檔案數(shù)字化是隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)、掃描技術(shù)、OCR技術(shù)、數(shù)字?jǐn)z影(錄音、錄像)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、多媒體技術(shù)、存儲(chǔ)技術(shù)的發(fā)展而產(chǎn)生的一種新型檔案信息形態(tài)，它把各種載體的檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的檔案信息，以數(shù)字化的形式存儲(chǔ)，網(wǎng)絡(luò)化的形式互相連接，利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行治理，形成一個(gè)有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫，及時(shí)提供利用，實(shí)現(xiàn)資源共享。黃島檢驗(yàn)檢疫局在檔案數(shù)字化建設(shè)過程中，堅(jiān)持高起點(diǎn)、高標(biāo)準(zhǔn)、高投入，實(shí)施一年多來，檔案數(shù)字化建設(shè)初見成效，對(duì)檢驗(yàn)檢疫工作起到了促進(jìn)作用。

　　在檔案數(shù)字化建設(shè)初期，黃島檢驗(yàn)檢疫局的信息化建設(shè)本著以應(yīng)用為導(dǎo)向，以數(shù)據(jù)為基礎(chǔ)，以網(wǎng)絡(luò)建設(shè)為中心，積極采用新技術(shù)，完善各種應(yīng)用系統(tǒng)并向網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展，目前已經(jīng)全面實(shí)現(xiàn)了辦公自動(dòng)化、無紙化。由于計(jì)算機(jī)的廣泛使用，因而形成了大量的數(shù)字檔案信息，同時(shí)也為檔案治理及存儲(chǔ)、利用方式的改革提供了條件，為檔案數(shù)字化建設(shè)奠定了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。黃島檢驗(yàn)檢疫局建立數(shù)字化檔案主要經(jīng)歷了預(yù)備、過渡和實(shí)施3個(gè)階段。

　　預(yù)備階段。一是搞好需求分析。黃島檢驗(yàn)檢疫局從2003年就開始調(diào)查分析所藏檔案，包括檔案的類型、載體形態(tài)與狀態(tài)、數(shù)量等基本情況。根據(jù)檔案情況制定了檔案數(shù)字化的科學(xué)規(guī)劃，確定了項(xiàng)目需求，并根據(jù)需求考察了當(dāng)前各種高速掃描系統(tǒng)的集成解決方案。二是搞好設(shè)備考察。在設(shè)備考察階段，黃島檢驗(yàn)檢疫局重點(diǎn)從檔案數(shù)字化設(shè)備配置計(jì)劃的成套性、檔案數(shù)字化項(xiàng)目硬件與軟件的集成性、檔案數(shù)字化方案與該局檔案需求的適應(yīng)性等方面加以考慮，從實(shí)際需要和長遠(yuǎn)打算出發(fā)，力求確保掃描儀等硬件設(shè)施的配套，使其具有較強(qiáng)的支撐能力和擴(kuò)展能力。三是加大資金投入。黃島檢驗(yàn)檢疫局分階段建成了計(jì)算機(jī)局域網(wǎng)，更新了終端設(shè)備，使辦公自動(dòng)化程度不斷提高。并投入了大量資金為檔案室配備了計(jì)算機(jī)、彩色噴墨打印機(jī)、激光打印機(jī)、掃描儀、照相機(jī)、采訪機(jī)等現(xiàn)代化設(shè)備。四是搞好人員培訓(xùn)。檔案人員要做好電子文件的治理，既要懂得進(jìn)一步深化發(fā)展了的檔案學(xué)理論、原則和經(jīng)過改革的檔案治理方法與技術(shù)，也需要懂得相應(yīng)的電子計(jì)算機(jī)技術(shù)，才能為加快實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)建設(shè)提供充足的技術(shù)支持。為盡快提高檔案人員的素質(zhì)，黃島檢驗(yàn)檢疫局多次選派人員參加各種檔案培訓(xùn)班，并請(qǐng)計(jì)算機(jī)專家給檔案人員講課，使檔案人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)得到很大提高。五是建立了數(shù)字化檔案的各種規(guī)章制度。建設(shè)數(shù)字化檔案，不能照搬套用原有的制度，黃島檢驗(yàn)檢疫局根據(jù)工作實(shí)際以及數(shù)字檔案特點(diǎn)，制定了完善、符合實(shí)際需要的治理規(guī)章制度，如文檔一體化工作制度、歸檔制度、文件保密制度、數(shù)字檔案鑒定制度、數(shù)字檔案備份制度、網(wǎng)上利用者身份確認(rèn)制度、網(wǎng)絡(luò)安全治理制度等，保障數(shù)字化檔案建設(shè)安全、有序地開展。

　　過渡階段。在數(shù)字化檔案預(yù)備工作都已完成的基礎(chǔ)上，黃島檢驗(yàn)檢疫局引進(jìn)了一臺(tái)漢王文本王中速文檔彩色掃描儀，一臺(tái)虹光Sheetfed A4幅面彩色高速掃描儀、一臺(tái)Kodar i40 A4幅面彩色高速掃描儀和配套軟件。設(shè)備安裝調(diào)試完畢后，主要探索檔案掃描工作在快速系統(tǒng)下，檔案前期整理、檔案掃描、質(zhì)量檢查、掃描文件治理、后期整理等全過程的協(xié)調(diào)配合方法，并探討在高速系統(tǒng)下如何解決某些技術(shù)問題。經(jīng)過近一年的摸索，對(duì)高速掃描儀的性能有了進(jìn)一步的了解，在檔案數(shù)字化的運(yùn)作模式和系統(tǒng)治理等方面積累了一定的經(jīng)驗(yàn)，同時(shí)，也鍛煉了一支技術(shù)過硬的隊(duì)伍，為系統(tǒng)的正式運(yùn)行打下了基礎(chǔ)。

　　實(shí)施階段。檔案數(shù)字化是一個(gè)需要長期運(yùn)作的系統(tǒng)，從一開始就必須確保其能夠長期穩(wěn)定運(yùn)行。所以黃島檢驗(yàn)檢疫局在對(duì)檔案進(jìn)行分類整理、交接、標(biāo)引錄入、圖像掃描與處理、案卷整理、移交儲(chǔ)存等工作時(shí)始終注重全面的質(zhì)量檢查，加強(qiáng)數(shù)據(jù)的質(zhì)量 “全程控制”。一是數(shù)字化前檔案的整理檢查。黃島檢驗(yàn)檢疫局派專人從事文件收發(fā)、資料收集的工作，保證了要進(jìn)行數(shù)字化的檔案原件完整、排序正確，對(duì)有些折損，可能影響掃描質(zhì)量的原件進(jìn)行了預(yù)先修整。二是數(shù)字化時(shí)掃描參數(shù)的優(yōu)化設(shè)置。掃描系統(tǒng)掃描參數(shù)的選擇和確定對(duì)掃描數(shù)字影像質(zhì)量有著較大影響，其中掃描分辨率和掃描格式直接關(guān)系到掃描文件的清楚度和還原效果。該局在選擇參數(shù)時(shí)根據(jù)掃描文件的可閱讀性、存儲(chǔ)空間、輸出打印質(zhì)量實(shí)際需要等加以綜合考慮，選擇了TIF的掃描格式，150DPI的掃描精度，用LZW進(jìn)行壓縮，使掃描后的文件保持了檔案的原貌，字跡清楚不失真，亮度適當(dāng)。目前，黃島檢驗(yàn)檢疫局已對(duì)2000~2004年所有檔案進(jìn)行了數(shù)字化掃描，并堅(jiān)持做到掃描質(zhì)量和工作進(jìn)度并重的原則，一手抓質(zhì)量，一手促進(jìn)度，不斷提高質(zhì)量和效率。截至2005年4月30日，共完成2861卷掃描，獲影像檔案6018幅，而且幅面擺放正確，無錯(cuò)掃、漏掃。三是數(shù)據(jù)連接檢查。掃描完成后，檔案人員通過機(jī)讀目錄數(shù)據(jù)庫與檔案掃描圖像文件進(jìn)行連接，形成一一對(duì)應(yīng)關(guān)系，并進(jìn)行周密的檢查，保證無一連接錯(cuò)誤。

　　數(shù)字化檔案對(duì)檢驗(yàn)檢疫工作起到了促進(jìn)作用,具體表現(xiàn)在三個(gè)方面:一是能及時(shí)為檢驗(yàn)檢疫工作提供依據(jù)。數(shù)字化檔案信息不再受“孤本”的限制，憑借信息高速公路一份文件可以同時(shí)提供給所有需要它的人共享，任何人通過信息高速公路中任何一點(diǎn)、任一終端都可以查閱到自己所需的檔案信息，使異地調(diào)閱檔案成為可能。基于這一點(diǎn)，數(shù)字檔案能及時(shí)幫助業(yè)務(wù)部門查閱歷年來積累的原始資料，使各項(xiàng)工作更加規(guī)范、高效，加快了信息化進(jìn)程和“大通關(guān)”的建設(shè)步伐。二是提高辦公效率。數(shù)字化檔案治理使資料能及時(shí)歸檔，并盡快提供利用。同時(shí)數(shù)字化檔案治理使查詢資料變得非常簡單，真正讓辦公人員做到足不出戶便可查閱有關(guān)信息。由于信息的超時(shí)空流動(dòng)，數(shù)字化檔案事實(shí)上成為“無墻界檔案”，檔案庫也從文件實(shí)體的保管基地變成了提供利用方便的信息控制中心。三是檔案數(shù)字化能有效地保護(hù)檔案原件。數(shù)字化檔案能代替原件使用，并能恢復(fù)檔案材料模糊褪色的字跡,對(duì)污損殘缺照片檔案進(jìn)行修復(fù)。而且數(shù)字化檔案副本異地保存以及輸出縮微膠片永久保存，可以在發(fā)生天災(zāi)人禍的情況下最大限度地保持檔案的完整性。

　　黃島檢驗(yàn)檢疫局檔案數(shù)字化建設(shè)的發(fā)展方向，一是加強(qiáng)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫建設(shè)，使檢驗(yàn)檢疫檔案數(shù)字化信息的積累基本滿足檢驗(yàn)檢疫事業(yè)發(fā)展的需要。主要包括建立檢驗(yàn)檢疫操作標(biāo)準(zhǔn)數(shù)據(jù)庫、動(dòng)植物檢驗(yàn)檢疫工作數(shù)據(jù)庫、集裝箱檢驗(yàn)檢疫工作數(shù)據(jù)庫等。二是建設(shè)檢驗(yàn)檢疫檔案信息服務(wù)網(wǎng)站，建立檢驗(yàn)檢疫檔案信息開放查詢系統(tǒng)，向社會(huì)提供檢驗(yàn)檢疫檔案信息產(chǎn)品服務(wù)和技術(shù)支持。三是建立檢驗(yàn)檢疫檔案信息共享和檢驗(yàn)檢疫檔案信息保密等制度，逐步形成檢驗(yàn)檢疫檔案信息開發(fā)利用、共享、信息安全與保密的機(jī)制，保障信息源的暢通。四是研究出一種統(tǒng)一而且簡單的格式存儲(chǔ)數(shù)字檔案，使數(shù)字檔案不再依靠于原來的數(shù)據(jù)庫，防止信息丟失或被非法更改，降低設(shè)備和軟件頻繁更新帶來的不利影響。