從Word表格文本中引入數(shù)據(jù)

請(qǐng)問可以將Word表格的文本內(nèi)容引入到Excel工作表中嗎？具體如何實(shí)現(xiàn)？

答：可以通過“選擇性粘貼”命令來(lái)實(shí)現(xiàn)。

具體操作如下：先利用“復(fù)制”命令將Word表格文本內(nèi)容添加到系統(tǒng)剪貼板中，然后在Excel工作表中定位到對(duì)應(yīng)位置。

單擊“編輯”菜單中的“選擇性粘貼”命令，再選擇“方式”下的“文本”項(xiàng)，最后單擊“確定”按鈕即可。

快速實(shí)現(xiàn)整塊數(shù)據(jù)的移動(dòng)

在工作中常常需要移動(dòng)單元格中的數(shù)據(jù)，請(qǐng)問有比“粘貼”操作更快捷的方法嗎？

答：可以直接采用拖動(dòng)的方法。

操作過程如下：首先選擇要移動(dòng)的數(shù)據(jù)（注意必須是連續(xù)的區(qū)域）。

然后移動(dòng)鼠標(biāo)到邊框處，當(dāng)鼠標(biāo)指針變成一個(gè)四個(gè)箭頭標(biāo)志時(shí)，按住“Shift”鍵的同時(shí)按下鼠標(biāo)左鍵，拖動(dòng)鼠標(biāo)至要移動(dòng)的目的區(qū)域（可以從鼠標(biāo)指針右下方的黃色提示框中獲知是否到達(dá)目標(biāo)位置），放開鼠標(biāo)左鍵即完成移動(dòng)。

固定數(shù)據(jù)輸入時(shí)的焦點(diǎn)

在數(shù)據(jù)輸入時(shí)，每當(dāng)我們按下“Enter”鍵后，光標(biāo)就會(huì)自動(dòng)跳轉(zhuǎn)到下一個(gè)單元格中。因此在進(jìn)行數(shù)據(jù)的反復(fù)驗(yàn)證中，就必須反復(fù)地來(lái)重新定位焦點(diǎn)。請(qǐng)問有什么方法來(lái)固定數(shù)據(jù)輸入的焦點(diǎn)嗎？

答：要實(shí)現(xiàn)上述要求并不難。輸入數(shù)據(jù)前，在按住“Ctrl”鍵的同時(shí)單擊選擇該單元格。

當(dāng)單元格邊框的邊很細(xì)的時(shí)候，再開始數(shù)據(jù)的輸入。這樣不管按下多少次“Enter”鍵，光標(biāo)始終都不會(huì)移動(dòng)到其他單元格。如果要移動(dòng)到下一單元格，可以使用方向鍵來(lái)完成。

當(dāng)然如果當(dāng)前工作表中要實(shí)行數(shù)據(jù)驗(yàn)證的單元格很多時(shí)，每次都按上述方法來(lái)操作未免有些麻煩。

那么可以試試以下方法來(lái)實(shí)現(xiàn)一勞永逸。單擊“工具”菜單中的“選項(xiàng)”命令，在彈出的設(shè)置框中單擊“編輯”選項(xiàng)卡，然后取消選擇“按Enter鍵后移動(dòng)”復(fù)選框，最后單擊“確定”按鈕即可。

實(shí)現(xiàn)以“0”開頭的數(shù)字輸入

在Excel單元格中，輸入一個(gè)以“0”開頭的數(shù)據(jù)后，往往在顯示時(shí)會(huì)自動(dòng)把“0”消除掉。請(qǐng)問有什么辦法來(lái)讓“0”不被消掉嗎？

答：要保留數(shù)字開頭的“0”，其實(shí)是非常簡(jiǎn)單的。只要在輸入數(shù)據(jù)前先輸入一個(gè)“‘”（單引號(hào)），這樣跟在后面的以“0”開頭的數(shù)字的“0”就不會(huì)被系統(tǒng)自動(dòng)消除。

將整列數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換為矩陣形式

請(qǐng)問如何將工作表中的整列數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換成用矩陣來(lái)表示？

答：要實(shí)現(xiàn)一列數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化成一個(gè)矩陣，必須保證該列數(shù)據(jù)的個(gè)數(shù)L要等于該矩陣行數(shù)M和列數(shù)N的乘積，即L＝M×N。然后按如下操作：選擇該列的前N個(gè)數(shù)據(jù)，將其“復(fù)制”到剪貼板。再單擊矩陣第一行的第一個(gè)單元格，然后從“編輯”菜單中執(zhí)行“選擇性粘貼”命令，在彈出的對(duì)話框中選擇“轉(zhuǎn)置”復(fù)選框，最后再單擊“確定”按鈕即把前N數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換成了矩陣的第一行。接下來(lái)再選擇該列中的下一組N個(gè)數(shù)據(jù)，執(zhí)行“復(fù)制”。再將光標(biāo)定位到矩陣的第二行的第一個(gè)單元格，執(zhí)行“轉(zhuǎn)置”操作。這樣經(jīng)過M次的“轉(zhuǎn)置”后就把數(shù)據(jù)全部轉(zhuǎn)換為矩陣形式了。

利用命令按鈕快速實(shí)現(xiàn)合并

對(duì)行或者列進(jìn)行合并操作是編輯工作表時(shí)經(jīng)常會(huì)遇到的，可每次都要執(zhí)行好幾個(gè)步驟才能完成，請(qǐng)問有沒有更快捷的辦法？

答：其實(shí)系統(tǒng)為我們提供了合并單元格的工具按鈕，只是它不是默認(rèn)的工具欄按鈕而已，可以按以下操作自行添加：?jiǎn)螕?ldquo;工具”菜單欄中的“自定義”命令，再選擇“命令”選項(xiàng)卡，在左邊的“類別”列表中選擇“格式”后，在右邊的“命令”選擇列表中就可以找到“合并單元格”、“跨越合并”以及“撤銷合并單元格”的命令按鈕，如圖2-1所示。

直接用鼠標(biāo)將它們拖到工具欄上的合適位置即可。這樣下次要執(zhí)行合并操作時(shí)只要按對(duì)應(yīng)的命令按鈕就可以快速完成了。

讓單元格數(shù)據(jù)斜向排版

有些工作表文件中的單元格數(shù)據(jù)是斜方向顯示的，請(qǐng)問這個(gè)效果該如何實(shí)現(xiàn)？

答：要實(shí)現(xiàn)這個(gè)效果并不難，因?yàn)檫@是系統(tǒng)自身提供的一種排版模式。只需要找到相應(yīng)的命令按鈕。方法如下：?jiǎn)螕?ldquo;工具”菜單中的“自定義”命令，在“命令”選項(xiàng)卡的“類別”列表中選擇“格式”項(xiàng)，在“命令”列表中找到“順時(shí)針斜排”和“逆時(shí)針斜排”兩個(gè)命令按鈕，將它們拖到工具欄的合適位置。這樣只要選擇需要斜排的單元格，然后執(zhí)行命令按鈕就可以實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的斜向排版。

自動(dòng)檢測(cè)輸入數(shù)據(jù)的合法性

由于特殊需要，我們對(duì)單元格的數(shù)據(jù)輸入要求必須按統(tǒng)一格式來(lái)定義。請(qǐng)問可以在用戶輸入數(shù)據(jù)時(shí)自動(dòng)檢測(cè)其一致性嗎？

答：只要為需要的單元格或工作表設(shè)置數(shù)據(jù)有效性檢查即可。先選擇需要進(jìn)行該設(shè)置的單元格，然后在“數(shù)據(jù)”菜單中找到“有效性”命令，單擊執(zhí)行它。在彈出的對(duì)話框中選擇“設(shè)置”選項(xiàng)卡。再?gòu)?ldquo;允許”下拉列表框中選擇要設(shè)置的類型，如“整數(shù)”、“小數(shù)”、“日期”等。如果對(duì)數(shù)據(jù)輸入的大小或范圍有要求的話，還可以對(duì)“數(shù)據(jù)”項(xiàng)進(jìn)行設(shè)置，如圖2-2所示。

圖2-2  檢測(cè)數(shù)據(jù)有效性

當(dāng)然還可以在“出錯(cuò)警告”和“輸入法模式”選項(xiàng)卡中為單元格設(shè)置提示的類型和默認(rèn)的輸入法等。最后單擊“確定”按鈕。這樣設(shè)置后，當(dāng)用戶輸入的數(shù)據(jù)不符合你的設(shè)置要求時(shí)，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)彈出一個(gè)“輸入值非法”的提示對(duì)話框來(lái)提醒用戶。

通過剪貼板為單元格添加數(shù)據(jù)

為什么利用“復(fù)制”和“粘貼”命令來(lái)為單元格中添加信息時(shí)，在菜單中的“粘貼”命令項(xiàng)有時(shí)是灰色的，沒辦法操作？請(qǐng)問該怎么辦？

答：想通過“粘貼”對(duì)單元格內(nèi)容進(jìn)行添加數(shù)據(jù)是無(wú)法實(shí)現(xiàn)的。但是可以利用“剪貼板”來(lái)實(shí)現(xiàn)。首先要通過“編輯”菜單中的“Office剪貼板”命令，調(diào)出剪貼板查看程序，然后將要添加的數(shù)據(jù)“復(fù)制”到剪貼板上，這時(shí)可以在右邊的剪貼板上看到該數(shù)據(jù)。接著將光標(biāo)定位到要添加的單元格中，再單擊剪貼板中剛才復(fù)制好的數(shù)據(jù)條目，數(shù)據(jù)就會(huì)自動(dòng)的添加到單元格中了。

直接公式輸入法

在輸入公式或函數(shù)時(shí)，每次都要在前面帶個(gè)“＝”號(hào)，實(shí)在麻煩。請(qǐng)問可以直接輸入公式嗎？

答：當(dāng)然可以，只要稍微設(shè)置一下就可以實(shí)現(xiàn)了。具體步驟如下：先單擊“工具”菜單中的“選項(xiàng)”命令。再在彈出的選項(xiàng)對(duì)話框中選擇“1-2-3的幫助”選項(xiàng)卡，選擇“轉(zhuǎn)換Lotus 1-2-3公式”復(fù)選框，如圖2-3所示。www.examｗ.com

圖2-3  直接公式輸入

最后單擊“確定”按鈕即完成設(shè)置。不過需要注意的是，這樣設(shè)置后必須保證輸入的公式全部都是數(shù)字，不能包含有引用單元格的其他符號(hào)。否則必須加上“＝”號(hào)。

讓文本輸入自動(dòng)適應(yīng)單元格長(zhǎng)度

在Excel單元格中輸入文字時(shí)，即使輸入的文字長(zhǎng)度超過單元格長(zhǎng)度，系統(tǒng)也不會(huì)自動(dòng)換行，而只是顯示為一行。請(qǐng)問可以讓系統(tǒng)自動(dòng)根據(jù)單元格長(zhǎng)度來(lái)調(diào)整文本的行數(shù)嗎？

答：其實(shí)這就是文本的自動(dòng)換行問題，要實(shí)現(xiàn)起來(lái)是很容易的。wｗw.ExamＷ.CoM

在輸入文本時(shí)，當(dāng)?shù)竭_(dá)單元格最右邊時(shí)，同時(shí)按下“Alt＋Enter”組合鍵，這樣系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)加寬單元格的寬度，而文本也會(huì)自動(dòng)換到下一行。如果覺得每次按組合鍵太麻煩，可以執(zhí)行如下設(shè)置來(lái)一勞永逸：首先單擊工作表最左上角的行、列相交的空白處，選擇工作表中的所有單元格（當(dāng)然也可以按下“Ctrl＋A”組合鍵來(lái)選擇）。然后單擊“格式”菜單中的“單元格”命令，再在彈出的“單元格格式”對(duì)話框中選擇“對(duì)齊”選項(xiàng)卡，選擇“自動(dòng)換行”復(fù)選框，如圖2-4所示。

圖2-4  文本自動(dòng)換行

最后單擊“確定”按鈕即可完成。如果只要實(shí)現(xiàn)部分單元格的自動(dòng)換行，可以先選定這些單元格，再執(zhí)行上述操作就可以了。

利用“填充柄”快速輸入相同數(shù)據(jù)

在編輯工作表時(shí)，有時(shí)整行或整列需要輸入的數(shù)據(jù)都一樣，很顯然如果一個(gè)一個(gè)單元格的輸入實(shí)在太麻煩了。請(qǐng)問有什么快捷的方法嗎？

答：可以利用鼠標(biāo)拖動(dòng)“填充柄”來(lái)實(shí)現(xiàn)快速輸入。具體操作如下：首先在第一個(gè)單元格中輸入需要的數(shù)據(jù)，然后單擊選中該單元格，再移動(dòng)鼠標(biāo)指針至該單元格右下角的填充柄處，當(dāng)指針變?yōu)樾〉暮谏?ldquo;+”字型時(shí)，按住左鍵，同時(shí)根據(jù)需要按行或者列方向拖動(dòng)鼠標(biāo)，選中所有要輸入相同數(shù)據(jù)的行或者列的單元格，最后松開鼠標(biāo)即可。這樣數(shù)據(jù)就會(huì)自動(dòng)復(fù)制到剛才選中的所有單元格了。不過上述方法只適用于輸入的是文本信息。如果要重復(fù)填充時(shí)間或日期數(shù)據(jù)時(shí)，使用上述方法填充的將會(huì)是一個(gè)按升序方式產(chǎn)生的數(shù)據(jù)序列。這時(shí)可以先按住“Ctrl”鍵，然后再拖動(dòng)填充柄，填充的數(shù)據(jù)才不會(huì)改變。

利用組合鍵在單元格中快速定位

在修改工作表中的單元格數(shù)據(jù)時(shí)，如果要在單元格中增加數(shù)據(jù)的話，每次都要先用鼠標(biāo)定位，然后再用鍵盤輸入，這樣來(lái)回地切換很不方便。請(qǐng)問有什么鍵盤組合鍵嗎？

答：當(dāng)然有，可以用鍵盤的方向鍵來(lái)選擇單元格，然后按下“F2”鍵。這樣單元格就會(huì)自動(dòng)轉(zhuǎn)換輸入模式，同時(shí)光標(biāo)也自動(dòng)定位在該單元格的最后面，直接輸入數(shù)據(jù)就可以了。

在信息輸入前就給予提示

希望在用戶為單元格輸入信息時(shí)，系統(tǒng)能自動(dòng)的給予一些必要的提示，這樣不但可以減少信息輸入的錯(cuò)誤，還可以減少修改所花費(fèi)的時(shí)間。請(qǐng)問該如何實(shí)現(xiàn)？

答：可以按如下操作：首先選擇需要給予輸入提示信息的所有單元格。然后執(zhí)行“數(shù)據(jù)”菜單中的“有效性”命令，在彈出的對(duì)話框中選擇“輸入信息”選項(xiàng)卡。接著在“標(biāo)題”和“輸入信息”文本框中輸入提示信息的標(biāo)題和內(nèi)容即可。

 正確顯示百分?jǐn)?shù)

在單元格中輸入一個(gè)百分?jǐn)?shù)（如10％），按下回車鍵后顯示的卻是0.1。請(qǐng)問該如何設(shè)置才能正確顯示百分?jǐn)?shù)？

答：出現(xiàn)這種情況的原因是因?yàn)樗斎雴卧竦臄?shù)據(jù)被強(qiáng)制定義成數(shù)值類型了，只要更改其類型為“常規(guī)”或“百分?jǐn)?shù)”即可。操作如下：選擇該單元格，然后單擊“格式”菜單中的“單元格”命令，在彈出的對(duì)話框中選擇“數(shù)字”選項(xiàng)卡，再在“分類”欄中把其類型改為上述類型中的一種即可。