郵件合并”是Word的一項高級功能，是辦公自動化人員應(yīng)該掌握的基本技術(shù)之一。但是大多數(shù)書上對“郵件合并”的介紹都很簡單，如果按照書的上介紹去做，合并打印出的郵件并不能完全令人滿意。教你幾個郵件合并技巧，希望能幫你提高辦公效率。

　　1． 用一頁紙打印多個郵件

　　利用Word“郵件合并”可以批量處理和打印郵件，很多情況下我們的郵件很短，只占幾行的空間，但是，打印時也要用整頁紙，導(dǎo)致打印速度慢，并且浪費紙張。造成這種結(jié)果的原因是每個郵件之間都有一個“分節(jié)符”， 使下一個郵件被指定到另一頁。怎樣才能用一頁紙上打印多個短小郵件呢？其實很簡單，先將數(shù)據(jù)和文檔合并到新建文檔，再把新建文檔中的分節(jié)符（^b）全部替換成人工換行符（^l）（注意此處是小寫英語字母l，不是數(shù)字1）。具體做法是利用Word的查找和替換命令，在查找和替換對話框的“查找內(nèi)容”框內(nèi)輸入“^b”，在“替換為”框內(nèi)輸入“^l”，單擊“全部替換”，此后打印就可在一頁紙上印出多個郵件來。

　　2． 一次合并出內(nèi)容不同的郵件

　　有時我們需要給不同的收件人發(fā)去內(nèi)容大體一致，但是有些地方有區(qū)別的郵件。如寄給家長的“學(xué)生成績報告單”，它根據(jù)學(xué)生總分不同，在不同的報告單中寫上不同的內(nèi)容，總分超過290分的學(xué)生，在報告單的最后寫上“被評為學(xué)習(xí)標(biāo)兵”,而對其它的學(xué)生，報告單中則沒有這一句。怎樣用同一個主文檔和數(shù)據(jù)源合并出不同的郵件？這時就要用到“插入Word域”。在郵件中需出現(xiàn)不同文字的地方插入“插入Word域”中的“if…then…else(I)…”。以“學(xué)生成績報告單”為例，具體做法是將插入點定位到主文檔正文末尾，單擊郵件合并工具欄中“插入Word域”，選擇下級菜單中的“if…then…else(I)…”，在出現(xiàn)的對話框中填入，單擊“確定”按鈕。

　　有時可根據(jù)需要在兩個文字框中寫入不同的語句。這樣就可以用一個主文檔和一個數(shù)據(jù)源合并出不同內(nèi)容的郵件來。

　　3． 共享各種數(shù)據(jù)源

　　郵件合并除可以使用由Word創(chuàng)建的數(shù)據(jù)源之外，可以利用的數(shù)據(jù)非常多，像Excel工作簿、Access數(shù)據(jù)庫、Query文件、Foxpro文件內(nèi)容都可以作為郵件合并的數(shù)據(jù)源。只要有這些文件存在，郵件合并時就不需要再創(chuàng)建新的數(shù)據(jù)源，直接打開這些數(shù)據(jù)源使用即可。需要注意的是：在使用Excel工作簿時，必須保證數(shù)據(jù)文件是數(shù)據(jù)庫格式，即第一行必須是字段名，數(shù)據(jù)行中間不能有空行等。這樣可以使不同的數(shù)據(jù)共享，避免重復(fù)勞動，提高辦公效率。