據微軟新市場團隊負責產品規劃的catie wilson透露，通過研究世界各地員工尋取信息的特點，知識網絡小組發現：“intranet是員工獲取信息的主要來源，而microsoft web通常是他們搜尋信息的起點” 。為了改善服務，microsoft web致力于主要從以下三個方面做出努力。首先，把搜索功能整合到員工日常使用的各種軟件中，無論其訪問門戶、站點或使用辦公程序時都可以方便地完成信息檢索。知識網絡小組負責人mary lee kennedy, 說，“一般情況下，以往每位員工耗費1.4小時尋獲了所需信息，卻只能投入1.5小時來處理它。幫助大家減少重復性的搜索，從而把這1.4小時縮減到1小時，使大家能把更多的時間投入到利用信息上”。第二，知識網絡小組需要幫助員工確定intranet信息的高信度；當員工尋獲信息時，即刻獲知其來源和責任人。最后，微軟員工需要方便地尋獲同事、公司團隊及其站點，以便確定有關公司特定信息的可靠來源。
在微軟運營技術團隊（otg）的協助下，知識網絡小組從2003年夏季開始依托sharepoint portal server 2003構建新一代的microsoft web，并已在同年秋季成功部署。并在多個方面改善了微軟員工尋獲信息、定位專家及團隊的方式。自從 sharepoint portal server 2003 新平臺啟用以來，每月有500-1000個新增的團隊站點加入系統索引，每天新增的站點及其索引達到200至300不等。目前，依靠sharepoint portal server 2003，微軟全球建立的索引項目已超過120萬條。負責維護microsoft web的al olson透露，“我們的新eip能夠容納的信息比過去多出了3倍，sharepoint portal server 2003立竿見影地提高內容發布效率。發布耗時由數小時減少到幾分鐘，而內容管理更加有序，且更易搜索。” olson認為網站內容組織的改善很大程度上應歸功于“站點目錄”，“站點目錄”把微軟內部網絡上所有可用站點的索引信息管理了起來。“站點目錄”的好處在于為員工提供了企業內外大量信息的全貌，并幫助員工從地區、產品、部門、訪問者、主題等多種視角搜索信息。
部署sharepoint portal server 2003之前，定位專家對微軟員工而言往往是令人撓頭的。他們只得搜索站點，檢查公司地址簿，或口頭詢問，而結果卻必不令人滿意。而 sharepoint portal server 2003采用全新方式把微軟同事聯系在一起。憑借該產品提供的站點目錄，很容易把公司站點的完整信息自動組織起來，相應的搜索功能更快捷，結果更完整，使得微軟員工比過去更易找到想要的文檔、站點以及相關人員。正如davis所說，“同事們用于搜索信息的時間越少，用于完成直接有利于公司業績的時間就越多，反饋顯示，員工效率正因我們的努力而不斷提高”。
集成架構降低信息冗余
“應用效果的評估顯示，我們已能針對信息‘生態鏈’的最高層提供服務”
mark davies
director of services
knowledge network group
正如知識網絡小組的服務總監mark davies 所說，“對于微軟這么大規模的企業，其intranet上大量的重復信息和過時數據是個大問題”，直到不久以前，許多同事對于本部門存儲的信息都缺乏一個清晰的概念，也不明了intranet是如何幫助他們組織業務相關信息的。今天，憑借sharepoint portal server 2003的站點目錄及其先進的查詢功能，我們不僅能夠找到這些信息，而且能夠更好的管理和組織它們。也有助于我們更為好地理解intranet，并使之充分發揮”。
davies還提到：“當費盡周折找到一批有價值的信息，并為之建立一個新站點時，你會以為自己所做的是開創性的工作，然而事實未必如此。”今天，我們使用sharepoint portal server 2003搜索信息的第一件事，是通過檢查站點目錄來確定是否已有匯集類似信息的站點。同時，sharepoint portal server 2003也能幫助我們把從事類似工作的同事和團隊聯系起來。比如，當一位從事xml相關工作的同事通過microsoft web搜索xml最新信息時，他不僅能得到xml的技術文檔，而且能獲知xml的專題網站。同樣的查詢還會返回相關的人員：開發xml擴展應用、撰寫xml技術文章乃至對xml有興趣的人。接下來只需點擊，就可以獲得幾乎所有關于人員的信息，如基本概況、聯系方式、當前工作以及所在團隊的主頁鏈接等等。方便同事間的溝通與協作。
個性化功能提升員工績效
sharepoint portal server 2003特有“我的站點”這一功能，它可以方便員工根據自己的工作屬性定制自己的站點。“我的站點”提供用戶快速訪問自用文檔，特定人員、站點的能力，并能根據設定，在站點內容更新時自動發出提醒。“我的站點”使關聯信息變得觸手可及，方便微軟員工以各自慣常的方式添加、組織、分享信息。利用web parts技術，用戶可以通過簡單拖放的方式定制自己的工作區，而sharepoint portal server 2003的智能特性會自動記錄每人的使用習慣，這大大適應了整個企業、不同部門乃至每個員工等不同層次用戶獲取信息的需要。知識網絡小組負責檢索功能的程序經理lauri ellis認為，在公司范圍內microsoft web的可定制性得到了全面提升，她說，“由于在‘我的站點’和團隊主頁上發布共享信息變得非常容易，這使得大家分享信息的熱情高漲，而我們的搜索模塊對所有發布的信息都進行索引，從而幫助大家更容易找到所需信息。mark davies也有類似看法，“我們與服務對象討論功能需求的層次得到了提升，無需關心系統架構的設計，只專注如何有效的管理信息以便用戶查找。這才是我們最終需要解決的。”
便捷檢索、豐富結果
microsoft web已經成為微軟內網主要門戶和windows sharepoint service站點的中樞。kennedy認為，“借助于sharepoint portal server 2003，我們從一次檢索中獲得的信息更加深入而且豐富。我們可以把office 2003的信息和內網信息聯系起來，方便員工確定信息出處和更新情況，并充分利用之。
sharepoint portal server 2003使信息工作者、團隊、部門等各個層次的用戶都能在全公司范圍內搜尋并充分利用工作相關的信息和同事經驗。olson說， “除了返回文檔和網頁，通過可公開的人員資料，sharepoint還能滿足同事之間相互了解，交流經驗的需要。”通過查閱“我的站點”的公開視圖，微軟員工可以迅即了解誰負責維護某一資料，并進一步跟蹤內容變化，相互了解，寫作交流。這一獨特的個性化功能，有助于微軟員工確定信息的高信度，因為他們不僅能找到信息，還能確定其出處。
“我的站點”提供便捷的方式，促進同事之間分享知識。
實用功能，即裝即用
sharepoint portal server 2003所提供的功能與微軟已經使用的軟件無縫集成，并且即裝即用，知識網絡小組從一開始維護站點的時候，就體會到工作效率的大幅提升。借助于sharepoint portal server 2003，microsoft web的工作人員能夠更快的響應來自其他部門的請求。過去知識網絡小組需要2-3周才能完成一個團隊站點架設相關的建議、實施工作。 mark davies說，“現在，用戶只要提交支持請求，我們便能很快提供團隊站點及其門戶的設計架構，并付諸實施；相比過去，我們的工作在整個信息消費“生態鏈”中已經位于很高的層次，事實上，據觀察，我們已經接近最高層次了。過去，我們幾乎要被同事們的服務請求所淹沒，相比需求，我們的反應速度如此緩慢；而今任何技術問題都能在24小時內得到解決，如果需要，絕大多數團隊都能在3天內獲得一個功能齊全的新建站點。“
microsoft web的使命是：向微軟員工提供他們想要的信息。sharepoint portal server 2003使這一過程更為快捷、有效，而且提供全套集成化的協作方案，并且適合所用用戶進行個性化定制。正如olson 所說，“它不僅大大改善了用戶的使用體驗，而且為公司創造了全新的運作方式。”
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