巧用臨時(shí)隱藏表保護(hù)Excel數(shù)據(jù)安全的方法

2024-08-23 19:34:43

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供稿：網(wǎng)友

某公司新招來一批員工，負(fù)責(zé)錄入產(chǎn)品數(shù)據(jù)。在回收錄入的Excel表格文件時(shí)，產(chǎn)品經(jīng)理發(fā)現(xiàn)有幾個(gè)人的表格中自動(dòng)計(jì)算價(jià)目一欄的計(jì)算結(jié)果不對。后來分析發(fā)現(xiàn)，原因是這些員工在錄入過程中不小心動(dòng)了表格中的公式。

小提示在Excel工作表中，為了提高計(jì)算和工作效率，設(shè)計(jì)者常常會(huì)在其中使用一些函數(shù)或由函數(shù)和數(shù)字共同構(gòu)成的計(jì)算公式。但是，使用者并不一定都懂得這些。對于不懂公式或函數(shù)的人來說，操作表格的過程中很容易會(huì)將別人設(shè)計(jì)好的公式或函數(shù)弄得一塌糊涂，到頭來算不出正確的結(jié)果，卻不知原因何在。即便是學(xué)過函數(shù)或公式的人，如果不小心破壞了別人設(shè)計(jì)好的公式或表達(dá)式，要恢復(fù)成原來的樣子，也得琢磨上半天。因此，保護(hù)好這些函數(shù)或公式就顯得至關(guān)重要了。

借用臨時(shí)表實(shí)現(xiàn)公式轉(zhuǎn)移

思路：既然公式或表達(dá)式放在顯眼的地方容易被使用者搞壞，那么何不將它們放在一個(gè)隱秘的地方（比如另外一個(gè)工作表甚至是另外一個(gè)工作簿文件中），需要使用時(shí)只引用一個(gè)簡單的單元格地址不就可以了嘛！對于涉及到公式比較多的工作表，或構(gòu)造比較復(fù)雜的公式，我們都可以用這種辦法。

我們還可以將一些常量值、列表數(shù)據(jù)、計(jì)算中的臨時(shí)變量等，都放在一個(gè)臨時(shí)工作表中以方便調(diào)用。

例如：工作表Sheet1中出現(xiàn)的公式，現(xiàn)在我們怕使用者搞亂，為保護(hù)它，可以把它存放在另一個(gè)表Sheet2中。為了構(gòu)造公式，我們需要在當(dāng)前工作簿中新建工作表Sheet2，在這張表的A1單元格中，構(gòu)造計(jì)算所需要的公式。其后，不論A1單元格中的函數(shù)表達(dá)式多么復(fù)雜，我們都可以在本工作簿任何一張工作表的任一單元格中用=Sheet2！A1這個(gè)簡單的表達(dá)式來調(diào)用計(jì)算結(jié)果。

出于固定參數(shù)移植和復(fù)用的考慮，我們甚至還可以將公式放在另外一個(gè)Excel文件（如Book2）中，然后用=[Book2]Sheet2！A1這樣的格式實(shí)現(xiàn)快速調(diào)用。這里Book2表示同一文件夾下的另外一個(gè)Excel工作簿文件，Sheet2是該文件中的表，A1是該表中的單元格。

如果存放公式的Exc el文件不是和工作文件在同一文件夾中，則需加上路徑，構(gòu)成形如＝[C：/Documents and Settings/aaa/桌面/Book2]Sheet2！A1的表達(dá)式。

隱藏臨時(shí)表確保數(shù)據(jù)安全

也許你會(huì)覺得，為了計(jì)算一些結(jié)果，又多設(shè)計(jì)出一個(gè)工作表格甚至一個(gè)工作簿文件，用著礙事兒。別急！這個(gè)問題好解決，臨時(shí)工作表制作好并完成其中的公式構(gòu)建后，只要將臨時(shí)工作表隱藏起來，就不會(huì)影響整體表格的美觀和使用的方便了。

具體方法是，點(diǎn)擊含有公式的工作表標(biāo)簽，將該工作表切換為當(dāng)前工作表，然后依次選擇“開始→格式→隱藏和取消隱藏→隱藏工作表”命令，即可將當(dāng)前顯示的工作表隱藏起來，如下圖所示：

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