現在大多數政府部門、大型企業等都上了Internet網，而使用E-mail來發通知或其它文件也是經常可見的，因為速度快，同時也可節省郵寄費用、紙張印刷費用等。但因對方收到了信以后不一定會回信，以至于上級部門怕誤事而補發信件或打電話通知等等。但是，如果內部之間約定一個規則，彼此之間都按下面的方法設置好收件箱，那么利用E-mail自動回信功能，就可以放心地使用E-mail來代替信件和電話通知了，E-mail自動回信功能可以幫助我們確定信收已被對方收下。下面就Outlook Express為例來說明怎樣使用其自動回信功能。

　　● 在Outlook Express中建立一個你要回復的那封信的文件操作如下：

　　點“新郵件”然后直接在郵件內容輸入欄中輸入一些內容，如“信已收到，謝謝!”

　　最后在“文件”/“另存為”設置好文件保存的路徑和文件名。比如保存為“C:Program FilesOutlook Express回信.eml"。一定要記住位置，下面要用到。

　　● “工具”/“收件箱助理”，在“收件箱助理”窗口內單擊“添加”按鈕。

　　● 在“屬性”窗口的主題框內輸入你們內部約定好的規則，如“請回信確認”，然后選中“回復”復選框，再單擊“瀏覽”按鈕，在“打開”窗口內打開步驟(1)中保存的文件。

　　● 一直單擊“確定”按鈕回到Outlook Express。

　　注意：在你回復的那封信的主題不能含有與你們內部約定的規則的字眼。否則會出現自動回信的死循環。這樣，如果你要求對方回信確認的話，你只要在你發的信的主題欄輸入你們約定的規則，如“請回信確認”，只要對方收到你的信，你就會收到那封自動回復的信了。