現在，各個行業的企事業單位、政府機關都實現了信息化辦公，員工上班時間都是通過計算機、電腦網絡進行，一些工作成果也大都通過電腦硬盤存儲。這一方面方便了信息的存儲和使用，另一方面也使得電腦文件面臨著較大的風險，可以輕松通過U盤、移動硬盤、手機、網盤、郵件、FTP上傳文件以及QQ發文件的方式將這些機密文件發送出去，從而給單位帶來較大損失和風險。為此，企事業單位必須采取有效的舉措來保護電腦文件的安全，尤其是一些重要的企業數據、文檔圖紙、軟件代碼等，以保護單位的無形資產和商業機密。

那么，企事業單位如何保護電腦數據安全、保護單位文檔圖紙以及其他重要文件的安全呢？

目前，一些單位會通過給電腦機箱加鎖，將電腦的USB端口鎖死，使用電腦USB接口必須先開鎖才可以，以此來實現禁止電腦私自插入U盤、移動硬盤和手機的方式來保護電腦文件安全；另外一些單位是禁止電腦接入因特網，通常是不鋪設接入因特網的網線，而只讓電腦訪問局域網，以此來保護電腦文件防止通過郵件、網盤、聊天軟件發送出去的行為。但是上述舉措都不可避免地影響員工工作，也容易引起員工的抵觸和反感。因此，很多單位是通過部署網絡監控軟件、電腦文件加密軟件的方式來實現。而這具體也分為兩種情況：

一、通過在局域網安裝網絡監控軟件，詳細記錄局域網電腦的上網行為和上網內容，并根據一定的規則過濾敏感信息，限制電腦上網行為，以此防止電腦文件外泄。

目前，國內有很多專門面向企事業單位的網絡監控軟件、網絡過濾軟件。通過在局域網網關出口部署網絡監控軟件或上網過濾設備，使得局域網電腦上網的所有數據包都可以被識別、解析和過濾，這樣就可以知道員工電腦所發出的郵件內容、聊天內容、網盤文件上傳內容以及QQ發文件的內容，一旦發現所發送的文件包含單位敏感信息，則一方面會予以實時的記錄，便于網管員事后審計、調查取證；另一方面，也會即時攔截敏感信息，阻止員工進行的上述上網行為，以此來阻止電腦的文件外泄行為，保護單位無形資產和商業機密。例如有一款“聚生網管”軟件（下載地址：http://www.grabsun.com/20_2.html），通過在局域網一臺電腦安裝，就可以詳細記錄局域網電腦上網網址、禁止電腦發郵件附件、禁止電腦打開網盤、禁止電腦FTP發文件以及禁止QQ發文件等，從而實現了電腦文件安全管理。此外，通過在局域網電腦安裝客戶端軟件，還可以實時監控電腦屏幕、記錄電腦聊天內容、記錄電腦文件操作等等，從而進一步增強了電腦文件安全的管理。如下圖所示：

圖：禁止電腦發送郵件附件

圖：禁止電腦網盤上傳文件、禁止打開網盤

圖：禁止QQ發文件、阻止QQ向外發文件

通過部署專門的局域網過濾軟件、上網行為過濾軟件，可以最大限度地保護電腦文件安全，防止電腦文件泄密的行為。同時，還可以避免封堵USB端口以及禁止電腦接入互聯網而對員工工作的負面影響。

二、通過部署專門的企業數據加密軟件、圖紙加密軟件來對電腦文件進行加密，防止文件私自攜帶出去的行為，以保護電腦文件的安全。

在一些涉密要求較高的單位，通常會采用文件加密的方式來保護電腦文件安全。也就是對電腦文件進行特殊加密，加密后的電腦文件必須輸入密碼或借助特定的工具才可以打開，同時還必須在特定的環境中打開，一旦離開局域網則就無法打開，以此實現了電腦文件的安全管理。這種文件加密方式雖然可以實現電腦文件的安全管理，但同時也容易導致加密后密碼遺忘或者文件在加密過程中損壞的問題，從而也會造成一定的安全隱患。因此，我們可以借助一些專門的電腦文件保護軟件，而不通過對文件進行格式轉換或加密的方式來實現。例如有一款“大勢至USB接口屏蔽軟件”（下載地址：http://www.grabsun.com/monitorusb.html），是一款完全禁止電腦U盤使用、禁用移動硬盤、禁用手機存儲卡的軟件，但不影響非USB存儲工具（如USB鼠標鍵盤和加密狗）的使用，防止通過U盤、移動硬盤等USB存儲設備私自拷貝電腦文件的行為。同時，還可以監控郵件附件、禁止郵件附件發送、禁止向網盤上傳文件、禁止FTP上傳文件以及禁止電腦通過QQ發文件等等，從而也可以完全阻止電腦文件通過各種途徑泄密的行為。如下圖所示：

圖：電腦文件保密軟件、電腦文檔保護軟件

此外，通過“大勢至USB屏蔽軟件”還可以禁用隨身wifi、禁用剪切板、禁止光驅刻錄等等，從而進一步保護了電腦文件的安全。

總之，無論是通過部署專門的局域網過濾軟件還是電腦保密軟件，都可以實現電腦文件的安全管理和防范，只不過實現的方式有所不同，電腦文件保密功能有所側重，具體采用哪種方式企事業單位可以根據自己的需要進行抉擇。