Excel工作表打印之前應該先預覽，打印預覽它可以看到普通視圖中看不到的內容，避免失誤、提高打印質量，而且可以快速更改許多打印設置。當預覽過以后頁邊距會以虛線的形式顯示出來，方便調整。小編以Excel 2003為例，介紹Excel文件打印設置的一般方法，其目的是增強文件的可讀性。
　　1. 建立頁眉和頁腳
　　工作表的頁眉和頁腳包含了許多有用信息，例如報表的頁碼或工作表標題等等，用戶只需單擊“文件”菜單中的“頁面設置”命令，打開“頁面設置”對話框的 “頁眉/頁腳”選項卡。如果需要使用內置的頁眉和頁腳，就要打開“頁眉”或“頁腳”下拉列表，從中選擇“第1頁”、“第1頁，共?頁”之類的內容。如果需要自行建立自己的頁眉和頁腳，可以單擊“自定義頁眉”或“自定義頁腳”打開對話框。兩者的布局和功能是完全相同的，其中間排列著十個按鈕。最左邊的按鈕用來設置文本的字體格式，最右邊的按鈕用來設置圖片的大小等格式，中間從左到右的八個按鈕可以插入頁碼、日期、時間等內容。
　　2. 讓每一頁都打印出標題行
　　一個由多頁組成的表格，通常需要在每一頁上都打印出標題行：執行“文件”→“頁面設置”，打開“頁面設置”對話框，單擊“工作表”標簽，在“頂端標題行”后面的方框中輸入：:(這里假定第2和第3行為標題行，$符號在英文狀態下，用Shift+4組合鍵輸入)，確定退出，再打印時，系統會自動為每一頁加上標題行。如果在“左端標題列”后面的方框中輸入列標題區域，就可以為每一頁添加上列標題。
　　3. 使所有數據可見
　　如果某一單元格中的文本或數字超出了列寬，那么打印出來的文本將被截斷，打印出來的數字則會顯示為“######”。為此，打印之前必須確保工作表中的所有數據可見。如果發現了某一列的寬度不夠，只需將光標放到該列列標右側的邊線處，待光標變成雙向光標后雙擊邊線，即可自動增加列寬以適應數據的長度。也可以單擊“格式”菜單中的“單元格”命令。打開“單元格”對話框的“對齊”選項卡，選中“文本控制”下的“自動換行”，即可使數據自動換行以適應列寬。
　　4. 使用容易查看的格式
　　國內的各種報表習慣設置網格線，我們可以打開“頁面設置”對話框的“工作表”選項卡，選中“打印”下的“網格線”即可。也可以選中需要設置網格線的所有單元格，單擊Excel“格式”工具欄中的“邊框”下拉按鈕，打開對話框從中選擇需要的邊框樣式。另外，屏幕顯示效果良好的格式不一定有好的打印效果。如果工作表的文字或表格邊框設置為彩色，但是使用黑白打印機進行報表打印，最好使用對比度較高的顏色，否則打印出來的內容就不夠清晰。另外，也可以打開 “頁面設置”對話框的“工作表”選項卡，選中“打印”下的“單色打印”，從而提高彩色打印的清晰度。