在企事業(yè)單位局域網(wǎng)中，經(jīng)常會通過局域網(wǎng)文件服務(wù)器共享一些文件供員工訪問，便于大家協(xié)同辦公、資源共享和資料存儲等。同時，處于工作的需要，也常常需要賦予共享文件較高的訪問權(quán)限，但這在方便員工工作的同時也增加了共享文件的使用風(fēng)險。因為一旦員工不小心或惡意修改共享文件或刪除共享文件，將會給企事業(yè)單位帶來較大損失，畢竟這些共享文件都是企業(yè)的無形資產(chǎn)，甚至商業(yè)機(jī)密。

尤其是局域網(wǎng)用戶在訪問共享文件時，如果是不小心或故意刪除共享文件，將會導(dǎo)致共享文件直接被徹底刪除，因為刪除共享文件后無法通過回收站進(jìn)行還原；而處于工作的需要，也需要為員工開啟修改共享文件的權(quán)限，而只要開啟了修改權(quán)限就意味著員工就具有了刪除共享文件的權(quán)限。因此，如何讓員工既可以修改共享文件但又不能刪除共享文件、只讓修改共享文件而禁止刪除共享文件就成為共享文件管理的一個重要需求。

那么，如何可以修改共享文件但阻止刪除共享文件呢？筆者以為，可以通過以下途徑來實現(xiàn)：

一、通過微軟Office自帶的“保護(hù)文檔”功能來防止局域網(wǎng)用戶復(fù)制、修改、剪切或刪除共享文件，全面保護(hù)共享文件的安全。

考慮到很多用戶的共享文件常常以Word等格式存儲，而Word自帶的“保護(hù)文檔”功能可以很大程度上防止用戶復(fù)制共享文件的內(nèi)容，也就是可以實現(xiàn)查看Word內(nèi)容但無法修改、無法復(fù)制、無法剪切和刪除等操作，從而極大地保護(hù)了共享文件的安全。其中Word2003的具體設(shè)置方法如下：點擊Word頂部的“工具”，然后選擇“保護(hù)文檔”，如下圖所示：

圖：啟用“保護(hù)文檔”功能

然后，在左側(cè)的“編輯限制”這里，勾選“僅允許在文檔中進(jìn)行此類編輯”，然后就可以在下面的框內(nèi)選擇“填寫窗體”，最后選擇下面的“啟用強(qiáng)制保護(hù)”，點擊“是，啟用強(qiáng)制保護(hù)”，如下圖所示：

圖：啟用強(qiáng)制保護(hù)

然后就會彈出“保護(hù)方法”，在這里輸入密碼即可，如下圖所示：

圖：設(shè)置保護(hù)密碼

二、通過專門的共享文件防刪除軟件、共享文件管理軟件、共享文件夾加密軟件來保護(hù)共享文件安全，防止刪除共享文件的行為。

當(dāng)前，國內(nèi)也有很多專門的共享文件夾管理軟件，可以實現(xiàn)操作系統(tǒng)共享文件訪問權(quán)限無法實現(xiàn)的很多功能。例如有一款“大勢至共享文件夾管理軟件”（下載地址：http://www.grablan.com/gxwjjm.html），通過在設(shè)置共享文件的電腦或服務(wù)器上安裝之后，就可以全面監(jiān)控共享文件訪問情況，并可以設(shè)置不同用戶訪問共享文件的不同權(quán)限，可以只讓讀取共享文件但不能復(fù)制共享文件、只能修改共享文件而防止刪除共享文件、只讓打開共享文件但阻止另存為共享文件到本地磁盤，從而極大地保護(hù)了共享文件的安全。如下圖所示：

圖：設(shè)置共享文件可以修改但不能刪除、阻止刪除共享文件

這樣設(shè)置后，客戶端在訪問共享文件時，就只有讀取共享文件或修改共享文件的權(quán)限，而沒有刪除共享文件的權(quán)限了，從而極大地保護(hù)了共享文件的安全。

總之，無論是借助于操作系統(tǒng)的共享文件訪問控制還是借助于第三方共享文件夾管理軟件、共享文件加密軟件，都可以實現(xiàn)共享文件的安全管理，具體采用哪種方法，企事業(yè)單位可以根據(jù)自己的需要進(jìn)行選擇。