù)、支付方法、總額，包括稅金、購買者ID 和其他方面) ;

輸入和維護(hù)銷售項目信息(實(shí)際購買的商品詳細(xì)信息) ;

查看所有表中的信息(銷售、聯(lián)系人、購買銷售項目和支付信息) ;

提出有關(guān)數(shù)據(jù)庫中信息的所有問題:

生成當(dāng)前聯(lián)系人目錄:

生成發(fā)貨單的月報表:

生成客戶銷售歷史:

生成郵件標(biāo)簽和郵件合并報表。

Access Auto Auctions 數(shù)據(jù)庫自動化實(shí)現(xiàn)的9 項任務(wù)己經(jīng)通過客戶表現(xiàn)了出來。在設(shè)計過程開始時，可能還需要考慮其他任務(wù)。

構(gòu)建系統(tǒng)所需要的大多數(shù)信息都來源于最終用戶。這就是說需要和他們進(jìn)行接觸以了解現(xiàn)有的處理工作。要實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)，需要對現(xiàn)有系統(tǒng)進(jìn)行全面的需求分析以及如何實(shí)現(xiàn)該系統(tǒng)的自動化。

一個實(shí)現(xiàn)方法就是準(zhǔn)備一系列的問題，以深入了解客戶業(yè)務(wù)以及客戶如何使用數(shù)據(jù)。例如，在考慮對汽車拍賣業(yè)務(wù)實(shí)現(xiàn)自動化時，可以考慮提出如下問題:

目前正在使用哪些報表和窗體?

目前銷售、客戶、聯(lián)系人和其他記錄如何存儲?

如何處理票據(jù)?

提出這些以及其他問題時，客戶可能會想起業(yè)務(wù)的其他方面，對此也應(yīng)該有所了解。

對現(xiàn)有工作流程的預(yù)排對于找到業(yè)務(wù)"感覺"來說也是十分必要的。極有可能返回多次來觀察現(xiàn)有流程以及員工如何工作。

準(zhǔn)備完成余下的步驟時，一定要保持客戶的參與，讓客戶知道所做的工作并且要求其提供所需要的輸入數(shù)據(jù)，同時確保按客戶需求進(jìn)行工作。