我們經常會在一件事情的結果不如人意時感到委屈和憤懣(尤其是被別人指摘時):我已經很努力了啊,為什么會這樣!
可是,你有客觀地思考過這幾個問題嗎:
你究竟付出了哪些努力呢?你是不是在正確的方向上努力了呢?你真的拼盡全力了嗎?如果我們能夠無情的用上面3個問題分析自己,就可能得出不一樣的結論。
為了更好的分析自己的努力,我設計了一個表格,如下:
| 分類 | 因素 | 努力行為 | 結果 | 改進 |
|---|---|---|---|---|
| 可控 | ||||
| 部分可控 | ||||
| 不可控 |
在這個表格里,我們列出對一件事情結果有影響的所有因素,把它們分成三類,按照可控、部分可控、不可控的順序排列好,每一個因素都寫下我們的努力行為以及對結果的貢獻,最后一列,可以記錄我們反思后想到的改進策略。
當我們認真完成這張表格后,基本上就能回答前面的三個問題,并且對自己的努力有一個客觀了解。
下面我們舉一個例子。
經理老趙請小王組織部門16人(含老趙和小王)周四(2017年1月5日)下午2點開季度會議,結果周四時只有13人參加,會議開始時投影儀無法使用,老趙批評了小王,小王認為自己努力去做了不該被批評,覺得很委屈。
我們就來分析下小王到底有多努力。
| 分類 | 因素 | 努力行為 | 結果 | 改進 |
|---|---|---|---|---|
| 可控 | 邀請參會人 | 群發郵件 | 13人因收到郵件參會 | |
| 部分可控 | 兩個參會人日程變化 | 無 | 兩人缺席會議 | |
| 部分可控 | 會議室 | 前臺預約會議室 | 會議場地可用 | |
| 部分可控 | 投影儀 | 無 | 投影儀無法使用 | |
| 不可控 | 張三周四吃飯食物中毒 | 無 | 張三缺席會議 |
在這件事情中,邀請參會人參加會議,是可控的,小王群發郵件,有13人因此而參會。
有兩人因日程變化無法參會,這件事是部分可控的——通過跟蹤或定義規則,參會人的日程變化應該可以反饋出來。
會議室屬于部分可控因素,如果周四下午兩點這個時間點,所有會議室都預約滿了,那就預約不到。小王提前做了預約,保障了會議場地。
投影儀也屬于部分可控因素,它可能會故障,小王沒有考慮到這一點,未作檢查,導致開會時遇到狀況,會議不能順暢進行。
參會人身上的突發事件,屬于不可控因素,比如張三周四中午吃飯食物中毒,這件事就不可控,是意外。
經過這樣的分析,就能發現,小王確實有一些工作沒有做到位,存在改進的可能。
分析后的表格如下:
| 分類 | 因素 | 努力行為 | 結果 | 改進 |
|---|---|---|---|---|
| 可控 | 邀請參會人 | 群發郵件 | 13人因收到郵件參會 | 優化邀請流程,加入會前電話確認是否可以參加的過程 |
| 部分可控 | 兩個參會人日程變化 | 無 | 兩人缺席會議 | 加入“日程變化時通知會議組織者”的規則 |
| 部分可控 | 會議室 | 前臺預約會議室 | 會議場地可用 | |
| 部分可控 | 投影儀 | 無 | 投影儀無法使用 | 優化會議流程,檢查會議所需資源的狀態 |
| 不可控 | 張三周四吃飯食物中毒 | 無 | 張三缺席會議 | 優化會議組織中的突發事件處理流程,在有人無法參會時記錄,并在會前告知經理 |
注意,我們盤點自己都付出了哪些努力的結果是為了改進,改進的著眼點有三部分:
可控因素部分可控因素中的可控部分不可控因素中的應急策略與流程在盤點時如果能夠從上面三點出發,并且多問問自己“這個因素中有哪一部分是我能夠控制的”、“這件事有哪些地方我可以做得更好”,我們往往就能夠找到改進的方向,下次就能把事情做得更好。
當一件事情的結果不如人意時,我們往往習慣于說“這個事情沒料到”、“公司沒給相應的資源”、“李四不好好配合我”、“我那天突然有個什么什么事兒”,歸因于外部環境和他人。這是最容易的事情,也是我們自我保護機制的自動反應。但一旦你這樣做了呢,就失去了成長的機會——成長是因為承擔責任而發生的。
那怎樣才能改變歸因于外部的習慣呢?關鍵在于思維。
一件事情的結果是由你所做出的若干行為導致的,而你之所以做出某個行為,是由背后的思維決定的。這就是我們分析事情時常見的逆向分析模型:結果–>行為–>思維。
比如小王沒有檢查投影儀,是因為心里覺得這不是自己的事情,這是行政部或者IT部門的事情,所以根本想不到;比如小王沒有在組織會議時加入日程變化通知組織者的規則,是因為他覺得自己只要通知到了就夠了。
如果他意識到:作為組織者,我需要確認場地、設備、人員等一切因素就緒,保障季度開會順利召開。那他就會思考、分析一切可能阻礙會議召開的因素,主動采取措施來促進會議的召開。
思維的改變,會引發行為改變;行為的改變,會導致結果改變。所以,一切都從思維開始,只有你意識到你需要為某件事責任,你才會積極去想辦法,采取行為,讓事情朝著預期方向發展。
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