用EXCEL服務器快速搭建企業信息系統（一）

2024-07-16 17:58:37

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供稿：網友

信息社會的今天，收集、處理信息的速度決定了現代企業是否能夠快速響應市場的變化，而信息系統也越來越成為企業必不可少的管理工具。市場上管理軟件很多，但固定功能的軟件既不能完全按照各企業自身的特點訂制也不能滿足業務不斷變化的需求，而且在企業內推廣單單培訓一項就足以讓信息中心的人頭疼不已。最近筆者用EXCEL服務器為某公司度身定制了一個涉及公司所有部門、用戶近百人的費用報銷管理系統。耗時不多，卻涵蓋了費用計劃審批、費用報銷、數據查詢、統計分析、圖表分析、系統管理等眾多內容，而且由于最終用戶的操作界面是人人都熟悉EXCEL，培訓難度大大降低，在這里和大家分享一下經驗。

整個設計和應用分以下幾部分：

1、系統分析：工作狀況描述、信息化基礎分析、確定系統目標、系統設計思路

2、管理臺設置：設置組織機構、角色、用戶、數據規范、自動編號

3、報表模版設計：定義數據項、定義表間公式

4、系統應用：報表填報、審批、自動統計匯總、查閱、修改、刪除、數據查詢

5、結合EXCEL實現動態圖表分析

6、系統管理常用功能：數據備份和恢復、查看系統日志、查看在線用戶

1、系統分析

1.1工作狀況描述

筆者設計的費用管理系統主要涉及三方面的工作：

1）費用計劃審批：各部門行政人員每月手工書寫部門費用計劃申請，部門主管簽字后，由財務主管審批。通過審批后的費用計劃，作為下月報銷費用的額度控制指標。

2）費用報銷：報銷人手工填寫報銷單后由部門主管簽字，如果超過當月費用計劃還需要財務主管簽字。財務會計負責核實是否超過費用計劃，是否經過財務主管簽字。

3）費用統計匯總：各部門每月月底統計本部門的的費用支出，通常以流水帳形式；財務部會計每月月底用EXCEL統計匯總各部門支出情況，打印后上報財務主管和公司經理。涉及的報表為《部門全年費用支出匯總表》《月度各部門費用匯總》《年度各部門費用匯總》

1.2該公司的IT基礎

有局域網，各部門有自己的電腦，各部門員工絕大多數都會使用EXCEL的基本功能。

1.3希望通過建立費用管理系統達到以下目標

1）同一數據，只錄入一次，自動進行統計匯總：目前不論是各部門自己的統計報表還是財務部的費用統計表，數據來源都是報銷單，但是每次做統計報表時，都需要根據報銷單的紙單據各自錄入數據。因此同一個數據需要被重復錄入、匯總、分析。希望通過建立費用管理系統，所有數據只輸入一次，所有的統計分析工作由系統來實現，將大大提高工作效率。

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