有時候你做一個Excel表格，發給大家填，本想結果是這樣的：

軟件名稱：Excel2003綠色版 EXCEL2003精簡綠色版 (附excel2003綠色工具)軟件大小：13.3MB更新時間：2012-06-19

結果拿到的卻是這樣的……

你只能伏案工作，把不正確的改正，不清楚的還要各種聯系一個一個確認，麻煩不說，平白增加了很多工作量，效率低到令人發指，該怎么辦呢？

其實Excel的數據校驗功能完全可以幫你減少很多負擔。比如還是這個表格，首先選中一列，比如手機號那列好了，選中（不包括名稱欄）后切換選項卡到數據，然后單擊“數據驗證”。

在彈出的界面中，設置允許部分改為“文本長度”，數據設置“等于”，長度填寫“11”再點擊確定。如此一來，這一列中所有的單元格都必須輸入11位的數字才能夠正確輸入。

然后回到Excel表格，選中“費用”一列（不包括名稱欄）重復選擇數據驗證的操作，在彈出界面中允許部分設置為“整數”，數據選擇“介于”，填寫你了解到的費用范圍，比如最小值這里設置了1850（元），最大值設置為20000（元）。

且慢，你是不是以為只能數字限制，性別處就無法設置了？當然不是，小編之所以能提出來，自然有解決辦法。老樣子先選中性別一列（不包括名稱欄），然后再允許部分選擇“序列”，來源部分寫上“男,女,”注意逗號為英文半角。另外確認“序列”右側“提供下拉箭頭”為勾選狀態。

現在回到性別一列再看看，都是選擇箭頭了，不需要手動填寫，這樣也有效避免了錯行問題哦！

這個時候，如果這兩列輸入了不符合規則的數據格式，Excel就會報錯提示，讓粗心大意的人可以認真核對。不過，是不是有點太生硬了？

沒關系，回到數據驗證（分別選擇對應列后），切換到“出錯警告”，在錯誤信息處寫下個性化的報錯方式，一下就會顯得更加人性化了。