對(duì)于大部分企業(yè)員工來(lái)說(shuō)，在需要同時(shí)承擔(dān)多項(xiàng)任務(wù)、或者參與多個(gè)項(xiàng)目的時(shí)候，很容易出現(xiàn)應(yīng)接不暇，時(shí)間分配不合理，做重復(fù)工或無(wú)用功的情況。這時(shí)候可以利用飛書的文檔分清任務(wù)優(yōu)先級(jí)、細(xì)分工作時(shí)間，及時(shí)和團(tuán)隊(duì)對(duì)齊進(jìn)度，提高個(gè)人任務(wù)的管理和完成效率。

　　用文檔建立四象限任務(wù)清單

　　每天正式開始工作之前，先在文檔上把待做的任務(wù)詳細(xì)列出來(lái)，然后判斷和區(qū)分任務(wù)優(yōu)先級(jí)，并以此為依據(jù)來(lái)分配時(shí)間，確保個(gè)人的工作方向和節(jié)奏符合當(dāng)前整體的工作需要和進(jìn)度。

　　比較常用的區(qū)分任務(wù)優(yōu)先級(jí)的方法是四象限法則，依據(jù)這個(gè)法則可以列出如下任務(wù)清單：

　　需要強(qiáng)調(diào)的是，這里的重要和緊急都是相對(duì)的，要結(jié)合個(gè)人的工作重點(diǎn)和團(tuán)隊(duì)整體目標(biāo)來(lái)綜合判斷。以不重要但緊急為例，比如同事A馬上要交付一個(gè)方案，臨時(shí)在群里請(qǐng)大家提意見，這件事對(duì)于A來(lái)說(shuō)是緊要的，但也許并不在你的工作范疇之內(nèi)，這時(shí)如果你剛好有空當(dāng)然可以積極響應(yīng)，但如果自己手上的緊要任務(wù)還未完成，就不必著急參與，而應(yīng)該交給時(shí)間更寬裕的其他成員來(lái)完成。

　　用日程細(xì)分工作時(shí)間

　　時(shí)間規(guī)劃和任務(wù)規(guī)劃是相輔相成的，用四象限法則理清任務(wù)后，借助日程把工作時(shí)間細(xì)分到每個(gè)任務(wù)上，并把該時(shí)間段的日程狀態(tài)設(shè)置為忙碌，方便其他成員直觀地看到忙閑狀態(tài)。

　　給每個(gè)任務(wù)日程設(shè)置一個(gè)提醒，比如5分鐘前，避免自己沉浸在某一項(xiàng)任務(wù)中而耽誤其他任務(wù)的進(jìn)度，也可以根據(jù)實(shí)際情況及時(shí)調(diào)整時(shí)間安排。

　　當(dāng)然，在實(shí)際工作中計(jì)劃往往趕不上變化，時(shí)間點(diǎn)經(jīng)常會(huì)有所調(diào)整，但有意識(shí)地細(xì)分時(shí)間可以更好地把握各項(xiàng)任務(wù)所需的時(shí)長(zhǎng)和精力，為之后的任務(wù)和時(shí)間分配提供有效參考。

　　用文檔共享和協(xié)作，及時(shí)對(duì)齊進(jìn)度

　　在理清個(gè)人任務(wù)和時(shí)間分配后，要及時(shí)和同事溝通，對(duì)齊進(jìn)度，以確保自己的工作符合整體目標(biāo)和節(jié)奏，避免做無(wú)用功。除了私聊、群聊、開會(huì)以外，可以直接通過文檔快速同步進(jìn)度：方案、報(bào)告等文檔撰寫完成后，直接邀請(qǐng)團(tuán)隊(duì)成員閱讀或協(xié)作，成員可立刻收到通知，及時(shí)給出反饋。

　　在將個(gè)人已完成的工作文檔直接插入到團(tuán)隊(duì)日?qǐng)?bào)、周報(bào)等共享文檔中，方便其他成員查看。

　　當(dāng)需要同時(shí)參與多個(gè)項(xiàng)目時(shí)，可以利用協(xié)作空間來(lái)集中管理各項(xiàng)子任務(wù)。項(xiàng)目進(jìn)度一目了然，不會(huì)造成混亂和遺漏。

　　對(duì)于經(jīng)常要同時(shí)面對(duì)多個(gè)任務(wù)的員工來(lái)說(shuō)，利用飛書的文檔和日歷功能可以很好的將各項(xiàng)任務(wù)進(jìn)行梳理安排，合理分配時(shí)間，避免不必要的精力浪費(fèi)，提高工作效率。