Access數(shù)據(jù)庫處置功能非常強(qiáng)大，但在打印設(shè)置功能上卻不及Word，所以咱們能夠請出Word來美化設(shè)置和打印Access數(shù)據(jù)表格。

首要，在Access打開源數(shù)據(jù)庫，做完排序等數(shù)據(jù)處置后，在“導(dǎo)航”窗格中，挑選包括待導(dǎo)出數(shù)據(jù)的目標(biāo)。接下來依據(jù)所用Access版別不一樣，介紹后續(xù)不一樣操作。

一、Access2003表格

在“工具”菜單中，指向“Office鏈接”→“用Microsoft Office Word發(fā)布”(如圖1)，系統(tǒng)將自動生成一個Word RTF格式的文件，并自動打開這個文件的Word編輯窗口。

二、Access2007表格

單擊“外部數(shù)據(jù)”選項卡，在“導(dǎo)出”組中，單擊“Word”(如圖2)。只有在數(shù)據(jù)庫打開時，才能使用“導(dǎo)出”命令。

在“導(dǎo)出向?qū)?rdquo;中，指定目標(biāo)文件的名稱;如果你想在導(dǎo)出操作完成之后查看Word文檔，請選中“完成導(dǎo)出操作后打開目標(biāo)文件”復(fù)選框;如果在開始導(dǎo)出操作之前選擇了要導(dǎo)出的記錄，可以選中“僅導(dǎo)出所選記錄”復(fù)選框(如圖3)。不過，如果想導(dǎo)出視圖中的所有記錄，請保持該復(fù)選框處于清空狀態(tài)。如果沒有選擇記錄，此復(fù)選框會顯示為不可用狀態(tài)。設(shè)置完畢，單擊“確定”按鈕。

無論是哪一個Access版本，當(dāng)同名的.rtf文件已經(jīng)存在，會彈出是否替換已有文件的對話框，提示你單擊“是”以覆蓋該文件(如圖4)。單擊“否”可更改目標(biāo)文件的名稱。現(xiàn)在，在Word編輯窗口，就已經(jīng)是由Access數(shù)據(jù)庫轉(zhuǎn)換而成的表格了。這時，你可以對這個表格的字體、邊框、底紋等進(jìn)一步進(jìn)行設(shè)置，然后在Word中打印輸出就萬事大吉了。

三、注意事項

1、當(dāng)你運(yùn)用“導(dǎo)出向?qū)?rdquo;導(dǎo)出對象時，Access會在一個Word RTF格局文件(*.rtf)中創(chuàng)立該方針數(shù)據(jù)的副本。關(guān)于表、查詢和窗體，可見字段和記載在Word文檔中會顯現(xiàn)為表格。“導(dǎo)出向?qū)?rdquo;始終會導(dǎo)出帶格局的數(shù)據(jù)。

2、這就意味著只要在方針或視圖中能看到的字段和記載會連同顯現(xiàn)格局設(shè)置一同導(dǎo)出。因篩選器設(shè)置而躲藏的列和記載不會被導(dǎo)出。關(guān)于報表，報表規(guī)劃也會在導(dǎo)出時被保存，以企圖使Word文檔與報表盡可能類似。

3、Access數(shù)據(jù)庫發(fā)布或?qū)С鰹閃ord表格前，請查看源數(shù)據(jù)，保證其間不包括過錯指示符(綠色三角形)或#Num這樣的過錯值。在將數(shù)據(jù)導(dǎo)出到Word之前，一定要先處理過錯疑問，不然，你會發(fā)現(xiàn)這樣的值被替換為Null值。

4、假如方針Word文檔存在并且是翻開的，請在持續(xù)操作之前先封閉它。不能向現(xiàn)有的Word文檔追加數(shù)據(jù)。在數(shù)據(jù)庫中，假如你只想導(dǎo)出表、查詢或窗體的一部分，請翻開該方針，然后只挑選需求的記載。

5、當(dāng)你從Access導(dǎo)出到Word文檔時，數(shù)據(jù)始終會導(dǎo)出到一個新Word文檔中。假如你期望數(shù)據(jù)刺進(jìn)到一個現(xiàn)有的Word文檔中，則有必要將該數(shù)據(jù)從Access導(dǎo)出到一個新Word文檔，然后將數(shù)據(jù)從這個新 Word 文檔仿制并粘貼到現(xiàn)有的文檔中。或許，你也能夠從Access表、查詢、窗體或報表中直接復(fù)制行，然后將它們粘貼到現(xiàn)有的文檔中。