使用Excel條件格式可以幫助您直觀地查看和分析數據、發現關鍵問題以及識別模式和趨勢。

　　了解有關條件格式的詳細信息

　　在分析數據時，您經常會問自己一些問題，如：

　　·在過去五年的利潤匯總中，有哪些異常情況?

　　·過去兩年的營銷調查反映出哪些傾向?

　　·這個月誰的銷售額超過 ￥50,000?

　　·雇員的總體年齡分布情況如何?

　　·哪些產品的年收入增長幅度大于 10%?

　　·在大一新生中，誰的成績最好，誰的成績最差?

　　條件格式有助于解答以上問題，因為采用這種格式易于達到以下效果：突出顯示所關注的單元格或單元格區域;強調異常值;使用數據條、顏色刻度和圖標集來直觀地顯示數據。條件格式基于條件更改單元格區域的外觀。如果條件為 True，則基于該條件設置單元格區域的格式;如果條件為 False，則不基于該條件設置單元格區域的格式。

　　注釋 在創建條件格式時，可以在工作表中引用其他單元格，如“=FY2006!A5”，但不能使用對于其他工作簿的外部引用。

　　使用雙色刻度設置所有單元格的格式

　　顏色刻度作為一種直觀的指示，可以幫助您了解數據分布和數據變化。雙色刻度使用兩種顏色的深淺程度來幫助您比較某個區域的單元格。顏色的深淺表示值的高低。例如，在綠色和紅色的雙色刻度中，可以指定較高值單元格的顏色更綠，而較低值單元格的顏色更紅。

　　快速格式化

　　1、選擇單元格區域，或確保活動單元格在一個表或數據透視表中。

　　2、在“開始”選項卡上的“樣式”組中，單擊“條件格式”旁邊的箭頭，然后單擊“色階”。

　　3、選擇雙色刻度。

　　提示 懸停在顏色刻度圖標上，以查看哪個顏色刻度為雙色刻度。上面的顏色代表較高值，下面的顏色代表較低值。

　　高級格式化

　　1、選擇單元格區域，或確保活動單元格在一個表或數據透視表中。

　　2、在“開始”選項卡上的“樣式”組中，單擊“條件格式”旁邊的箭頭，然后單擊“管理規則”。將顯示“條件格式規則管理器”對話框。

　　3、請執行下列操作之一：

　　·若要添加條件格式，請單擊“新建規則”。 將顯示“新建格式規則”對話框。

　　·若要更改條件格式，請執行下列操作：

　　A 確保在“顯示其格式規則”列表框中選擇了相應的工作表或表。

　　B 也可以采用以下方式更改單元格區域：在“應用于”框中單擊“壓縮對話框”

　　以臨時隱藏對話框，在工作表上選擇新的單元格區域，然后選擇“展開對話框”

　　。

　　C 選擇規則，然后單擊“編輯規則”。 將顯示“編輯格式規則”對話框。

　　4、在“選擇規則類型”下，單擊“基于各自值設置所有單元格的格式”。

　　5、在“編輯規則說明”下的“格式樣式”列表框中，選擇“雙色刻度”。

　　6、選擇“最小值”和“最大值”類型。請執行下列操作之一：

　　·設置最低值和最高值的格式 選擇“最低值”和“最高值”。

　　此時并不輸入“最小值”和“最大值”。

　　·設置數字、日期或時間值的格式 選擇“數字”，然后輸入“最小值”和“最大值”。

　　·設置百分比的格式 選擇“百分比”，然后輸入“最小值”和“最大值”。

　　有效值為 0 到 100。請不要輸入百分號。

　　如果要按比例直觀顯示所有值，則使用百分比，因為值的分布是成比例的。

　　·設置百分點值的格式 選擇“百分點值”，然后輸入“最小值”和“最大值”。

　　有效的百分點值為 0 到 100。如果單元格區域包含的數據點超過 8191 個，則不能使用百分點值。

　　百分點值可用于以下情形：要用一種顏色深淺度比例直觀顯示一組上限值(如前 20 個百分點值)，用另一種顏色深淺度比例直觀顯示一組下限值(如后 20 個百分點值)，因為這兩種比例所表示的極值有可能會使數據的顯示失真。

　　·設置公式結果的格式 選擇“公式”，然后輸入“最小值”和“最大值”。

　　公式必須返回數字、日期或時間值。公式以等號 (=) 開頭。公式無效將使所有格式設置都不被應用。最好在工作表中測試公式，以確保公式不會返回錯誤值。

　　注釋

　　·“最小值”和“最大值”是單元格區域的最小值和最大值。請確保“最小值”小于“最大值”。

　　·可以選擇不同的“最小值”和“最大值”類型。例如，可以選擇“數字”最小值和“百分比”最大值。

　　7、要選擇顏色刻度的“最小值”和“最大值”，請單擊每個刻度的“顏色”，然后選擇顏色。

　　如果要選擇其他顏色或創建自定義顏色，請單擊“其他顏色”。

　　選擇的顏色刻度將在“預覽”框中顯示出來。

　　使用三色刻度設置所有單元格的格式

　　顏色刻度作為一種直觀的指示，可以幫助您了解數據分布和數據變化。三色刻度使用三種顏色的深淺程度來幫助您比較某個區域的單元格。顏色的深淺表示值的高、中、低。例如，在綠色、黃色和紅色的三色刻度中，可以指定較高值單元格的顏色為綠色，中間值單元格的顏色為黃色，而較低值單元格的顏色為紅色。

　　快速格式化

　　1、選擇單元格區域，或確保活動單元格在一個表或數據透視表中。

　　2、在“開始”選項卡上的“樣式”組中，單擊“條件格式”旁邊的箭頭，然后單擊“色階”。

　　3、選擇三色刻度。最上面的顏色代表較高值，中間的顏色代表中間值，最下面的顏色代表較低值。

　　提示 懸停在顏色刻度圖標上，以查看哪個顏色刻度為三色刻度。

　　高級格式化

　　1、選擇單元格區域，或確保活動單元格在一個表或數據透視表中。

　　2、在“開始”選項卡上的“樣式”組中，單擊“條件格式”旁邊的箭頭，然后單擊“管理規則”。將顯示“條件格式規則管理器”對話框。

　　3、請執行下列操作之一：

　　·若要添加條件格式，請單擊“新建規則”。將顯示“新建格式規則”對話框。

　　·若要更改條件格式，請執行下列操作：

　　1、確保在“顯示其格式規則”列表框中選擇了相應的工作表或表。

　　2、也可以采用以下方式更改單元格區域：在“應用于”框中單擊“壓縮對話框”

　　以臨時隱藏對話框，在工作表上選擇新的單元格區域，然后選擇“展開對話框”

　　。

　　3、選擇規則，然后單擊“編輯規則”。將顯示“編輯格式規則”對話框。

　　4、在“選擇規則類型”下，單擊“基于各自值設置所有單元格的格式”。

　　5、在“編輯規則說明”下的“格式樣式”列表框中，選擇“三色刻度”。

　　6、選擇“最小值”、“中點”和“最大值”類型。請執行下列操作之一：

　　·設置最低值和最高值的格式 選擇一個“中點”。

　　此時并不輸入“最低值”和“最高值”。

　　·設置數字、日期或時間值的格式 選擇“數字”，然后輸入“最小值”、“中點”和“最大值”。

　　·設置百分比的格式 選擇“百分比”，然后輸入“最小值”、“中點”和“最大值”。

　　有效值為 0 到 100。請不要輸入百分號。

　　如果要按比例直觀顯示所有值，則使用百分比，因為值的分布是成比例的。

　　·設置百分點值的格式 選擇“百分點值”，然后輸入“最小值”、“中點”和“最大值”。

　　有效的百分點值為 0 到 100。如果單元格區域包含的數據點超過 8191 個，則不能使用百分點值。

　　百分點值可用于以下情形：要用一種顏色深淺度比例直觀顯示一組上限值(如前 20 個百分點值)，用另一種顏色深淺度比例直觀顯示一組下限值(如后 20 個百分點值)，因為這兩種比例所表示的極值有可能會使數據的顯示失真。

　　·設置公式結果的格式 選擇“公式”，然后輸入“最小值”、“中點”和“最大值”。

　　公式必須返回數字、日期或時間值。公式以等號 (=) 開頭。公式無效將使所有格式設置都不被應用。最好在工作表中測試公式，以確保公式不會返回錯誤值。

　　注釋

　　·“最小值”、“中點”和“最大值”是單元格區域的最小值、中點值和最大值。請確保“最小值”小于“中點”，中點值小于“最大值”。

　　·可以選擇不同的“最小值”、“中點”和“最大值”類型。例如，可以選擇“數字”最小值、“百分點值”中點和“百分比”最大值。

　　·在許多情況下，默認的 50% 的中點值效果最好，但您可以根據自己的需要調整這個默認值。

　　7、要選擇顏色刻度的“最小值”、“中點”和“最大值”，請單擊每個刻度的“顏色”，然后選擇顏色。

　　如果要選擇其他顏色或創建自定義顏色，請單擊“其他顏色”。

　　選擇的顏色刻度將在“預覽”框中顯示出來。

　　使用數據條設置所有單元格的格式

　　數據條可幫助您查看某個單元格相對于其他單元格的值。數據條的長度代表單元格中的值。數據條越長，表示值越高，數據條越短，表示值越低。在觀察大量數據(如節假日銷售報表中最暢銷和最滯銷的玩具)中的較高值和較低值時，數據條尤其有用。