Excel是廣大辦公人員用來進(jìn)行數(shù)據(jù)分析與處理的一款輔助辦公軟件，數(shù)據(jù)有效性是Excel中的一項(xiàng)基礎(chǔ)功能，我們會(huì)經(jīng)常用到并且它的實(shí)用性很強(qiáng)。對于它的使用也許你并不陌生，但你對它的了解可能并沒有你所能想到的深入，接下來就帶你全面的走進(jìn)“數(shù)據(jù)有效性”，以下是在Excel表格中如何全面使用“數(shù)據(jù)有效性”功能的介紹。

Excel中數(shù)據(jù)有效性的兩個(gè)基本功能

數(shù)據(jù)有效性是對單元格或單元格區(qū)域輸入的數(shù)據(jù)從內(nèi)容到數(shù)量上的限制。對于符合條件的數(shù)據(jù)，允許輸入；對于不符合條件的數(shù)據(jù)，則禁止輸入。

它的控制方法包括兩種：一種是限定單元格的輸入條件，在用戶輸入上進(jìn)行驗(yàn)證（輸入前）；另一種是在現(xiàn)有的數(shù)據(jù)當(dāng)中進(jìn)行有效性檢驗(yàn)，在數(shù)據(jù)輸入完成后再進(jìn)行把控（輸入后）。

1、輸入條件的限制

例如我們希望在A1：A10單元格區(qū)域的數(shù)據(jù)輸入條件進(jìn)行限制，只允許輸入1-20的整數(shù)。

操作方法：選擇中單元格區(qū)域A1：A10，【數(shù)據(jù)】—【數(shù)據(jù)工具】，單擊【數(shù)據(jù)有效性】

在打開的【數(shù)據(jù)有效性】對話框中，單擊【設(shè)置】選項(xiàng)卡，在【允許】下拉菜單中選擇【整數(shù)】，在下方的【數(shù)據(jù)】下拉列表中選擇【介于】選項(xiàng)，然后在【最小值】中輸入“1”，在【最大值】中輸入“20”，最后單擊【確定】按鈕關(guān)閉對話框完成設(shè)置，如下圖所示：

在完成之后，當(dāng)我們在A1：A10中輸入的不是1-20的整數(shù)時(shí)，都會(huì)自動(dòng)彈出窗口阻止用戶輸入，如我們輸入23，就會(huì)顯示下圖所示：

通過這樣的設(shè)置，我們就能有效地對數(shù)據(jù)輸入環(huán)節(jié)進(jìn)行把控，盡量避免數(shù)據(jù)輸入錯(cuò)誤。但是要注意的是，數(shù)據(jù)有效性僅對手動(dòng)輸入的數(shù)據(jù)能夠進(jìn)行有效性驗(yàn)證，對于單元格的直接復(fù)制粘貼或外度數(shù)據(jù)導(dǎo)入無法形成有效控制。

2、現(xiàn)有數(shù)據(jù)的檢驗(yàn)

通過數(shù)據(jù)有效性如何對已經(jīng)輸入的數(shù)據(jù)進(jìn)行檢驗(yàn)?zāi)兀咳缦聢D，我們已經(jīng)輸入了學(xué)生姓名和成績，有效數(shù)據(jù)范圍為60—100，不在有效數(shù)據(jù)范圍內(nèi)的需要重考，請檢驗(yàn)出不符合有效數(shù)據(jù)范圍的成績。

操作方法：選擇中單元格區(qū)域 A1：B6（輸入內(nèi)容區(qū)域）——進(jìn)行數(shù)據(jù)有效性條件的設(shè)置（整數(shù)，60-100）——在【數(shù)據(jù)有效性】下拉菜單中選擇【圈釋無效數(shù)據(jù)】，結(jié)果如下圖所示：

我們會(huì)發(fā)現(xiàn)，不在數(shù)據(jù)范圍內(nèi)的數(shù)據(jù)就會(huì)被紅色圈標(biāo)示出來，異常數(shù)據(jù)就這樣被找到了。而如果要清除紅色圈的標(biāo)示，在【數(shù)據(jù)有效性】下拉菜單中選擇【清除無效數(shù)據(jù)標(biāo)識(shí)圈】即可。

數(shù)據(jù)有效性條件的復(fù)制和更改

只粘貼數(shù)據(jù)有效性條件而不包含數(shù)據(jù)和格式等內(nèi)容：選擇性粘貼

操作方法：復(fù)制—粘貼（下拉按鈕中選）—選擇性粘貼（對話框）—有效性驗(yàn)證

批量修改數(shù)據(jù)有效性條件：

對于設(shè)置了同樣的數(shù)據(jù)有效性條件的單元格，如果要對設(shè)置條件進(jìn)行批量修改，勾選一下就可以了。勾選哪呢？！見下圖：

以上就是Excel中數(shù)據(jù)有效性的兩個(gè)基本功能介紹，希望對大家有所幫助（了解更多Excel功能使用，關(guān)注vevb.com）。