小佳今天又學(xué)了一手，能夠很好的應(yīng)用wps Office 2005專業(yè)版對文檔進(jìn)行審閱了。首先介紹一下審閱功能，審閱功能包括修訂和批注兩種功能，主要用于作者將電子文檔完成后，利用 WPS文字 的修訂功能，讓審閱者直接在文檔上修改。這樣不但節(jié)省打印及文檔發(fā)送的時(shí)間，而且能夠跟蹤每位審閱者的修改內(nèi)容和修改時(shí)間，對最終審閱者會有一個(gè)很好的判斷依據(jù)，這個(gè)在辦公自動化系統(tǒng)中就是修改留痕。

　　這個(gè)功能是從小佳公司的法務(wù)顧問那里學(xué)到的一手，現(xiàn)在就讓我們給小佳一個(gè)機(jī)會為大家介紹一下。

　　(1)在 WPS文字 中打開要修訂的文檔

　　選擇“工具|修訂”命令,或者按快捷鍵Shift+Ctrl+E即可進(jìn)入修訂狀態(tài)。此時(shí)， WPS文字將顯示“審閱”工具欄，修訂文檔可以像對待普通文檔一樣對文檔進(jìn)行編輯，但是對于文檔進(jìn)行的修改、插入、刪除等操作都 會用設(shè)置的修訂標(biāo)記標(biāo)示出來

　　(2)如果要退出修訂狀態(tài)，再次單擊“審閱”工具欄中的“修訂”按鈕即可

　　在 WPS文字 中為了便于區(qū)分不同人的修訂意見，WPS會自動為每個(gè)修訂人設(shè)置不同的修訂顏色，每個(gè)修訂人也可以進(jìn)行不同的顏色設(shè)置。用戶可以選擇“工具|選項(xiàng)”命令，單擊“修訂”選項(xiàng)卡中進(jìn)行修改。 “審閱”工具欄還提供了“顯示標(biāo)記的最終狀態(tài)”、“最終狀態(tài)”、“顯示標(biāo)記的原始狀態(tài)”及“原始狀態(tài)”4種視圖類型。是“顯示標(biāo)記的原始狀態(tài)”視圖，列出每個(gè)審閱者對此文檔的修改過程。如果希望清楚地看到文檔修改后的效果，則可以選擇“顯示標(biāo)記的最終狀態(tài)”。