有時候要整理的數據都是流水賬一般，看起來有個時間線為主軸，但是內容卻顯得雜亂無章。比如小編舉的這個栗子，是按照時間線為主軸，但是城市高度重復，且雜亂無比。如何能更有規律的將數據整理出來，更直觀表現統計內容呢？

點擊Excel表格的“開始—選項”，點選“高級”，在右側下拉找到“編輯自定義列表”項。

單機輸入序列，填寫自己想要的的數據序列，栗子中我們是要整理“北京、上海、廣州、深圳”四項，逐步輸入后單擊“添加”并確定。如果你需要整理其他數據，可以在對應處輸入自己的自定義列表。

回到Excel主界面，圈選要整理的數據行或者列，這里我們選擇了B列，接下來切換選項卡到“數據”，然后點擊“排序”。

單擊選擇“以當前選定區域排序”后，確認主要關鍵字是B2單元格中的“地點”，單擊確定。

注意看，目前表格內容已經不在按照之間的流水賬記錄，而是自動按照剛剛我們自定義的序列排列方式羅列的。

好了，數據是出來了，但是想知道分類數據的頻度和具體次數該怎么統計？不要告訴我你要一個一個手動數數，數據少還好說，多了很容看串行或者漏數，再者說Excel那么“智能”的表格工具在這里，自己數多耽誤時間呀。

這時，在所有數據后建立一個列，比如叫“地點統計”，然后分別在列的單元格內輸入“北京、上海、廣州、深圳”。

這列之后再建立一個列，起名“次數”，輸入公式“=COUNTIF(B$2:B$19,C2)”（不含引號）。COUNTIF函數是Excel中統計在某個范圍內滿足既定條件單元格的個數。具體到這里就是統計B2到B19單元格內，與C2單元格相符的內容計次。接下來，按住Ctrl點擊D2單元格下拉覆蓋“上海、廣州、深圳”，這樣其他幾個單元格也能按照這個公式來統計每個地點的出現次數了。

現在“次數”列已經分別統計出了每個地點的出現次數，但是排名如何？這就需要用到另一個函數RANK了，這個函數就是求某一個數值在某一區域內的排名。

在E列設置“排名”，單擊在E2單元格輸入“=RANK.AVG(D2,$D$2:$D$5,0)”（不含引號），這是建立在前面“次數”列的基礎上統計數據排名，統計的就是D2到D5單元格數據的排名情況。同理，按住Ctrl點擊D2單元格下拉覆蓋E3到E5單元格就能將所有排名統計出來了。