Word用戶其實(shí)只有兩類：一類用戶欣賞并使用樣式，一類用戶從來不用樣式。當(dāng)兩類人協(xié)作處理同一文檔時(shí)，許多平常料想不到的麻煩會(huì)很快出現(xiàn)。如果你恰好屬于那些喜愛使用樣式的用戶，Word 2003的一項(xiàng)功能會(huì)讓你更方便地與那些從不使用樣式的用戶協(xié)作。
一、問題
編寫長(zhǎng)篇大論的復(fù)雜文檔時(shí)，規(guī)范地使用樣式能夠輕松地讓整個(gè)文檔保持一致的風(fēng)ge。例如，假設(shè)你原來想要讓文檔的一級(jí)子標(biāo)題用斜體、粗體顯示，但后來覺得去掉斜體更好一些，這時(shí)如果要手工格式化，你就得依次尋找每一個(gè)子標(biāo)題并修改格式。但如果你使用了樣式，只要重新把樣式定義一次，整個(gè)文檔的所有一級(jí)子標(biāo)題都會(huì)根據(jù)新的樣式定義去掉斜體屬性。推而廣之，如果你把樣式定義保存到了模板，讓多個(gè)文檔保持同樣的風(fēng)ge也變得輕而易舉了。
但是，Word本身并不在乎你是否使用樣式，它不會(huì)反對(duì)用戶手工完成所有的格式改動(dòng)。這種靈活性的好處甚多，但對(duì)于習(xí)慣使用樣式的人來說，也有一點(diǎn)壞處：如果其他人重新定義了樣式，或有人試圖調(diào)整格式，原來精心設(shè)計(jì)的文檔格式可能會(huì)變得亂七八糟，手工改動(dòng)覆蓋了樣式定義的格式。
如圖一所示，有一次我合并了單位里幾個(gè)同事提交的文檔，結(jié)果發(fā)現(xiàn)，同事們填寫標(biāo)準(zhǔn)的工作總結(jié)報(bào)告模板時(shí)，總是免不了改動(dòng)原來的樣式，結(jié)果衍生出一大堆的“標(biāo)題1****”樣式。如果你經(jīng)常收集網(wǎng)上材料，應(yīng)該也遇到過這樣的問題了——Word會(huì)自動(dòng)生成一大堆“普通（網(wǎng)站）****”、“HTML正文****”樣式。
Word 2003新增了一個(gè)“保護(hù)文檔”功能，它能夠禁止用戶對(duì)某些特定的樣式設(shè)置格式，而且那些樣式是你指定的樣式——你可以靈活地調(diào)整限制范圍。如果你正在設(shè)計(jì)用于整個(gè)單位的文檔模板，這一功能尤其有用，你將可以確保所有基于模板的文檔都遵從統(tǒng)一的格式標(biāo)準(zhǔn)。下面我們一起看看。
二、問題解決
Word 2003新增了一個(gè)“保護(hù)文檔”功能，它能夠禁止用戶對(duì)某些特定的樣式設(shè)置格式，而且那些樣式是你指定的樣式——你可以靈活地調(diào)整限制范圍。如果你正在設(shè)計(jì)用于整個(gè)單位的文檔模板，這一功能尤其有用，你將可以確保所有基于模板的文檔都遵從統(tǒng)一的格式標(biāo)準(zhǔn)。
使用文檔保護(hù)功能的第一步是創(chuàng)建或打開一個(gè)文檔或模板，然后在它里面定義一些標(biāo)準(zhǔn)的樣式。如果你打算讓標(biāo)準(zhǔn)樣式用于所有文檔，應(yīng)當(dāng)直接修改Normal.dot模板。通常，Normal.dot模板位于Documents and Settings<用戶名>Application DataMicrosoftTemplates目錄下。找到Normal.dot后選中它，按右鍵，選擇“打開”即可。
打開文檔或模板后，選擇菜單“工具→保護(hù)文檔”。在新出現(xiàn)的任務(wù)窗ge中，如圖二，選中“限制對(duì)選定的樣式設(shè)置格式”，然后點(diǎn)擊下面的“設(shè)置”鏈接，打開“格式設(shè)置限制”對(duì)話框，如圖三。
圖三對(duì)話框顯示了一個(gè)當(dāng)前文檔或模板擁有的樣式的清單。初次打開該對(duì)話框時(shí)，大多數(shù)樣式名稱的前面帶有選中標(biāo)記。你可以從頭到尾檢查這個(gè)清單，對(duì)于每一個(gè)不想保護(hù)的樣式，取消其前面的選中標(biāo)記。不過對(duì)于大多數(shù)用戶來說，需要保護(hù)的樣式數(shù)量總是占少數(shù)，所以最好先點(diǎn)擊一下“無”按鈕（取消所有樣式前面的選中標(biāo)記），然后逐個(gè)選中那些需要保護(hù)的樣式。
在圖三對(duì)話框的下方，你可以看到一個(gè)“允許自動(dòng)套用格式替代格式設(shè)置限制”選項(xiàng)，最好不要選中它。
新聞熱點(diǎn)
疑難解答
圖片精選
