Excel2007基礎(chǔ)教程：數(shù)據(jù)輸入技巧

　　通過使用一些有用的小技巧，可以簡化將信息輸入Excel 工作表的過程，同時還可以更快地完成所需工作。具體方法如下所述。

　　1 .輸入數(shù)據(jù)后自動移動單元格指針

　　默認(rèn)狀態(tài)下，在單元格中輸入數(shù)據(jù)后按Enter 鍵， Excel 會自動把單元格指針移到下一單元格。

　　要改變這一設(shè)置，選擇" office 按鈕" c:> "Excel 選項(xiàng)飛并單擊"高級"選項(xiàng)卡(參見圖3 .4) 。標(biāo)有"按Enter 鍵后移動所選內(nèi)容"的復(fù)選框控制著這一功能。您可以設(shè)置單元格指針的移動方向(下、左、上或右)。

　　您的選擇全是個人喜好問題，筆者喜歡關(guān)閉該選項(xiàng)。當(dāng)輸入數(shù)據(jù)時，筆者使用方向鍵而非Enter鍵(參見下一部分的內(nèi)容)。

　　2. 使用方向鍵代替Enter 鍵

　　當(dāng)在單元格中完成輸入以后，可使用任意方向鍵結(jié)束輸入。毫無疑問，這些方向鍵可以移動到所指示的方向。例如，如果在一行中輸入數(shù)據(jù)，按右方向鍵( → 〉而非Enter 鍵。還可以使用其他的方向鍵，甚至還可使用PgUp 鍵和PgDn 鍵。

　　3. 輸入數(shù)據(jù)前選擇輸入的單元格區(qū)域

　　大部分Excel 用戶可能都不知道:當(dāng)選擇了一定區(qū)域的單元格以后，按Enter 鍵時， Excel

　　會自動將單元格指針移動到該區(qū)域的下一個單元格。如果選區(qū)由多行組成， Excel

　　將沿著列移動:當(dāng)移動到列中最后一個選項(xiàng)時，它會移到下一列中所選的第一個單元格。

　　如果想跳過一個單元格，只需按Enter 鍵而不輸入任何內(nèi)容。若想往回移動，只需按Shift+Enter鍵。如果想按行而非按列輸入數(shù)據(jù)，按Tab 鍵而不是按Enter 鍵。

　　4. 使用Ctrl+Enter 快捷鍵在多個單元格中同時輸入信息

　　如果想在多個單元格中輸入相同的數(shù)據(jù)， Excel 提供了一個捷徑。選擇所有需要包含此信息的單元格，輸入數(shù)值、文本或公式，然后按Ctrl+Enter 鍵。同樣的信息將被插入被選中的每一個單元格中。

　　5. 自動輸入小數(shù)點(diǎn)

　　如需輸入很多數(shù)字，而且這些數(shù)字有固定的小數(shù)位數(shù)， Excel 提供了一個非常有用的工具，工作原理如同某種添加儀器。訪問"Excel 選項(xiàng)"對話框并單擊"高級"選項(xiàng)卡。選中復(fù)選框"自動插入小數(shù)點(diǎn)"，并確保"位數(shù)"框設(shè)置為需輸入的正確小數(shù)位數(shù)。

　　當(dāng)該選項(xiàng)設(shè)定以后， Excel 就會自動提供小數(shù)點(diǎn)。例如，如果指定兩位小數(shù)，則將12345 輸入單元格時自動轉(zhuǎn)換為123 .4 5 。要將想輸入變?yōu)檎＃∠x中"Excel 選項(xiàng)"對話框中的"自動插入小數(shù)點(diǎn)"復(fù)選框。改變該設(shè)置不會影響到己輸入的任何數(shù)值。

　　注意:固定小數(shù)位數(shù)選項(xiàng)是一個全局設(shè)直，應(yīng)用于所有工作簿(不僅僅是活動工作簿). 如果忘記該選項(xiàng)是打開的， 會很容易輸入錯誤的數(shù)值，或?qū)е率褂媚娔X的其他人產(chǎn)生某些混淆.

　　Exce l 的"自動填充"功能，可輕松地在一組單元格中輸入一系列的數(shù)值或文本。它使用"自動填充"柄(活動單元格右下角的小方框)。可以拖動填充柄來復(fù)制單元格，或自動完成一系列數(shù)據(jù)的輸入。

　　如果在按下鼠標(biāo)右鍵的同時拖動"自動填充" 柄， Excel 將顯示帶有額外填充選項(xiàng)的快捷菜單。

　　如圖3 .5 所示。在A1 單元格中輸入1，在A2單元格中輸入3 。接著選擇兩個單元格并拖動填充柄創(chuàng)建奇數(shù)數(shù)列。

　　7. 使用"記憶式鍵入"功能自動輸入數(shù)據(jù)

　　Exce l 的"記憶式鍵入"功能使得在多個單元格中輸入相同文本變得非常簡單。使用"記憶式鍵入"功能，只需在單元格中輸入一個文本的前幾個字母，

　　Excel 就會以本列中其他己輸入的文本為基礎(chǔ)，自動完成整個條目的輸入。除了減少輸入以外，該功能還能保證輸入拼寫的正確性和一致性。

　　下面介紹它是如何工作的:假設(shè)要在一列中輸入產(chǎn)品信息。其中一個產(chǎn)品的名字叫做Widgets 。

　　第一次在單元格中輸入Widgets 時， Excel 就記住了它。隨后， 當(dāng)在同一列中再次輸入Widgets 時，Excel 會通過前幾個字母識別出來，然后自動完成隨后的輸入。只需按Enter 鍵即可。這項(xiàng)特性還能自動更改字母的大小寫。如果您第二次輸入的是widget (用的是小寫w) ， Excel 會把w 改成大寫，以保持與前面的輸入一致。

　　提示:也可以通過右擊單元格并從快捷菜單中選擇"從下拉列在中選擇"選項(xiàng)，訪問面向鼠標(biāo)版本的"記憶式鍵入"功能. Excel 然后顯示當(dāng)前列所有條目的下拉框，接著羊擊所需選項(xiàng)目F 可.

　　記住，"記憶式鍵入"只在連續(xù)列的單元格中起作用。例如，如果有一個空行，"記憶式鍵入" 僅識別空行下的單元格內(nèi)容。

　　如果覺得"記憶式鍵入"功能會導(dǎo)致混亂，可使用"Excel 選項(xiàng)"對話框的"高級"選項(xiàng)卡來關(guān)閉它，取消"為單元格值啟用記憶式鍵入"復(fù)選框的復(fù)選標(biāo)記。

　　8. 強(qiáng)制文本出現(xiàn)在單元格的新行中

　　當(dāng)一個單元格中的文本過長時，可以強(qiáng)制Excel 在一個單元格中以多行顯示。使用Alt+Enter

　　鍵在單元格中開始新的一行。

　　注意:當(dāng)進(jìn)行換行時， Excel 會自動改變單元格格式，進(jìn)行文本換行.但不同于一般的文本換行，手動換行將迫使Excel 在文本特定位直中斷文本. 相對于自動文本換行，這將能夠更加精確地控制文本的外觀。

　　提示:若想取消手動換行，編輯單元格并在插入點(diǎn)直于包含手動換行的行末端時按Delete 綻，沒有任何符號指示手動換行的位直，但當(dāng)刪除換行以后，后續(xù)的文本會自動向上移動.

　　9. 使用"自動更正"功能快速輸入數(shù)據(jù)

　　對于常用的單詞或短語，可以使用Excel 的"自動更正"功能來創(chuàng)建一些快捷方式。例如，為一個叫做Consolidated Data

　　Processing Corporation 的公司工作時，可以為公司名稱的縮寫建立一個"自動更正"條目，如cdp 。那么無論何時輸入cdp ，

　　Excel 就會自動把它改為Consolidated Data Processing Corporation 。

　　Excel 包括相當(dāng)多的內(nèi)置"自動更正"術(shù)語(主要是通常的拼寫錯誤)，您也可以加入自己的自動更正條目。要建立自定義"自動更正"條目，訪問"Excel 選項(xiàng)"對話框(選擇" office 按鈕"->"Excel 選項(xiàng)")并單擊"校對"選項(xiàng)卡，然后單擊"自動更正選項(xiàng)"按鈕顯示"自動更正"對話框。在對話框中，單擊"自動更正"選項(xiàng)卡，選中"鍵入時自動替換"復(fù)選 框，然后輸入自定義條目(如圖3.6 所示)。可以設(shè)置任意多的自定義條目。只需注意不要使用在文本中正常出現(xiàn)的縮寫。

　　提示: Excel 可以和其他Office 應(yīng)用程序共享"自動是正"列表.例如，在word中創(chuàng)建的"自動更正"條目在Excel 中也能使用.

　　10. 輸入有分?jǐn)?shù)的數(shù)字

　　要在單元格中輸入一個分?jǐn)?shù)值，則需要在整數(shù)和分?jǐn)?shù)之間留有一個空格。例如，要輸入67/8 ，只需鍵入67/8 ，然后按Enter

　　鍵。當(dāng)選擇單元格時，在公式欄中顯示的是6.875 ，而在單元格條目中顯示的是分?jǐn)?shù)。如果只有分?jǐn)?shù)部分(如118 )，必須首先輸入一個0

　　，方法如下: 0 118--否則Excel 很可能認(rèn)為輸入的是一個日期。當(dāng)選擇單元格時，在公式欄中可以看到0.125

　　，在單元格中看到的則是1/8 。

　　11 .通過使用表簡化數(shù)據(jù)輸入

　　很多人使用Excel 來管理按行進(jìn)行排列的信息列表。Excel 提供了一個簡單的方法來處理這類數(shù)據(jù)。通過使用Excel 自動創(chuàng)建的數(shù)據(jù)輸入表來完成。該數(shù)據(jù)表處理一般的數(shù)據(jù)區(qū)域或指定為一張表的數(shù)據(jù)區(qū)域(選擇"插入" ->"表"-> "表勺。圖3.7 顯示了一個例子。

　　不幸的是，訪問數(shù)據(jù)表的命令不在功能區(qū)中。要使用數(shù)據(jù)表，必須將其添加到"快速訪問工具欄" (QAT) 中。

　　(1)右擊QAT 并選擇"自定義快速訪問工具欄"。出現(xiàn)" Excel 選項(xiàng)"對話框的"自定義"面板。

　　(2) 在"從下列位置選擇命令"中，選擇"不在功能區(qū)中的命令"。

　　(3) 在左側(cè)的列表框中，選擇"表格"。

　　(4) 單擊"添加"按鈕將選中的命令添加到QAT 中。

　　(5) 單擊"確定"關(guān)閉"Excel 選項(xiàng)"對話框。

　　完成上述步驟以后，新的圖標(biāo)會出現(xiàn)在QAT 中。

　　要使用數(shù)據(jù)輸入表，需排列數(shù)據(jù)，這樣Excel 可以標(biāo)識其作為一張表格。從輸入第一行數(shù)據(jù)輸入?yún)^(qū)域的列標(biāo)題開始。選擇表中的任意單元格并單擊QAT 上的"表格"按鈕。Excel 然后顯示自定義數(shù)據(jù)的對話框。可使用Tab 鍵在文本框和提供信息之間移動。如果一個單元格包含公式，則公式結(jié)果作為文本顯示(不顯示為編輯框) 。換句話說，不能使用數(shù)據(jù)輸入表修改公式。

　　當(dāng)完成數(shù)據(jù)表后，單擊"新建"按鈕。Excel 將數(shù)據(jù)輸入工作表中的行并清除對話框準(zhǔn)備在下一行輸入數(shù)據(jù)。

　　12. 在單元格申輸入當(dāng)前日期或時間

　　如果需要在工作表中加上日期或時間， Excel 提供了兩個快捷鍵。

　　當(dāng)前日期: Ctr1+; (分號);

　　當(dāng)前時間: Ctr1+Shift+; (分號)。

　　注意:當(dāng)使用任一種快捷鍵在工作表中輸入日期或時間時， Excel 會在工作表中輸入一個靜態(tài)數(shù)值.換句話說，當(dāng)重新計(jì)算工作表時，輸入的日期或時間不會改變. 大多數(shù)情況下，這種設(shè)直可以滿足用戶的需妥，但必須注意這個限制. 如果希望更新顯示的日期或時間，可以使用以下任一個公式:

　　=TODAY ()

　　=NOW ()