每到期末，老師都需要給每個學生家長發放一份通知書，其中包括學生成績、評語等內容，以前大家往往是采用手工填寫或者打印，必須要繁瑣地對學生成績進行排名、輸入，工作量非常大，實際上利用Excel的一些函數以及功能，就可以對學生成績進行排名，并可以實現批量打印通知書，下面就以某學校的期末通知書打印為例，來介紹具體實現方法。

　　整理成績以及評語表

　　通常一份標準的家長通知書，一般都需要包括學生成績以及老師的評語，因此在打印通知書之前，必須將這些資料整理好，啟動Excel2007，新建一個工作薄，將其予以命名，比如“2009年度通知書打印”，在其中新建一個工作表，將其命名為“學生成績明細”，在此表中將各個學生的成績復制過來，由于還需要對學生成績進行合計、排名，因此在“總分”下面的I2單元格中輸入求總分公式“=SUM(B2:H2)”，在“排名”下面的J2單元格中輸入公式 “="第"&RANK(I2,$I$2:$I$71)&"名"”，然后將這兩個公式復制對應的下面單元格區域中，就可以求出所有學生的總分以及在本班級中的排名了(圖1)。

　　圖1

　　此外由于通知書中還需要添加老師的評語，因此新建一個工作表，將其命名為“老師評語”，然后在此表的A列中將學生成績明細中的學生名單復制過來，然后在B列中輸入老師對每個學生的評語(圖2)。

　　圖2

　　設計通知書打印模板

　　雖然每個學校的家長通知書格式可能不盡完全相同，但是大體上是差不多的，新建一個工作表，將其命名為“批量打印通知書”，然后在此表的A2:K24單元格區域中，根據自己學校的要求，輸入家長通知書的必要內容，如標題、開頭語、成績表格、評語表格以及家長填寫意見的位置(圖3)。

　　圖3

　　由于要實現批量打印，必須在此通知書模板中添加一個通知書序號選擇單元格，這樣就能夠通過這個單元格中的不同序號，從而能夠顯示不同的家長通知書，在 L3單元格中輸入“請輸入序號”，然后確定M3單元格為通知書序號選項單元格。同時為了將前面學生成績明細中每個學生的數據自動引用過來，在通知書中學生成績明細表“學生姓名”下面的A12中輸入公式“=OFFSET(學生成績明細!$A$2,$M$3*1-1,0)&""”，在第1門課“語文” 下面的B12中輸入公式“=VLOOKUP($A$12,學生成績明細!$A$2:$K$60,2,0)”，在第2門課“數學”下面的B12中輸入公式 “=VLOOKUP($A$12,學生成績明細!$A$2:$K$60,3,0)”，并依次類推，然后在存放老師評語的A14中輸入公式 “=VLOOKUP($A$12,老師評語!$A$2:$B$71,2,0)”。這樣當在M3單元格中輸入1時，就會在通知書模板中顯示第1個學生的家長通知書，而2時，則顯示第2個學生的家長通知書。