在每次成績(jī)公布時(shí)都需要面對(duì)一個(gè)難題：為了方便匯總《學(xué)生成績(jī)表》，每人成績(jī)占據(jù)一行;而每個(gè)學(xué)生之《成績(jī)通知單》為了美觀卻設(shè)計(jì)為多行多列。如何方便而快速地進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換?wps表格的函數(shù)可以輕松地為您解決疑難。

　　首先，讓我們看看《成績(jī)表》和《成績(jī)通知單》的格式。見(jiàn)圖1和圖2。

　　圖1成績(jī)表

　　圖2成績(jī)通知單

　　解決思路：

　　1.《成績(jī)表》和《通知單》分建立在兩個(gè)工作表中。

　　2.《通知單》可以通過(guò)函數(shù)調(diào)用《成績(jī)表》中每個(gè)學(xué)生之資料。

　　3.建立一個(gè)單元格下拉菜單供選擇所有學(xué)生姓名，當(dāng)選項(xiàng)改變時(shí)，通知單跟隨改變。而且在現(xiàn)有資料上增加學(xué)生數(shù)量后不受影響，從而使通知單設(shè)計(jì)達(dá)到通用之功能。

　　明確了思路，現(xiàn)在以實(shí)例具體講解實(shí)現(xiàn)方法。

　　步驟1.定義名稱

　　選擇《成績(jī)表》A1，點(diǎn)擊【插入】【名稱】【定義】，然后按圖3方式輸入信息：當(dāng)前工作簿的名稱處輸入“姓名”(不含引號(hào))，在引用位置處輸入“=OFFSET($A$1,1,0,COUNTA(A:A)-1,)”。公式含義：通過(guò)COUNTA(A:A)-1返回A列學(xué)生數(shù)目，減1是因A列中非空單元格數(shù)量包括首行“姓名”二字;然后利用OFFSET函數(shù)提取A列所有學(xué)生姓名。

　　圖3定義名稱

　　步驟2.設(shè)置數(shù)據(jù)有效性

　　進(jìn)入《通知單》單元格A4，點(diǎn)擊【數(shù)據(jù)】【有效性】【設(shè)置】，在有效性條件之允許處選擇條件為序列，來(lái)源處輸入“=姓名”，同時(shí)確保右邊“提供下拉箭頭”前已打勾(見(jiàn)圖4)，確定后點(diǎn)擊單元格I4試試效果(見(jiàn)圖5)

　　圖4設(shè)置數(shù)據(jù)有效性

　　圖5效據(jù)有效性建立之單元格下拉菜單

　　步驟3.建立通知單基本格式

　　按以下圖六建立一個(gè)空白格式，以待調(diào)用成績(jī)表之?dāng)?shù)據(jù)。

　　圖6通知單格式

　　步驟4.設(shè)計(jì)公式調(diào)用數(shù)據(jù)

　　A.選中單元格C2，輸入以下公式：

　　=VLOOKUP(I4,成績(jī)表!A2:D1000,4,0)&" "&I4&" 同學(xué)成績(jī)通知單"

　　B.選中單元格D4，輸入公式：=I4

　　C.選中單元格F4，輸入以下公式：

　　=VLOOKUP(I4,成績(jī)表!A2:C1000,3,0)

　　D.選中單元格H4，輸入以下公式：

　　=VLOOKUP(I4,成績(jī)表!A2:B1000,2,0)

　　E.選中單元格F5，輸入以下公式：

　　=VLOOKUP(I$4,成績(jī)表!A$2:K$1000,ROW(A5),0)

　　F.選中單元格F5，將公式向下拉至F11

　　此時(shí)公式設(shè)計(jì)完畢，可以選擇單元格I4之下拉箭頭選擇不同學(xué)生姓名，可以看到《通知單》之?dāng)?shù)據(jù)有跟隨變化。后續(xù)打印時(shí)則通過(guò)下拉框打印隨時(shí)打印任何學(xué)生之成績(jī)，而不破壞原成績(jī)表之格式。

　　公式解析：VLOOKUP是查找公式，有四個(gè)參數(shù)，分別為[查找值]、[數(shù)據(jù)表]、[序列數(shù)]、[匹配條件]。

　　查找值即需要到目標(biāo)區(qū)域查找之目標(biāo)數(shù)據(jù)，可以輸入目標(biāo)值，也可以是單元格引用;

　　數(shù)據(jù)表是被查找之區(qū)域，本例中數(shù)據(jù)只有10個(gè)，而引用區(qū)域輸入A2：D1000是為了讓成績(jī)表中增加數(shù)據(jù)時(shí)通知單公式可以通用，不用再修改公式。若您的學(xué)生數(shù)目超過(guò)1000時(shí)可以將本引用域再相應(yīng)增大，使公式能適應(yīng)所有變化。

　　序列數(shù)是指目標(biāo)值在被查找區(qū)域所在的列數(shù)，輸入2，則返回目標(biāo)區(qū)域第二列的值。

　　匹配條件一般有兩個(gè)選項(xiàng)，0和1。0表示精確匹配，1表示近似匹配。可以根據(jù)不同狀況下選擇相應(yīng)的匹配條件。

　　結(jié)語(yǔ)：查找函數(shù)除VLOOKUP外還有HLOOKUP、LOOKUP、MATCH、INDIRECT、INDEX、OFFSET等等，只有靈活掌握這些函數(shù)才能讓W(xué)PS表格真正發(fā)揮潛能，讓很多人工查詢方式轉(zhuǎn)化為函數(shù)自動(dòng)搜索，從而提升效率。