25個超強(qiáng)的Office打印技巧大集錦

2020-07-13 14:04:35

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供稿：網(wǎng)友

1，沒有打印機(jī)一樣可以打印預(yù)覽

在沒有安裝打印機(jī)的電腦上按下Excel的“打印預(yù)覽”按鈕后，Excel會卻提示沒有安裝打印機(jī)，且無法打印預(yù)覽。其實，只要單擊“開始”→“設(shè)置”→“打印機(jī)”，然后雙擊“添加打印機(jī)”項目，再隨便安裝一個打印機(jī)的驅(qū)動程序。重啟Excel，就會發(fā)現(xiàn)已經(jīng)可以打印預(yù)覽了。

2，打印指定頁面

一個由多頁組成的工作表，打印出來后，發(fā)現(xiàn)其中某一頁（或某幾頁）有問題，修改后，沒有必要全部都打印一遍！只要選擇“文件”→“打印”（不能直接按“常用”工具欄上的“打印”按鈕，否則是將整個工作表全部打印出來），打開“打印內(nèi)容”對話框，選中“打印范圍”下面的“頁”選項，并在后面的方框中輸入需要打印的頁面頁碼，再按下“確定”按鈕即可。

3，首行重復(fù)打印

當(dāng)工作表大于1頁時，用戶一般希望在打印時能在每一頁中均能包含首行，你可以這樣設(shè)置，打開“頁面設(shè)置”對話框，單擊“工作表”選項卡，接下來只需在“打印標(biāo)題→頂端標(biāo)題行”文本框中輸入：ũ:ũ類似的字符，或用鼠標(biāo)將工作表中的首行拖過來也可以，以后就該表格首行就會打印在每頁了。

4，表格也縮印

有時為工作需要，可能要求將多頁內(nèi)容調(diào)整為一頁打印出來（在Word中可以通過“縮放”技巧來實現(xiàn)），可選擇“文件”→“頁面設(shè)置”，再在打開的“頁面設(shè)置”對話框中單擊“頁面”標(biāo)簽，在“縮放”組下有一個“調(diào)整為”選項，只要在這里鍵入打印工作表內(nèi)容時所需要的頁數(shù)（注意頁寬和頁高兩個值必須一致）就可以了。不過，此功能對于與紙張高、寬比例嚴(yán)重不協(xié)調(diào)的工作表來說，建議不要采用，否則會嚴(yán)重影響打印效果。

5，打印選定區(qū)域

選定需要打印的區(qū)域，執(zhí)行“文件”→“打印”，打開“打印內(nèi)容”對話框，選中“打印內(nèi)容”下面的“選定區(qū)域”選項，按下“確定”按鈕就行了。如果經(jīng)常要打印固定的某個區(qū)域，可以先選定相應(yīng)區(qū)域，再執(zhí)行“文件”→“打印區(qū)域”→“設(shè)置打印區(qū)域”。經(jīng)過這樣的設(shè)置后，無論是執(zhí)行菜單的打印命令，還是直接按“常用”工具欄上的“打印”按鈕，均可將設(shè)置的區(qū)域打印出來。

此時，如果想打印別的內(nèi)容，就必須先執(zhí)行“文件”→“打印區(qū)域”→“取消打印區(qū)域”命令，然后再進(jìn)行打印操作。

6，打印不連續(xù)的單元格（區(qū)域）

如果僅僅需要將一些不連續(xù)的單元格（區(qū)域）中的內(nèi)容打印出來，那么在按住Ctrl鍵的同時，用鼠標(biāo)左鍵單擊需要打印的單元格（區(qū)域），選中多個不連續(xù)的單元格（區(qū)域，如A2.B2:C8.D10……），然后選擇“文件”→“打印”，打開“打印內(nèi)容”對話框，選中“打印內(nèi)容”下面的“選定區(qū)域”選項，按下“確定”按鈕就行了。此時，系統(tǒng)將選中的每一個不連續(xù)單元格（區(qū)域）分開，打印在不同頁面上（即A2打印在一張紙上，B2:C8打印在另一張紙上……）。

如果需要經(jīng)常打印固定的不連續(xù)行、列，可以在上述隱藏設(shè)置完成后，執(zhí)行“視圖”→“視面管理器”，打開“視面管理器”對話框，按其中的“添加”按鈕，在隨后彈出的“添加視圖”對話框“名稱”后面的方框中輸入一個名稱（如“打印”等），確定退出。以后需要打印時，再打開“視面管理器”對話框，選中“打印”視圖項，按“顯示”按鈕，即可顯示出設(shè)置好的打印頁面，執(zhí)行打印操作就可以了。

7，打印不連續(xù)的行（或列）

有時，需要將一張工作表中部分不連續(xù)的行或列打印出來，可以在按住Ctrl鍵的同時，用鼠標(biāo)左鍵單擊行（列）標(biāo)，選中不需要打印出來的多個不連續(xù)的行（列），右擊鼠標(biāo)，選“隱藏”選項，將其隱藏起來，然后再執(zhí)行打印操作就可以了。

8，將公式打印出來

如果要將單元格中的公式打印出來，則執(zhí)行“工具”→“選項”，在“視圖”標(biāo)簽中，選中“公式”選項，確定退出。此時，工作表中含有公式的單元格，不是顯示公式的運(yùn)算結(jié)果，而是顯示出具體公式，執(zhí)行打印操作，即可將公式打印出來。

9，一次打印多個工作表

在按住Shift（或Ctrl）鍵的同時，用鼠標(biāo)在需要打印的工作表名稱上單擊，即可選中多個連續(xù)（或不連續(xù)）的工作表，進(jìn)行正常的打印操作，即可將選中的工作表一次打印出來。在“打印內(nèi)容”對話框中，選中“打印內(nèi)容”下面的“整個工作簿”選項，再確定打印，即可一次性將整個工作簿中所有工作表打印出來。

10，讓每一頁都打印出標(biāo)題行

一個由多頁組成的表格，通常需要在每一頁上都打印出標(biāo)題行：執(zhí)行“文件”→“頁面設(shè)置”，打開“頁面設(shè)置”對話框，單擊“工作表”標(biāo)簽，在“頂端標(biāo)題行”后面的方框中輸入：Ū:ū（這里假定第2和第3行為標(biāo)題行，$符號在英文狀態(tài)下，用Shift+4組合鍵輸入），確定退出，再打印時，系統(tǒng)會自動為每一頁加上標(biāo)題行。如果在“左端標(biāo)題列”后面的方框中輸入列標(biāo)題區(qū)域，就可以為每一頁添加上列標(biāo)題。

11，異地打印Excel表格

如果某臺電腦（A電腦）沒有安裝打印機(jī)，而另一臺有打印機(jī)的電腦（簡稱B電腦）上卻沒有安裝Excel，可這樣操作：先在A電腦上安裝一下B電腦打印機(jī)的驅(qū)動程序，再打開需要打印的Excel工作簿，調(diào)出“打印內(nèi)容”對話框，將打印機(jī)設(shè)置成B電腦上的打印機(jī)，選中“打印到文件”選項，并設(shè)置好其他選項，按“確定”按鈕，在隨后彈出的“打印到文件”對話框中輸入一個文件名（如a.prn）后，再按“確定”按鈕。然后將a.prn（保存在“我的文件”文件夾中）文件拷貝到電腦B中，在DOS狀態(tài)下（Windows下的“MS-DOS方式”也可以），在文件所在的目錄中，執(zhí)行“copy a.prn lpt1”命令，即可將Excel工作表打印出來。

12，讓工作表居中打印

有時，可能需要打印的數(shù)據(jù)不是很多。如果直接打印，這些內(nèi)容有可能會集中在紙張頂端，看起來很不美觀，但如果人工調(diào)整又非常麻煩。這時，只要選擇“文件”→“頁面設(shè)置”，打開“頁面設(shè)置”對話框，單擊“頁邊距”選項頁，如果希望工作表中的數(shù)據(jù)在左右頁邊距之間水平居中，只要在“居中方式”小節(jié)下勾選“水平”復(fù)選框即可；如果希望工作表中的數(shù)據(jù)在上下頁邊距之間垂直居中，只要勾選“垂直”復(fù)選框，當(dāng)然建議同時勾選這兩個復(fù)選項，這樣就美觀多了。

13，自動避開錯誤值打印

當(dāng)工作表中存在公式時，有時難免會出現(xiàn)一些錯誤信息，當(dāng)然不想在打印時將這些錯誤信息也顯示出來。選擇“文件”→“頁面設(shè)置”，單擊“工作表”標(biāo)簽，再單擊“打印”選項組下“錯誤單元格打印為”下拉列表框，再從中將缺省的“顯示值”改為“＜空白＞”，這樣就不會將屏幕上顯示的錯誤信息也打印出來，而是只打印空白單元格。

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