曾是否遇上過Office文檔(包括Word、Excel、PPT三大類文檔)遭遇災(zāi)難性破壞的時刻，讓你進入上天下地求助無門的無窮囧境?U盤無端端壞了，里面的Office文件自然也沒了;硬盤也突然間壞了，一切文件瞬間灰飛煙滅;深夜加班搞定的完美PPT保存在電腦里，但第二天電腦竟然無法開機了……

　　以上的“恐嚇”只想告訴重視文檔安全性的您，如果用好wps Office 2012的文件保險箱功能，那就再也不怕你的Office文檔遭遇毀滅等災(zāi)難性破壞。

　　WPS文件保險箱是什么?

　　WPS文件保險箱是WPS Office 2012 SP1正式版新增的文件備份功能，可以幫助用戶將Office文檔(包括Word、excel、PPT三大文檔)自動或手動備份在金山快盤上，不管電腦上的Office文檔被刪除被覆蓋，都能從WPS文件保險箱里找到任意一個歷史時期保存過的文檔。

　　或許，以下圖1這個漫畫能讓我們更好的理解WPS文件保險箱的重大作用!

　　圖1 WPS文件保險箱的功能和用法

　　一句話：WPS文件保險箱讓你找回曾經(jīng)保存過任意文檔備份，哪怕電腦已經(jīng)灰飛煙滅。

　　圖2 WPS支持Word、Excel、PPT三大類文檔的備份

　　接下來，我們來看看怎么用好這個WPS文件保險箱。

　　文件保險箱——自動備份篇(以WPS文字為例)

　　文件保險箱有兩種備份方式，分別是自動備份和手動備份。我們先來談?wù)勛詣觽浞荩詣觽浞輹谖臋n每一次被正常關(guān)閉的時候自動進行一次備份。假設(shè)你對一個Word文檔編輯一次后并關(guān)閉一次，連續(xù)十次，那就會有十個歷史文檔備份。

　　注：在測試中，假設(shè)Office文檔被非正常關(guān)閉，例如斷電導(dǎo)致WPS Office 2012來不及保存，那么文件保險箱無法幫到備份，但用戶可以通過“備份管理”來找到每隔1-10分鐘(時間自定)自動保存的文檔。

　　無論打開WPS office 2012文字、表格還是演示(相當(dāng)于Word、Excel、PPT)，你都能從菜單欄最右邊找到“辦公空間”。點擊“辦公空間”之后，就能找到我們的想要的文件保險箱。

　　圖3 從辦公空間找到文件保險箱

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　　點擊“開啟自動備份”之后，每一次正常關(guān)閉Word文檔，都會在文件保險箱里留了一個備份。

　　圖4 開啟自動備份提示

　　怎么辨別哪個文檔開啟自動備份或手動備份功能?

　　使用“開啟自動備份”或“手動備份”功能后，已備份文檔會在WPS文字標(biāo)簽欄上用綠色顯示，方便用戶辨認(rèn)哪個文檔已開啟文件保險箱功能。這個功能設(shè)計好人性化，贊一個。

　　圖5 綠色代表次文檔已經(jīng)開啟了自動備份或手動備份

　　怎么查看文檔歷史備份?

　　查看文檔歷史備份有兩種方法，一種是點擊“查看歷史備份”，另一種是點擊“瀏覽文件保險箱”。“查看歷史備份”可以查看當(dāng)前文檔的歷史備份(圖6)，而“瀏覽文件保險箱”就可以查看全部文檔的歷史備份(圖7)。

　　圖6 “查看歷史備份”

　　圖7 “瀏覽文件保險箱”

　　怎么恢復(fù)備份?

　　查看歷史備份的方式有兩種，那么恢復(fù)歷史備份文檔也有兩種方式，在“查看歷史備份”下可以自由恢復(fù)當(dāng)前文檔的任意一個歷史備份(圖6)。而在“瀏覽文件保險箱”下則可以恢復(fù)任意文檔的任意一個歷史備份(圖7)。

　　圖8 恢復(fù)之前，文件保險箱會自動備份原文件

　　文檔被備份到哪里?

　　很多朋友會好奇，文件保險箱的文檔會被加密保存在哪里?讓筆者來揭開真相吧，WPS文件保險箱會將文檔加密保存在同名賬號的金山快盤里，只要使用自己的金山通行證賬號登陸金山快盤，就可以看到有一個“WPS自動備份”文件夾(圖9)，所有文檔的歷史備份都會保存在那里。

　　圖9 所有的文檔都會被在線加密保存在金山快盤的“WPS自動備份”文件夾里

　　怎么刪除備份?

　　刪除備份的方法也有兩種，一種是在“查看歷史備份”(圖6)里選擇要刪除的備份點擊“刪除此備份”，這種刪除方式比較保險，不容易出錯。另一個方式就是金山快盤里直接將“WPS自動備份”文件夾刪掉(圖9)，這樣全部備份將瞬間被清空。

　　圖10 刪除備份之后，瀏覽文件保險箱將找不到任何備份

　　手動備份有什么優(yōu)勢?

　　接下來我們再回過頭來看看手動備份有什么優(yōu)勢，如果說“自動備份”會在正常關(guān)閉文檔的時候做一個備份，那么“手動備份”就能讓用戶隨時隨地做備份。并且還能對備份進行備注，方便用戶輕松回憶起這個備份是在什么情況下備份的。

　　圖11 手動備份可以自己寫備注

　　手動備份快捷鍵：在編輯Office的文檔下，先按Alt+K，然后再按Alt+M。Alt+K，其實就是打開“辦公空間”的快捷鍵，而Alt+M，則是“手動備份”的快捷鍵。

　　圖12 手動備份和自動備份的區(qū)別之一就在于有沒有備注

　　圖13 添加備注也是為了方便自己!

　　寫在最后

　　WPS文件保險箱就暫時介紹到這里，WPS文件保險箱可以讓文檔再也丟不了，可以隨時將任意時期的歷史備份還原回來，除了WPS文件保險箱，我們還能去哪里找這么強大的文檔在線保存功能?