一、方便的文檔結(jié)構(gòu)圖：

　　在一篇長(zhǎng)達(dá)幾十、幾百頁(yè)的文檔中，要想查看或修改某章、某節(jié)的內(nèi)容時(shí)，我們一般都是撥動(dòng)滾輪或使用翻頁(yè)鍵一點(diǎn)點(diǎn)的向后查找，而這項(xiàng)操作在wps 2007中利用“文檔結(jié)構(gòu)圖”功能，只需簡(jiǎn)單一點(diǎn)就能輕松實(shí)現(xiàn)。

　　“文檔結(jié)構(gòu)圖”是一個(gè)獨(dú)立的窗口，能夠顯示文檔的標(biāo)題列表和書(shū)簽。使用“文檔結(jié)構(gòu)圖”可以對(duì)整個(gè)文檔進(jìn)行快速瀏覽，同時(shí)還能跟蹤您在文檔中的位置。單擊“文檔結(jié)構(gòu)圖”中的標(biāo)題后，光標(biāo)就會(huì)跳轉(zhuǎn)到文檔中的相應(yīng)標(biāo)題，并將其顯示在窗口的頂部，同時(shí)在“文檔結(jié)構(gòu)圖”中突出顯示該標(biāo)題。

　　但要想使用“文檔結(jié)構(gòu)圖”，文檔標(biāo)題的格式必須設(shè)置為內(nèi)置標(biāo)題樣式，以便在“文檔結(jié)構(gòu)圖”中顯示。樣式是字體、字號(hào)和縮進(jìn)等格式設(shè)置特性的組合，將這一組合作為集合加以命名和存儲(chǔ)。

　　1、在WPS 2007窗口中單擊“格式”→格式和樣式，在“格式和樣式”任務(wù)窗格中把文檔中每一章的標(biāo)題設(shè)為“標(biāo)題1”，每一節(jié)的標(biāo)題設(shè)為“標(biāo)題2”，如果節(jié)下面還有更小的單元設(shè)為“標(biāo)題3”…… 如果對(duì)設(shè)置的標(biāo)題1、標(biāo)題2……樣式不滿意，可以再選中標(biāo)題，然后對(duì)字體、字型、字號(hào)、顏色、字間距和對(duì)齊方式等進(jìn)行二次重設(shè)。(如圖1)

　　2、單擊“視圖”→文檔結(jié)構(gòu)圖→靠左(或靠右)，這時(shí)窗口的左側(cè)(或右側(cè))會(huì)根據(jù)你設(shè)的章節(jié)標(biāo)題顯示出“文檔結(jié)構(gòu)圖”窗口，單擊你要查看、修改的內(nèi)容所在的章或節(jié)的標(biāo)題，就能快速到達(dá)你所需的章節(jié)了。(如圖2和圖3)

　　3、若要顯示特定級(jí)別或該級(jí)別以下的所有標(biāo)題，可在“文檔結(jié)構(gòu)圖”中單擊左下方的“顯示級(jí)別”按鈕，從菜單中選擇一種標(biāo)題級(jí)別，如：?jiǎn)螕簟凹?jí)別1”則只顯示標(biāo)題級(jí)別1;單擊“級(jí)別3”則會(huì)顯示標(biāo)題級(jí)別1到標(biāo)題級(jí)別3。若要折疊某個(gè)標(biāo)題下的次級(jí)標(biāo)題，可以單擊該標(biāo)題旁的減號(hào) (-)，若要顯示某個(gè)標(biāo)題下的次級(jí)標(biāo)題，請(qǐng)單擊該標(biāo)題旁的加號(hào) (+)(如圖4)。

　　“文檔結(jié)構(gòu)圖”用成之后，可以單擊“視圖”菜單上的“文檔結(jié)構(gòu)圖”→隱藏，來(lái)關(guān)閉“文檔結(jié)構(gòu)圖”窗口。如果覺(jué)得“文檔結(jié)構(gòu)圖”窗口太小，還可以把鼠標(biāo)移到“文檔結(jié)構(gòu)圖”窗口的右邊框。

　　當(dāng)指針變?yōu)樽笥译p向箭頭時(shí)，向左或向右拖動(dòng)以調(diào)整大小。如果標(biāo)題過(guò)長(zhǎng)“文檔結(jié)構(gòu)圖”中放不下時(shí)，只需將指針停留在標(biāo)題上，就可以看到整個(gè)標(biāo)題。單擊“顯示級(jí)別”→書(shū)簽，還可以把設(shè)置的書(shū)簽當(dāng)作一級(jí)標(biāo)題顯示，這一設(shè)計(jì)解決了“設(shè)置的書(shū)簽不便于查看”的問(wèn)題。

　　二、流行的PDF輸出

　　PDF文件已經(jīng)成為世界上通用的文件格式之一，為了與世界接軌WPS 2007也支持了輸出PDF格式文件的功能，并且還可以設(shè)置轉(zhuǎn)換項(xiàng)目和打印、修改等權(quán)限。

　　單擊“文件”→輸出為PDF格式，在“輸出Adobe PDF文件”對(duì)話框中點(diǎn)“瀏覽”按鈕為PDF文件選擇一個(gè)保存位置。而點(diǎn)“高級(jí)”按鈕后，還可以選擇“將標(biāo)題樣式轉(zhuǎn)換為書(shū)簽”、“將其它樣式轉(zhuǎn)換為書(shū)簽”或“將自定義樣式轉(zhuǎn)換為書(shū)簽”;接著勾選“權(quán)限設(shè)置”項(xiàng)后，還可以限制更改、復(fù)制、添加批注、打印和設(shè)置密碼。(如圖5和圖6)

　　三、周到的中文簡(jiǎn)繁轉(zhuǎn)換

　　中文簡(jiǎn)繁轉(zhuǎn)換工具可以實(shí)現(xiàn)簡(jiǎn)體中文(國(guó)標(biāo)碼gb2312)和繁體中文(大五碼Big5)之間的互相轉(zhuǎn)換，而且還考慮到了簡(jiǎn)繁術(shù)語(yǔ)的互轉(zhuǎn)，如：計(jì)算機(jī)和電腦，軟件和軟體等。

　　在WPS窗口選中準(zhǔn)備進(jìn)行簡(jiǎn)繁轉(zhuǎn)換的文字(如果不選中文字會(huì)對(duì)整個(gè)文檔進(jìn)行轉(zhuǎn)換)，直接在“常用”工具欄上點(diǎn)“簡(jiǎn)”或“繁”按鈕，接著單擊“轉(zhuǎn)換為簡(jiǎn)體中文”或“轉(zhuǎn)換為繁體中文”就可以了。(如圖7)也可以單擊“工具”菜單中的“中文簡(jiǎn)繁轉(zhuǎn)換”，從對(duì)話框中選擇一種轉(zhuǎn)換方式。如果希望同時(shí)轉(zhuǎn)換術(shù)語(yǔ)，則在“轉(zhuǎn)換單位”項(xiàng)中選擇“按詞轉(zhuǎn)換”選項(xiàng)，最后點(diǎn)“確定”按鈕。(如圖8)