在Excel編制的表格中為了讓別人能了解，往往需要對為單元格設置標注進行說明或提示輸入方式等等。在Excel2003中有兩種方法可以在不影響打印效果的前提下為單元格設置標注，它們各有優劣，具體該使用什么方法，得取決于看該表格的對象而定。總的來說，若設置的標注是為查看表格的人提供的說明那么使用“插入批注”法會比較實用；而如果是制作模板，批注內容是給填寫表格的人看，那還是用“數據有效性”比較有效。


　　插入批注

　　選中要設置標注的單元格，右擊選擇“插入批注”，就會顯示一個指向該單元格的批注文本框，在此輸入要提示的內容后，單擊一下其它單元格，該批注框會自動隱藏。以后只要鼠標指向這個單元格，就會出現批注框顯示我們編輯的提示內容，鼠標移開又會自動隱藏。以后若需要修改標注內容，只要再右擊這個單元格選擇“ 編輯批注”即可，批注中的文字還可以選中自由設置字體、字號等等.己設置批注的單元格右上角會顯示一個紅色的三角形標志，不過這標志和批注信息并不會被打印出來。

　　提示：此標注方式只對鼠標有反應，如果需要為多個單元格設置相同的標注就比較麻煩，得先設置一個單元格，再選中復制，利用“選擇性粘貼”把標注粘貼到多個單元格中。


　　數據有效性
　　
　　要想使用鍵盤選中單元格也會顯示批注信息，就要使用“數據有效性”這位“高手”了。

　　選中需要設置標注的單元格，單擊菜單“數據/有效性”打開“數據有效性”窗口，切換到“輸入信息”選項卡，勾選“選定單元格時顯示輸入信息”，然后在下面輸入標題和信息內容（如圖2），單擊確定完成設置。以后只要選中該單元格就會顯示提示信息

　　用這種方法做的批注，不僅支持鍵盤選中單元格顯示，而且可以選中多個單元格同時進行設置，當然也支持通過選擇性粘貼進行有效性復制。

　　其實在Excel中還有第三種標注方法，那就是插入“自選圖形/標注”下的圖形直接輸入標注內容，再右擊插入的圖形選擇“設置自選圖形格式”，在“屬性”選項卡中單擊取消“打印對象”前的鉤使其不被打印。惟一的缺點是，這種方法插入的標注無法隱藏，看起來有點礙眼。